Définir des risques et des procédures
Documentez et assurez-vous que les risques opérationnels sont réduits par des procédures. Vous pouvez d'abord définir les risques, puis les procédures, ou inversement.
Vous pouvez définir des risques et des procédures dans un Flux de travail de Plan de travail, qui se compose d'une série d'étapes ou de procédures que l'équipe d'assurance va exécuter, ainsi que de la documentation du résultat de chaque étape.
Pour exécuter des types de projets plus complexes, vous pouvez définir des risques et contrôles dans un Flux de travail de Contrôle interne.
Que sont les risques et les procédures ?
Un risque est un effet d'incertitude sur un objectif, dont l'effet est d'obtenir un écart positif ou négatif par rapport à ce qui a été prévu.
Une procédure est un ensemble de mesures ou d'actions prises pour gérer les risques et améliorer la probabilité de réalisation des objectifs définis.
Les termes « risque » ou « procédure » peuvent varier, en fonction des configurations de votre organisation. Par exemple, un risque peut être appelé une condition requise, et une procédure un contrôle.
Avant de commencer
Avant de pouvoir définir des risques et des procédures, vous devez :
- Créer un projet ou un cadre.
- Définir des objectifs
En fonction de la configuration du projet ou du cadre de votre organisation, les objectifs peuvent également être appelés sections, processus, cycles, domaines fonctionnels, systèmes applicatifs ou tout autre terme personnalisé.
Fonctionnement
Lorsque vous associez un risque à une procédure, vous précisez les mesures ou les plans d'action de la manière dont le risque sera réduit. La combinaison des risques identifiés et des procédures correspondantes s'appelle une Planification du projet.
Un risque peut être associé à plusieurs procédures, et une procédure peut être associée à plusieurs risques. Pour chacune des procédures que vous définissez, un test est créé automatiquement.
Établir des relations complexes entre les procédures et les tests
La planification du projet crée une relation directe entre chaque procédure et le test qui lui est associé. Si vous devez établir des relations plus complexes entre les procédures et les tests, vous avez deux possibilités :
| Relation | Description | Comment y parvenir ? |
|---|---|---|
| Un-à-plusieurs |
Relation entre un test et plusieurs résultats de test |
Effectuez le test avec plusieurs éléments (par exemple, les systèmes d'application d'entreprise) et enregistrez les résultats de test de tous les éléments du même test. |
| Plusieurs-à-un |
Relation entre un résultat de test unique et plusieurs test |
Exécutez et enregistrez le résultat de test dans le premier test et associez au résultat de test d'autres tests. Remarque
Vous pouvez copier l'URL de la barre d'adresse du navigateur et la copier dans le champ Résultats de la procédure pour les autres tests où les résultats s'appliquent. |
Limites
Chaque objectif peut contenir un maximum de 1000 risques et 1000 procédures.
Exemple
Définir des risques et des procédures
Scénario
Vous êtes cadre et êtes à la tête de tout un projet d'enquête conformité FCPA / loi Sapin 2. Une des lacunes de procédure qui a été identifiée se rapporte à des dépenses professionnelles inappropriées et relève des RH. Le conseil d'administration aimerait savoir de qui relève la remédiation.
Processus
Le tableau ci-dessous montre les risques et procédures que vous définissez comme faisant partie de la planification du projet de votre organisation. Pour le suivi de la lacune de procédure (T&E-01), affectez un membre du personnel RH adapté en tant que propriétaire de la procédure.
| Risque | Procédure(s) associée(s) |
|---|---|
| T&E-A : des dépenses professionnelles inappropriées sont dissimulées à travers l'utilisation de personnel subordonné. | T&E-01 : obtenez la liste des employés ayant des cartes de crédit professionnelles avec la fonction de chaque employé. Parcourez la liste afin d'identifier tous les employés à qui les cartes de la société ne seraient normalement pas accordées. Par exemple, le personnel de bureau ou administratif. |
| T&E-B : les employés paient des fonctionnaires étrangers et dissimulent les dépenses dans leurs demandes de remboursement de frais de déplacement. |
|
Résultat
- Le membre du personnel RH reçoit une notification par e-mail et peut aider à la mise à jour de la définition de la procédure.
- Vous pouvez signaler au conseil d'administration à qui appartient la remédiation de T&E-01.
Autorisations
Les responsables professionnels ou les utilisateurs professionnels peuvent définir et associer des risques et des procédures.
Définir des risques et des procédures
Commentaires
- Les termes de l'interface sont personnalisables ; les champs et les onglets sont configurables. Dans votre instance Diligent One, certains termes, champs et onglets peuvent être différents.
- Si un champ obligatoire est vide, le message d'avertissement « Ce champ est obligatoire » s'affiche. Certains champs personnalisés peuvent comporter des valeurs par défaut.
- Effectuez l'une des actions suivantes :
- Pour définir des risques et des procédures dans un projet :
Sur la page d’accueil de la barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.
Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Projets.
- Ouvrez un projet et cliquez sur l'onglet Travail de terrain.
- Pour définir des risques et des procédures dans un cadre :
- Ouvrez Cadres.
- Ouvrez un cadre et cliquez sur l'onglet Sections.
- Pour définir des risques et des procédures dans un projet :
- Localisez l'objectif approprié, cliquez sur Aller à, et sélectionnez Planification du projet.
- Effectuez l'une des opérations suivantes :
- Pour définir un risque, cliquez sur Ajouter un risque, entrez les informations nécessaires, et cliquez sur Enregistrer.
- Pour définir une procédure, cliquez sur Procédure à côté du libellé Visualisé par, cliquez sur Ajouter une procédure, entrez les informations nécessaires, et cliquez sur Enregistrer.
- Pour associer des risques et des procédures, procédez comme suit :
- Assurez-vous d'avoir créé au moins un risque et une procédure.
- À côté du risque et de la procédure, cliquez sur Risque associé ou Procédure associée, définissez les associations appropriées, puis cliquez sur Enregistrer.
Champs de risque
Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères.
Astuce
Pour activer la vérification orthographique dans les champs RTF, procédez comme suit :
- Chrome, Firefox, ou Safari CTRL + clic droit dans le champ sous Windows ou Commande + clic droit sous Mac
- Internet Explorer ou Microsoft Edge accédez aux paramètres du navigateur et activez la vérification orthographique / mise en surbrillance des mots mal orthographiés
| Champ | Description |
|---|---|
|
Titre facultatif |
Un titre significatif pour le risque La longueur maximale est de 255 caractères. |
| Description |
Une remarque sur le risque |
|
ID du risque facultatif |
Le numéro d'identification du risque La longueur maximale est de 255 caractères. |
|
Impact facultatif |
Une évaluation des conséquences suite à l'apparition du risque |
|
Probabilité facultatif |
Une évaluation de la probabilité que le risque se concrétise |
|
Facteurs pour le score de risque personnalisés facultatif |
Indique les facteurs de score de risque spécifiques associés au risque. Les admins de projet et les admins de type de projet peuvent définir des attributs spécifiques pour les risques sous Gérer les types de projets. Astuce
Vous pouvez automatiser les évaluations de risque pour l'impact, la probabilité et les facteurs de score de risque personnalisés. Pour plus d’informations, consultez la section Automatiser les évaluations de risque opérationnel. |
|
Attributs facultatif |
Indique les attributs associés au risque. Les admins de projet et les admins de type de projet peuvent définir des attributs spécifiques pour les risques sous Gérer les types de projets. |
|
Élément justificatif facultatif |
Vous permet de lier des données de Résultats à votre documentation dans Projets pour consolider des informations, simplifier l'approbation lorsque la remédiation est terminée et informer les évaluations. Remarque
Cette option est uniquement disponible si votre organisation utilise Résultats. |
|
Procédure associée à ce risque facultatif |
Vous permet d'associer une procédure au risque |
|
Couverture de l'entité facultatif |
Vous permet d'étiqueter le risque à une ou plusieurs entités à des fins de création de rapports Remarque
Seuls les responsables professionnels et les utilisateurs professionnels peuvent étiqueter une procédure à une entité en cliquant sur Afficher le contenu et en sélectionnant chaque entité à associer à la procédure. Les modifications sont enregistrées automatiquement. |
| Historique |
Afficher l'historique complet des modifications au niveau des champs qui ont été apportées au risque |
Champs de procédure
Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères.
Astuce
Pour activer la vérification orthographique dans les champs RTF, procédez comme suit :
- Chrome, Firefox, ou Safari CTRL + clic droit dans le champ sous Windows ou Commande + clic droit sous Mac
- Internet Explorer ou Microsoft Edge accédez aux paramètres du navigateur et activez la vérification orthographique / mise en surbrillance des mots mal orthographiés
| Champ | Description |
|---|---|
|
Titre facultatif |
Un titre significatif pour la procédure La longueur maximale est de 255 caractères. |
| Description |
Une remarque sur la procédure |
| Numéro de référence de la procédure |
Le numéro d'identification de la procédure La longueur maximale est de 255 caractères. Remarque
Le numéro est ajouté à la fin du préfixe de l'objectif. |
|
Propriétaire facultatif |
Vous permet d'affecter un utilisateur avec ou sans licence comme propriétaire de la procédure à des fins de suivi et de création de rapports. Les utilisateurs affectés au rôle d'utilisateur collaborateur ou de testeur collaborateur sont généralement affectés comme propriétaires d'une procédure. Les propriétaires peuvent être affectés par cadre régional, projet ou unité commerciale. Une fois qu'une personne est nommée propriétaire d'une procédure, elle reçoit une notification par e-mail contenant un lien vers la procédure, lui donnant un accès en écriture à la procédure attribuée et un accès en lecture aux objectifs ainsi qu'aux risques. Les notifications par e-mail envoyées depuis Projets redirigent les utilisateurs de Diligent One vers l'application Évaluations. Chaque carte qui figure dans Évaluations comporte un lien qui redirige vers Projets. Les utilisateurs qui ne sont pas enregistrés dans Diligent One reçoivent une URL publique. Remarque
Si vous chargez en bloc des procédures et que vous indiquez une personne dans le champ Propriétaire, son nom apparaît dans Projets, mais la procédure ne lui est pas attribuée automatiquement et elle n'en est pas forcément notifiée par e-mail. |
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Attributs de procédure personnalisés facultatif |
Indique les attributs associés à la procédure. Les admins de projet et les admins de type de projet peuvent définir des attributs spécifiques pour les procédures sous Gérer les types de projets. |
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Assertions pertinentes facultatif |
Vous permet d'étiqueter la procédure à une ou plusieurs assertions pertinentes |
|
Principes COSO facultatif |
Vous permet d'étiqueter la procédure à un ou plusieurs principes COSO Remarque
L'application Projets prend en charge le cadre 2013 COSO qui inclut 17 principes COSO. |
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Risque associé à cette procédure facultatif |
Vous permet d'associer un risque à la procédure |
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Poids de la procédure facultatif |
Exprime le pourcentage du risque réduit par la procédure. Le paramètre par défaut du poids de la procédure a la valeur 100 %. Vous pouvez saisir un poids de procédure compris entre 0 % et 100 %. La totalité des poids de procédure peut s'ajouter à n'importe quel nombre. Pour plus d’informations, consultez la section Composants d'Assurance. |
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Couverture de l'entité facultatif |
Vous permet d'étiqueter la procédure à une ou plusieurs entités à des fins de création de rapports Remarque
Seuls les responsables professionnels et les utilisateurs professionnels peuvent étiqueter une procédure à une entité en cliquant sur Afficher le contenu et en sélectionnant chaque entité à associer à la procédure. Les modifications sont enregistrées automatiquement. |
| Historique |
Afficher l'historique complet des modifications au niveau des champs qui ont été apportées à la procédure |
