Enregistrer des actions

Enregistrez des actions pour identifier les mesures de suivi pour remédier aux problèmes identifiés.

Avant de commencer

Avant de pouvoir enregistrer une action, vous devez enregistrer un problème .

Fonctionnement

Une action est une mesure de suivi spécifique qui est associée à un problème identifié.

Pour définir les responsabilités de remédiation, vous pouvez ajouter des actions, affecter des propriétaires d'action et mettre en copie d'autres collaborateurs pour les actions. Il est aussi possible de configurer des rappels de retest des problèmes pour soi-même ou de suivre les heures passées sur les nouveaux tests en s'auto-affectant des actions.

Une fois que vous avez affecté un propriétaire d'action ou mis en copie des collaborateurs pour une action, les personnes correspondantes reçoivent une notification par e-mail avec un lien vers l'action et peuvent alors mettre à jour l'action.

Notifications par e-mail sur les mises à jour d'action

Remarque

Les liens vers l'action expirent une fois l'action close. Si l'action est rouverte, vous pouvez envoyer une nouvelle notification par courriel, ce qui crée automatiquement un nouveau lien vers l'action.

Lorsqu'une personne met à jour une action (modifie les valeurs de champ) ou enregistre un commentaire sur l'action, une notification par e-mail est envoyée aux autres utilisateurs pour les informer. Les tableaux ci-desous illustrent le destinataire d'une notification par e-mail qui dépend de la personne qui met à jour ou commente l'action.

Mise à jour d'une action

Remarque

Ce créateur d'action correspond à la personne qui est indiquée dans le champ Affecté par.

Action mise à jour par Notification par e-mail reçue par
Créateur d'action Propriétaire de l'action Personne mise en copie
Créateur d'action

Propriétaire de l'action
Personne mise en copie

Commenter une action

Action commentée par Notification par e-mail reçue par
Créateur d'action Propriétaire de l'action Personne mise en copie
Créateur d'action

Propriétaire de l'action
Personne mise en copie

Exemple

Enregistrer une action

Scénario

Vous devez capturer une action suite à l'identification de l'absence de coordination des protocoles de reprise sur sinistre au sein d'une organisation.

Processus

Vous ouvrez votre projet Examen de cybersécurité, cliquez sur l'onglet Problèmes, accédez au problème Protocoles de reprise sur sinistre, cliquez sur le sous-onglet Suivi et remédiation et cliquez sur Ajouter en regard d'Actions pour capturer l'action.

Résultat

Vous enregistrez l'action comme suit :

Autorisations

  • Les responsables professionnels et les utilisateurs professionnels peuvent créer, modifier et supprimer toute action dans un projet.
  • Les responsables superviseurs et les personnes n'ayant pas accès à Diligent One auxquelles des actions sont affectées ont un accès en réponse seule (ils peuvent mettre à jour les champs Soumis le et Statut, publier des commentaires et joindre des fichiers).
  • Les responsables superviseurs ont un accès en lecture seule aux actions.
  • Les testeurs, responsables et utilisateurs collaborateurs peuvent uniquement mettre à jour ou supprimer des actions dont ils sont propriétaires.

Accédez à la zone des problèmes

Remarques

  • Les termes de l'interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre instance Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
  • Si un champ obligatoire est vide, le message d'avertissement « Ce champ est obligatoire » s'affiche. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.

Effectuez l'une des actions suivantes :

  • Travailler sur les problèmes d'un projet spécifique

    1. Sur la page d’accueil de la barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.

      Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Projets.

    2. Accédez à un projet.
    3. Cliquez sur l'onglet Problèmes.
  • Travailler sur des problèmes pour tous les projets Ouvrez l'application Outil de suivi des problèmes.

Trouver un problème dans la liste de problèmes

  1. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Saisissez le titre, ou le titre partiel, du ou des problèmes dans le champ de recherche.

      Les problèmes qui ne correspondent pas à votre recherche sont exclus par filtrage pendant votre saisie.

    • Utilisez un des filtres pour limiter les problèmes qui s'affichent dans la page.

      Par défaut, tous les problèmes du projet s'affichent. Cliquez sur Effacer pour supprimer un ou plusieurs des filtres appliqués.

    • Cliquez sur un intitulé de colonne pour trier la liste des problèmes en fonction de cette colonne selon un ordre croissant ou décroissant.
    • Cliquez sur le nom du projet pour afficher tous les problèmes associés au projet.
      Remarque

      Cette option est uniquement disponible dans l'Outil de suivi des problèmes.

  2. Depuis l'onglet Problèmes, cliquez sur le nom du problème ou dans l'Outil de suivi des problèmes, cliquez sur Détails en regard du problème correspondant.

    Résultat La page Détails du problème s'ouvre.

Ajouter une action

  1. Trouver un problème dans la liste de problèmes.
  2. Cliquez sur l'onglet Suivi et remédiation.
  3. Cliquez sur Ajouter à côté d'Actions.

    Résultat La boîte de dialogue Nouvelle action s'ouvre.

  1. Saisissez les informations suivantes et cliquez sur Enregistrer :
Champ Description
Titre

Indique le nom de l'action.

La longueur maximale est de 255 caractères.

Propriétaire

facultatif

Indique la personne responsable de l'action.

Le champ de recherche fonctionne sur le prénom et/ou le nom de la personne.

Sélectionnez Indiquer un utilisateur... et procédez de l'une des manières suivantes :

  • Indiquer un utilisateur Sélectionnez une personne sous la liste Utilisateurs si la personne est un utilisateur avec une licence dans l'instance Diligent One.
  • Indiquer un contact Si votre organisation utilise l'application Résultats et a une collection de référence, sélectionnez une personne dans la liste Contacts pour indiquer un des contacts de votre organisation comme le propriétaire de l'action.
  • Saisir manuellement le nom de la personne et appuyer sur Entrée Utilisez cette option si la personne ne fait pas partie des utilisateurs ou des contacts dans une instance Diligent One. Outre le nom de la personne, vous pouvez saisir manuellement son adresse e-mail dans le champ Adresse e-mail.

S'il existe des e-mails en double, car la personne est un utilisateur et un contact de Diligent One, l'e-mail de contact est filtré des résultats de recherche et seul l'e-mail utilisateur s'affiche.

Remarque

Toute personne peut être affectée en tant que propriétaire de l'action. Si l'utilisateur ne dispose d'aucun accès à Diligent One ou que le rôle responsable exécutif lui a été affecté sur le projet, un lien non authentifié vers l'action lui est envoyé par e-mail, lui permettant ainsi d'avoir un accès pour répondre à l'action.

Envoyer une notification maintenant

facultatif

Sélectionnez cette option pour envoyer une notification immédiate par e-mail au propriétaire et à toutes les personnes en copie.

Envoyer un rappel hebdomadaire

facultatif

Sélectionnez cette option pour envoyer des rappels par e-mail récurrents au propriétaire et à toutes les personnes en CC. La configuration par défaut est définie sur envoi de rappels d'e-mail 28, 14, 7, 2 et 1 jours avant la date d'échéance, mais vous pouvez configurer une fréquence personnalisée si besoin.

Pour obtenir plus d'informations sur les rappels récurrents, consultez Envoyer des rappels d'action récurrents.

Inclure le titre/l'en-tête et la description du problème

facultatif

Sélectionnez cette option pour fournir des détails complémentaires sur le problème au propriétaire de l'action. Une fois que le propriétaire de l'action clique sur le lien vers l'action dans l'e-mail, il peut voir les champs sur la page d'action.

Astuce

Vous pouvez ainsi partager des informations contextuelles avec les personnes auxquelles une action est affectée, tout en gardant le contrôle sur les informations confidentielles du projet.

Inclure le plan de remédiation et la date limite

facultatif

Sélectionnez cette option pour fournir des détails complémentaires sur la remédiation au propriétaire de l'action. Une fois que le propriétaire de l'action clique sur le lien vers l'action dans l'e-mail, il peut voir les champs sur la page d'action.

Astuce

Vous pouvez ainsi partager des informations contextuelles avec les personnes auxquelles une action est affectée, tout en gardant le contrôle sur les informations confidentielles du projet. Cette option peut par exemple être utilisée pour les personnes qui n'ont pas accès au système.

Description

facultatif

Indique les détails de l'action requise.

Remarque

Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères.

Astuce

Pour activer la vérification orthographique dans les champs RTF, procédez comme suit :

  • Chrome, Firefox, ou Safari CTRL + clic droit dans le champ sous Windows ou Commande + clic droit sous Mac
  • Internet Explorer ou Microsoft Edge accédez aux paramètres du navigateur et activez la vérification orthographique / mise en surbrillance des mots mal orthographiés

CC

facultatif

Indique une ou plusieurs personnes pouvant contribuer à l'action.

Seuls les responsables professionnels, les utilisateurs professionnels ou les utilisateurs affectés à un rôle collaborateur peuvent mettre à jour ce champ.

Remarque

Toute personne peut être mise en copie d'une action. Si l'utilisateur ne dispose d'aucun accès à Diligent One ou que le rôle responsable exécutif lui a été affecté sur le projet, un lien non authentifié vers l'action lui est envoyé par e-mail, lui permettant ainsi d'avoir un accès pour répondre à l'action.

Astuce

Vous pouvez appuyer sur la touche Entrée, la barre d'espace, la touche virgule, tabulation ou point-virgule pour ajouter un e-mail à la liste CC.
Date d'échéance Indique la date avant laquelle l'action doit être effectuée.

Priorité

facultatif

Indique la priorité de l'action.

Par exemple, l'action peut être précisée comme étant de priorité « Élevée », « Moyenne » ou « Faible ». Les admins de projet et les admins de type de projet peuvent personnaliser les options de ce champ sous Gérer les types de projets.

Ajouter plusieurs actions

Pour en savoir plus sur l'ajout de plusieurs actions simultanément, voir Importation en bloc d'actions.

Voir ou mettre à jour une action

Si une action vous est affectée, vous pouvez la voir ou la mettre à jour.

Remarque

Vous ne pouvez pas mettre à jour les onglets Informations et Notification d'e-mail après l'approbation de Suivi et remédiation  à n'importe quel niveau. Cependant, vous pouvez mettre à jour les onglets Suivi de l'action et Terminer l'action après l'approbation de Suivi et remédiation à n'importe quel niveau.

  1. Trouver un problème dans la liste de problèmes.
  2. Cliquez sur l'onglet Suivi et remédiation.
  3. Cliquez sur Voir/Discuter en regard de l'action que vous voulez voir ou mettre à jour.

    Résultat La boîte de dialogue d'action qui contient les onglets suivants s'ouvre :

    • Informations

    • Notification par e-mail

    • Suivi de l'action

    • Terminer l'action

Voir ou mettre à jour les informations de l'action

Remarque

Vous ne pouvez pas mettre à jour l'onglet Informations après l'approbation de Suivi et remédiation à n'importe quel niveau.

  1. Trouver un problème dans la liste de problèmes.
  2. Cliquez sur l'onglet Suivi et remédiation.
  3. Cliquez sur Voir/Discuter en regard de l'action que vous voulez voir ou mettre à jour.
  4. Mettez à jour l'onglet Informations avec les données suivantes et cliquez sur Enregistrer :
Champ Description
Titre

Indique le nom de l'action.

La longueur maximale est de 255 caractères.
Affecté(e) par

Indique le créateur de l'action.

Ce champ est uniquement disponible si vous actualisez une action existante. Seuls les responsables professionnels, les utilisateurs professionnels, ou les utilisateurs affectés à un rôle collaborateur qui ont créé l'action peuvent mettre à jour ce champ.

Propriétaire

facultatif

Indique la personne responsable de l'action.

Le champ de recherche fonctionne sur le prénom et/ou le nom de la personne.

Sélectionnez Indiquer un utilisateur... et procédez de l'une des manières suivantes :

  • Indiquer un utilisateur Sélectionnez une personne sous la liste Utilisateurs si la personne est un utilisateur avec une licence dans l'instance Diligent One.
  • Indiquer un contact Si votre organisation utilise l'application Résultats et a une collection de référence, sélectionnez une personne dans la liste Contacts pour indiquer un des contacts de votre organisation comme le propriétaire de l'action.
  • Saisir manuellement le nom de la personne et appuyer sur Entrée Utilisez cette option si la personne ne fait pas partie des utilisateurs ou des contacts dans une instance Diligent One. Outre le nom de la personne, vous pouvez saisir manuellement son adresse e-mail dans le champ Adresse e-mail.

S'il existe des e-mails en double, car la personne est un utilisateur et un contact de Diligent One, l'e-mail de contact est filtré des résultats de recherche et seul l'e-mail utilisateur s'affiche.

Remarque

Toute personne peut être affectée en tant que propriétaire de l'action. Si l'utilisateur ne dispose d'aucun accès à Diligent One ou que le rôle responsable exécutif lui a été affecté sur le projet, un lien non authentifié vers l'action lui est envoyé par e-mail, lui permettant ainsi d'avoir un accès pour répondre à l'action.

Description

facultatif

Indique les détails de l'action requise.

Remarque

Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères.

Astuce

Pour activer la vérification orthographique dans les champs RTF, procédez comme suit :

  • Chrome, Firefox, ou Safari CTRL + clic droit dans le champ sous Windows ou Commande + clic droit sous Mac
  • Internet Explorer ou Microsoft Edge accédez aux paramètres du navigateur et activez la vérification orthographique / mise en surbrillance des mots mal orthographiés
Date d'échéance Indique la date avant laquelle l'action doit être effectuée.

Priorité

facultatif

Indique la priorité de l'action.

Par exemple, l'action peut être précisée comme étant de priorité « Élevée », « Moyenne » ou « Faible ». Les admins de projet et les admins de type de projet peuvent personnaliser les options de ce champ sous Gérer les types de projets.

Voir ou mettre à jour les notifications d'e-mail

Remarque

Vous ne pouvez pas mettre à jour l'onglet Notification d'e-mail après l'approbation de Suivi et remédiation à n'importe quel niveau.

  1. Trouver un problème dans la liste de problèmes.
  2. Cliquez sur l'onglet Suivi et remédiation.
  3. Cliquez sur Voir/Discuter en regard de l'action que vous voulez voir ou mettre à jour.
  4. Cliquez sur l'onglet Notifications d'e-mail.
  5. Mettez à jour les informations suivantes et cliquez sur Enregistrer :
Champ Description

Envoyer une notification maintenant

facultatif

Sélectionnez cette option pour envoyer une notification immédiate par e-mail au propriétaire et à toutes les personnes en copie.

Envoyer des rappels 28, 14, 7, 2 et 1 jours avant la date d'échéance

facultatif

Sélectionnez cette option pour envoyer des rappels par e-mail récurrents au propriétaire et à toutes les personnes en CC. La configuration par défaut est définie sur envoi de rappels d'e-mail 28, 14, 7, 2 et 1 jours avant la date d'échéance, mais vous pouvez configurer une fréquence personnalisée si besoin.

Pour obtenir plus d'informations sur les rappels récurrents, consultez Envoyer des rappels d'action récurrents.

Inclure le titre/l'en-tête et la description du problème

facultatif

Sélectionnez cette option pour fournir des détails complémentaires sur le problème au propriétaire de l'action. Une fois que le propriétaire de l'action clique sur le lien vers l'action dans l'e-mail, il peut voir les champs sur la page d'action.

Astuce

Vous pouvez ainsi partager des informations contextuelles avec les personnes auxquelles une action est affectée, tout en gardant le contrôle sur les informations confidentielles du projet.

Inclure le plan de remédiation et la date limite

facultatif

Sélectionnez cette option pour fournir des détails complémentaires sur la remédiation au propriétaire de l'action. Une fois que le propriétaire de l'action clique sur le lien vers l'action dans l'e-mail, il peut voir les champs sur la page d'action.

Astuce

Vous pouvez ainsi partager des informations contextuelles avec les personnes auxquelles une action est affectée, tout en gardant le contrôle sur les informations confidentielles du projet.

CC

facultatif

Indique une ou plusieurs personnes pouvant contribuer à l'action.

Seuls les responsables professionnels, les utilisateurs professionnels ou les utilisateurs affectés à un rôle collaborateur peuvent mettre à jour ce champ.

Remarque

Toute personne peut être mise en copie d'une action. Si l'utilisateur ne dispose d'aucun accès à Diligent One ou que le rôle responsable exécutif lui a été affecté sur le projet, un lien non authentifié vers l'action lui est envoyé par e-mail, lui permettant ainsi d'avoir un accès pour répondre à l'action.

Astuce

Vous pouvez appuyer sur la touche Entrée, la barre d'espace, la touche virgule, tabulation ou point-virgule pour ajouter un e-mail à la liste CC.

Suivre une action

Remarque

Vous pouvez mettre à jour l'onglet Suivi de l'action après l'approbation de Suivi et remédiation à n'importe quel niveau.

  1. Trouver un problème dans la liste de problèmes.
  2. Cliquez sur l'onglet Suivi et remédiation.
  3. Cliquez sur Voir/Discuter en regard de l'action que vous voulez mettre à jour.
  4. Cliquez sur l'onglet Suivi de l'action.
  5. Mettez à jour les informations suivantes et cliquez sur Enregistrer :
Champ Description

Soumis le

indique la date à laquelle l'action a été terminée ou résolue.

Statut

Indique le statut actuel de l'action.

Par exemple, le statut peut être Ouvert, En attente d'une réponse de la direction, Remédiation par la direction en cours, Remédié - En attente de vérification, Vérification par audit, Ré-ouvert ou Terminé. Les admins de projet et les admins de type de projet peuvent personnaliser les options de ce champ sous Gérer les types de projets.

Remarque

Les admins de projet peuvent configurer des paramètres d'autorisation de sorte que toute personne ayant accès aux actions peut mettre à jour le champ Statut. Ils peuvent également limiter la liste des personnes pouvant mettre à jour le champ Statut aux seuls utilisateurs disposant d'une licence Diligent One et ayant accès aux actions. Pour plus d'informations, consultez Paramètres de l'application Projets.
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Pour obtenir plus d'informations sur les pièces jointes, consultez la rubrique Utilisation des pièces jointes.

Remarque

Pour des raisons de sécurité, Diligent One n'accepte pas les pièces jointes de fichier dont les extensions sont les suivantes : .bat, .com, .dmg, .exe ou .scr.

Terminer une action

Remarque

Vous pouvez mettre à jour des éléments dans l'onglet Terminer l'action après l'approbation de Suivi et remédiation à n'importe quel niveau.

  1. Trouver un problème dans la liste de problèmes.
  2. Cliquez sur l'onglet Suivi et remédiation.
  3. Cliquez sur Voir/Discuter en regard de l'action que vous voulez mettre à jour.
  4. Cliquez sur l'onglet Terminer l'action.
  5. Mettez à jour les informations suivantes et cliquez sur Enregistrer :
Champ Description
Terminé(e) le

indique la date à laquelle l'action a été terminée ou résolue.

Ce champ est généralement rempli par le propriétaire du problème. Ce champ est uniquement disponible si vous actualisez une action existante.
État

Ce champ est uniquement disponible si vous actualisez une action existante.

  • Ouvert L'action est dans un état actif, les notifications par courriel sur l'action sont envoyés aux personnes indiquées.

  • Fermé Le propriétaire de l'action et toutes les personnes mises en copie dans l'action ne reçoivent plus de notifications par courriel sur l'action. Le lien vers l'action dans la notification par e-mail expire.

    Remarque

    Si l'action est rouverte, vous pouvez envoyer une nouvelle notification par courriel aux personnes appropriées, ce qui crée automatiquement un nouveau lien vers l'action.

    Astuce

    Les propriétaires de problème peuvent toujours maintenir le contrôle pour fermer l'action à l'aide du champ État de l'action .

Supprimer une action

Attention

Supprimer une action entraîne son retrait définitif du projet. Une fois supprimée, vous ne pouvez accéder à aucune des actions ni en restaurer aucune.

  1. Accédez au projet contenant l'action à retirer.
  2. Cliquez sur l'onglet Problèmes.
  3. Cliquez sur le sous-onglet Suivi et remédiation.
  4. Cliquez sur Voir/Discuter à côté de l'action que vous aimeriez supprimer.
  5. Cliquez sur Supprimer l'action en bas de l'onglet Informations.
  6. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue de confirmation.

    Résultat L'action est définitivement supprimée.