E-mailmeldingen van Diligent One beheren
Standaard ontvangen gebruikers e-mailmeldingen van Diligent One-apps wanneer specifieke acties of wijzigingen optreden. Indien gewenst kunt u e-mailmeldingen uitschakelen.
Gebruikers die melden geen e-mailmeldingen te ontvangen, moeten mogelijk hun spamfilter controleren. E-mailmeldingen worden verzonden via notifications@highbond.com tenzij uw organisatie een aangepaste afzender heeft ingesteld. Voor meer informatie raadpleegt u Een aangepaste e-mailafzender instellen.
Apps
De voor u beschikbare apps zijn afhankelijk van de editie van Diligent One (standaard of premium) die in gebruik is, en of uw organisatie eventuele add-on-apps heeft gekocht.
Voor meer informatie raadpleegt u Abonnementen, edities en mogelijkheden.
E-mailtaal
Wanneer een e-mail wordt verzonden naar een adres dat bij een gebruiker hoort, wordt de e-mailinhoud weergegeven in de taalinstellingen van de gebruiker. Wanneer een e-mail wordt verzonden naar een e-mailadres dat niet bij een gebruiker hoort, wordt de e-mailinhoud weergegeven in de standaardtaalinstellingen van de organisatie.
E-mailmeldingen uitschakelen
U kunt e-mailmeldingen die u ontvangt van Diligent One uitschakelen in Launchpad. Als u e-mailmeldingen uitschakelt, krijgt u geen geautomatiseerde meldingen meer.
Het uitschakelen van e-mailmeldingen is niet van toepassing op vragenlijsten in de Resultaten-app. De enige manier van antwoorden is via e-mail.
-
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com).
- Als uw bedrijf meer dan één organisatie gebruikt in Launchpad, zorg er dan voor dat de juiste organisatie actief is, of selecteer de juiste organisatie in de vervolgkeuzelijst.
- Selecteer
> Profielinstellingen. - Schakel meldingen in of uit voor alle Diligent One apps die onder E-mailmeldingen staan vermeld. Wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
Gedetailleerde informatie
Launchpad-e-mails
E-mails worden vanuit Launchpad verzonden om gebruikers op de hoogte te stellen over:
- hun accountactivering(en)
- wijzigingen aangebracht aan hun account
- toegevoegd worden als een groepseigenaar
Organisaties met SSO ontvangen sommige e-mails niet
Gebruikers die horen bij organisaties met SSO ontvangen geen uitnodigings- en activerings-e-mails. Wanneer SSO is ingeschakeld, kunnen gebruikers zich aanmelden bij Launchpad door naar www.highbond.com te gaan, te klikken op Aanmelden bij een aangepast domein, en het aangepaste domein te verstrekken dat aan hen is toegewezen.
Lijst met e-mailmeldingen van Launchpad
| Meldingstype | E-mailonderwerp | E-mailgebeurtenis | Systeembeheerder | Gebruiker |
|---|---|---|---|---|
| Accountactivering |
Activeer uw account |
Wanneer uw Diligent One-account is gemaakt | ||
| Log in om aan de slag te gaan | Wanneer u uw Diligent One-account activeert | |||
|
Log in op uw account. |
Wanneer uw organisatie voor de eerste keer beschikbaar wordt gemaakt op Launchpad of wanneer u bent uitgenodigd als een gebruiker bij een bestaande Launchpad-organisatie | |||
| Accountwijzigingen |
Wijzigingen aan uw account |
|
||
| Wijzigingen in uw e-mail |
|
|||
| Wachtwoordwijziging |
Uw wachtwoord opnieuw instellen |
Wanneer u een aanvraag doet om uw wachtwoord te wijzigen | ||
| In bulk toevoegen van gebruikers |
Gebruikers toegevoegd aan organisatienaam |
Wanneer een systeembeheer gebruikers in bulk heeft toegevoegd aan Launchpad | ||
| Los de fouten op om resterende gebruikers toe te voegen | Wanneer een systeembeheerder gebruikers in bulk heeft geüpload naar Launchpad, maar niet alle gebruikers zijn toegevoegd | |||
| Groepen | Leden in uw groep beheren | Wanneer u bent toegevoegd als een groepseigenaar, zodat u gebruikerstoegang tot verschillende resources in Diligent One kunt beheren | ||
| groepsnaam is nu uitgeschakeld | Wanneer een systeembeheerder een groep uitschakelt en u de eigenaar van de groep bent | |||
| groepsnaam is nu ingeschakeld | Wanneer een systeembeheerder een groep inschakelt en u de eigenaar van de groep bent |
= ontvangt e-mailmelding
= ontvangt geen e-mailmelding
Strategie-e-mails
In de Strategie-app kunt u zich abonneren op bewerkingssegmenten en strategische doelen die zijn vastgesteld in uw Strategie-kaart om updates over risico's te ontvangen. Wanneer u bent geabonneerd, ontvangt u één keer per dag de dagelijkse samenvattings-e-mail van Diligent One om 00:00 UTC. Alle Strategie-gebruikers die zich hebben geabonneerd op updates, ontvangen de e-mail.
Wanneer wordt de dagelijkse samenvattings-e-mail verzonden?
De e-mail wordt verzonden wanneer:
- een nieuwe opmerking wordt gemaakt
- een bestand is bijgevoegd bij een risico
- inherente risicoscores (geautomatiseerd tijdens beoordelingsfactoren) veranderen
- een beoordelingsfactor is uitgeschakeld vanwege een fout
Voorbeeld
Abonneren op e-mailupdates
Scenario
Een managing director abonneert zich op het operationele segment EMEA (Europe, the Middle East, and Africa). Een personeelslid maakt een opmerking en voegt een nieuw document bij een risico dat is gekoppeld aan het operationele segment EMEA.
Resultaat
De managing director ontvangt de dagelijkse samenvattings-e-mail waarin:
- de nieuwe opmerking en het bestand gekoppeld aan het risico worden vermeld
- een link wordt verstrekt naar het bijgewerkte risico in Strategie
Abonneren op e-mailupdates
- Open de Strategie-app.
- Op de startpagina van Strategie selecteert u het tabblad Instellingen.
- Als u een Strategie-beheerder bent, wordt de pagina Gebruikers geopend.
- Als u een Supervisie-executive of Supervisie-beoordelaar bent, wordt de pagina Mijn meldingen geopend.
- Als u een Strategie-beheerder bent, klikt u op Mijn meldingen.
- Voor elk operationeel segment of strategisch doel schakelt u het selectievakje in om te abonneren op updates over risico's, of schakelt u het selectievakje uit om niet langer updates te ontvangen.
- Klik op Bijwerken. Uw abonnementsinstellingen worden opgeslagen.
Projecten-e-mails
E-mails worden vanuit Projecten verzonden om gebruikers op de hoogte te stellen over:
- toegewezen aanvragen, beoordelingen, taken of acties
- wijzigingen aan projecten
Instellen hoe vaak herinneringen worden verzonden
Als u terugkerende herinneringen over acties en aanvragen moet verzenden, kunt u configureren hoe vaak e-mailmeldingen moeten worden verzonden naar eigenaren en personen in CC.
U kunt terugkerende herinneringen verzenden aan de hand van:
- een dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse planning
- een aangepaste planning op basis van 'x' dagen vóór de vervaldatum
Voorbeeld
Terugkerende herinneringen configureren
Scenario
U maakt een aanvraag en geeft 3 mei 2019 op als de vervaldatum. Ook configureert u als volgt uw meldingsinstellingen:
- Terugkerende herinneringen sturen Wekelijks
- Stuur herinneringen vóór de deadline 5, 3, 1, leeg, leeg
Resultaat
Herinnerings-e-mails voor de aanvraag worden wekelijks verzonden (elke maandag) voorafgaand aan 3 mei 2019. Aanvullende herinnerings-e-mails voor de aanvraag worden ook 5 dagen, 3 dagen en 1 dag voorafgaand aan 3 mei 2019 verzonden.
Na 3 mei 2019 worden de herinnerings-e-mails aan de hand van een wekelijkse planning verzonden totdat de aanvraag wordt gesloten, verwijderd of toegewezen aan een andere persoon. Als de persoon die is toegewezen aan de aanvraag wordt verwijderd van het project, of als het project wordt gearchiveerd, worden de herinnerings-e-mails ook niet meer verzonden.
Stappen
-
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
De startpagina Projecten wordt geopend.
- Selecteer het tabblad Meldingen.
- Configureer de volgende velden en selecteer Opslaan:
Veld Standaard Opmerkingen Terugkerende herinneringen sturen Wekelijks Selecteer Dagelijks, Wekelijksof Maandelijks in de vervolgkeuzelijst om de frequentie aan te geven waarmee herinnerings-e-mails worden verzonden voor uitstaande items (open of vervallen acties/aanvragen).
Herinnerings-e-mails worden verzonden vanaf 00.00 UTC. Wekelijkse herinneringen worden verzonden op maandagen, en maandelijkse herinneringen worden verzonden op de eerste dag van de maand.
Herinnerings-e-mails over acties en aanvragen die zijn verzonden voor en na de deadline totdat de items worden gesloten, verwijderd of toegewezen aan een andere persoon. Als de persoon die is toegewezen aan het item, wordt verwijderd van het project, of als het project wordt gearchiveerd, worden herinnerings-e-mails ook niet meer verzonden.
Stuur herinneringen vóór de deadline Selecteer deze optie om een aangepaste planning in te stellen voor herinneringsmeldingen op basis van 'x' aantal dagen vóór de deadline van de actie/aanvraag. U kunt maximaal vijf aangepaste meldingsfrequenties opgeven.
Als de deadline van een actie/aanvraag is verstreken, of als er geen deadline is ingesteld, worden herinnerings-e-mails verzonden aan de hand van de standaardfrequentie (Wekelijks) of opgegeven terugkerende herinneringsfrequentie (Dagelijks of Maandelijks).
Opmerking
Opmerking: wanneer u enkel de regelmatig terugkerende herinneringse-mails inschakelt zonder aanvullende geplande herinneringen "x" dagen voor de uiterste datum, verstuurt Diligent One deze herinneringen zowel voor als na de uiterste datum.
Als u echter beide soorten meldingen inschakelt, verstuurt Diligent One alleen de herinneringen volgens de aangepaste planning vóór de vervaldatum, en verstuurt het alleen de aanvullende regelmatig terugkerende herinneringen nadat de vervaldatum is verstreken.
Lijst van e-mailmeldingen
| Meldingstype | E-mailonderwerp | E-mailgebeurtenis | Rollen die de e-mail kunnen ontvangen |
|---|---|---|---|
| Gebruikerswachtwoord opnieuw instellen | Uw wachtwoord opnieuw instellen |
wanneer een Projectbeheerder het wachtwoord van een gebruiker opnieuw instelt Opmerking
Projectbeheerders kunnen het wachtwoord van een gebruiker vanuit Projecten opnieuw instellen via Systeembeheer > Gebruikers beheren. |
Elke rol |
| In bulk uploaden | Items geüpload | wanneer risico's of controles in bulk worden geüpload naar een project of raamwerk, of wanneer problemen in bulk worden geüpload naar een project | Professioneel beheerder |
| Back-up | Download uw projectback-up | wanneer een back-up van een project is voltooid | Professioneel beheerder |
| Projectback-up mislukt: probeer het opnieuw | wanneer een probleem optreedt tijdens het maken van een back-up van een project | Professioneel beheerder | |
| Project maken | Project maken is mislukt: probeer het opnieuw | wanneer een probleem optreedt tijdens het maken van een project binnen een garantieplan |
|
| Project gearchiveerd of doorgestuurd | Project gearchiveerd | wanneer een project is gearchiveerd | Professioneel beheerder |
| Archiveren van projectnaam mislukt: probeer het opnieuw | wanneer een project is gearchiveerd en een probleem optreedt | Professioneel beheerder | |
| Doorsturen van project voltooid | wanneer een project is doorgestuurd | Professioneel beheerder | |
| Project verwijderd | Project verwijderd | wanneer een project is verwijderd en permanent wordt verwijderd over 30 dagen |
|
| Importeren, klonen en kopiëren | Normen en regelgevingen geïmporteerd | wanneer normen of regelgevingen worden geïmporteerd in een nalevingskaart |
|
| Importeren naar nalevingskaart is mislukt: probeer het opnieuw | wanneer normen of regelgevingen niet goed worden geïmporteerd in een nalevingskaart |
|
|
| Importeren uit de contentbibliotheek is mislukt: probeer het opnieuw | wanneer een probleem optreedt tijdens het importeren vanuit de contentbibliotheek |
|
|
|
Wanneer een probleem optreedt tijdens het importeren, klonen, doorsturen of kopiëren |
|
|
| Geautomatiseerde beoordelingen | Updates voor geautomatiseerde beoordelingen |
|
|
| Beoordelen | Gebruikersnaam heeft u toegewezen als een beoordelaar |
wanneer de volgende beoordelaar wordt toegewezen om een van de volgende zaken te beoordelen:
|
|
| Taken | Gebruikersnaam heeft een taak aan u toegewezen | wanneer een taak aan u is toegewezen | Elke rol |
| Gebruikersnaam heeft gereageerd op een taak | wanneer een persoon een opmerking plaatst bij een taak | Elke rol | |
|
Een taak sluiten |
wanneer een persoon een taak wist |
Elke rol | |
| Gebruikersnaam heeft een taak gesloten | wanneer een persoon een taak sluit | Elke rol | |
| Acties, aanvragen, certificeringen en toewijzingen |
Naam_toewijzende_gebruiker heeft een actie-item toegewezen aan Naam_toegewezen_gebruiker |
wanneer u bent toegewezen om te reageren op of bij te dragen aan een actie | Iedereen (niet alleen gebruikers van Diligent One) |
| Gebruikersnaam heeft een actie-item bijgewerkt |
wanneer iemand een actie bijwerkt Deze e-mail wordt verzonden naar de maker van de actie (Toegewezen door). De maker van de actie ontvangt de e-mail niet als hij of zij de actie heeft bijgewerkt. |
|
|
| Gebruikersnaam heeft gereageerd op een actie-item |
wanneer iemand een reactie plaatst bij een actie Deze e-mail wordt verzonden naar de maker van de actie, de actie-eigenaar en alle gebruikers in CC. De persoon die de opmerking heeft geplaatst, ontvangt deze e-mail niet. |
Iedereen (niet alleen gebruikers van Diligent One) | |
|
Antwoorden op een aanvraag Opmerking
Dit e-mailonderwerp kan worden aangepast. |
wanneer u bent toegewezen om te reageren op of bij te dragen aan een aanvraag | Iedereen (niet alleen gebruikers van Diligent One) | |
| Gebruikersnaam heeft een aanvraag bijgewerkt |
wanneer iemand een aanvraag bijwerkt Deze e-mail wordt verzonden naar de aanvrager. De aanvrager ontvangt de e-mail niet als hij of zij de aanvraag heeft bijgewerkt. |
|
|
| Gebruikersnaam heeft gereageerd op een aanvraag |
wanneer iemand een reactie plaatst bij een aanvraag Deze e-mail wordt verzonden naar de aanvrager, de aanvraageigenaar en alle gebruikers in CC. De persoon die de opmerking heeft geplaatst, ontvangt deze e-mail niet. |
Iedereen (niet alleen gebruikers van Diligent One) | |
|
Gebruikersnaam heeft een Itemnaam aan u toegewezen |
Wanneer een gebruiker is toegewezen als Eigenaar, Eigenaar in de rol van executive of Toegewezen gebruiker voor een doel, controle, test of gepubliceerd probleem Wanneer een gebruiker is toegewezen als een Eigenaar voor een niet-gepubliceerd probleem en dat probleem vervolgens wordt gepubliceerd Opmerking
Als een probleem wordt toegewezen en vervolgens wordt gepubliceerd, krijgen de personen met een Professional- of Supervisie-rol dubbele meldingen: eentje wanneer het probleem aan hen wordt toegewezen en eentje wanneer het probleem wordt gepubliceerd. De personen met een Bijdrager-rol worden slechts een keer op de hoogte gesteld wanneer het probleem is gepubliceerd.
|
|
|
| U bent toegewezen als een procedure-eigenaar met x toewijzing(en) | wanneer een gebruiker is toegewezen als een Eigenaar voor meerdere controles tegelijkertijd in Missiecontrole | Elke rol | |
| U bent toegewezen als een controletester met x toewijzing(en) | wanneer een gebruiker is toegewezen als een Toegewezen gebruiker voor meerdere controles tegelijkertijd in Missiecontrole | Elke rol | |
|
Reageren op Naam_vragenlijst |
wanneer een controleprestatietaak wordt verzonden naar een controleur |
Iedereen (niet alleen gebruikers van Diligent One) | |
| Reageren op Naam_beoordelingsenquête | wanneer een beoordelingsenquête wordt verzonden naar een controle-eigenaar | Iedereen (niet alleen gebruikers van Diligent One) | |
| userName vraagt uw certificering aan Opmerking Dit e-mailonderwerp kan worden aangepast. |
wanneer een certificeringsaanvraag naar iemand wordt verzonden |
Iedereen (niet alleen gebruikers van Diligent One) | |
| Herinnering | Reageren op actie-items |
wanneer de status van een actie 'open' is, worden terugkerende herinneringen verzonden op basis van de geconfigureerde instellingen |
Iedereen (niet alleen gebruikers van Diligent One) |
|
wanneer de status van een aanvraag 'open' is, worden terugkerende herinneringen verzonden op basis van de geconfigureerde instellingen |
Iedereen (niet alleen gebruikers van Diligent One) | |
Resultaten-e-mails
De Resultaten-app stuurt e-mails om personen op de hoogte te stellen van:
- getriggerde acties
- toegewezen records, vragenlijsten, evenementenrapporten en enquêtes
- beperkingen en gegevensimportfouten
Lijst van e-mailmeldingen
| E-mailonderwerp | E-mailgebeurtenis |
|---|---|
| Records beoordelen | Wanneer een trigger die is ingesteld om u op de hoogte te stellen, wordt uitgevoerd. |
| Een trigger heeft records aan u toegewezen | Wanneer een trigger die is ingesteld om records aan u toe te wijzen, wordt uitgevoerd. Als u niet elke keer op de hoogte wilt worden gesteld als een trigger een record aan u toewijst, kunt u of kan een Resultaten-beheerder die trigger bewerken en de e-mailmelding uitschakelen. |
| Gebruikersnaam heeft records aan u toegewezen | Wanneer iemand records aan u toewijst. |
|
Reageren op Naam_vragenlijst Opmerking
Het onderwerp en de berichttekst van deze e-mail kunnen worden aangepast. Voor meer informatie raadpleegt u Vragenlijst-e-mails aanpassen. |
Wanneer een trigger die is ingesteld om een vragenlijst toe te wijzen, wordt uitgevoerd. |
| Wanneer iemand u een vragenlijst stuurt terwijl u records corrigeert. | |
| Wanneer u een controle-eigenaar bent en iemand u een beoordelingsenquête stuurt via Projecten. | |
| Wanneer iemand u een enquête stuurt. | |
| Gegevensimport naar tabelnaam mislukt: probeer het opnieuw | Wanneer Resultaten geen gegevens kunnen importeren op basis van ontbrekende of conflicterende waarden die bestaan binnen de primaire sleutel. |
| Statistiekdrempel bereikt | Wanneer een trigger die is ingesteld om u op de hoogte te stellen dat een statistiekdrempel is bereikt, wordt uitgevoerd. |
Storyboards-e-mails
De Storyboards-app stuurt e-mails om personen op de hoogte te stellen van wijzigingen aan storyboardtoegang.
| E-mailonderwerp | E-mailgebeurtenis |
|---|---|
| Gebruikersnaam heeft u toegevoegd aan een storyboard | Wanneer iemand u toegang geeft tot een storyboard. |
| Gebruikersnaam heeft uw storyboard gedeeld | Wanneer iemand een storyboard deelt dat u met een andere gebruiker of workflowgroep hebt gemaakt. |
| Gebruikersnaam heeft uw toegangsniveau tot een storyboard gewijzigd | Wanneer iemand uw toegangsniveau tot een storyboard wijzigt. |
Robots-e-mails
Wanneer u een geplande taak maakt in de Robots-app kunt u ervoor kiezen om een of meer specifieke gebruikers op de hoogte te stellen als de taak om een reden niet wordt uitgevoerd.
Voor meer informatie raadpleegt u Taken maken en plannen.
Rapporten-e-mails
E-mails worden vanuit de Rapporten-app verzonden als u een rapport of dashboard met iemand deelt, of wanneer u een rapport uitzendt. Raadpleeg de volgende onderwerpen voor meer informatie:
