管理 Diligent One 电子邮件通知

默认情况下，当特定操作或更改发生时，用户会收到来自 Diligent One 应用程序的电子邮件通知。如果需要，您可以禁用电子邮件通知。

说明

报告未收到电子邮件通知的用户可能需要检查自己的垃圾邮件过滤器。除非您的组织设置了自定义发件人，否则电子邮件通知将从 notifications@highbond.com 发出。有关详细信息，请参阅设置自定义电子邮件发件人。

应用程序

可供使用的应用程序取决于您所使用的 Diligent One 版本（标准版或高级版），以及贵组织是否购买了任何附加应用程序。

有关详细信息，请参阅订阅、版本和功能。

电子邮件语言

当电子邮件被发送到属于用户的地址时，该电子邮件的内容被按照该用户的语言设置显示。当电子邮件被发送到不属于用户的地址时，该电子邮件的内容被使用组织的默认语言设置显示。

禁用电子邮件通知

您可以在启动面板中禁用您从 Diligent One 收到的电子邮件通知。关闭电子邮件通知会停止接收发给您的所有自动通知。

说明

禁用电子邮件通知不会应用于结果应用程序中的调查问卷，因为唯一的回复方式是通过电子邮件。

登录到启动面板 (www.highbond.com)。
如果贵公司在启动面板中使用多个组织，请确保相应的组织处于活动状态，或者从下拉列表中选择相应的组织。
选择个人资料设置。
在电子邮件通知下，打开或关闭所有 Diligent One 应用程序的通知。将自动保存所做的更改。

详细信息

启动面板电子邮件

从启动面板中发送电子邮件以通知用户如下事项：

他们的帐号激活
对其帐户所做的修改
被添加为组所有者

启用 SSO 的组织不会收到某些电子邮件

属于启用 SSO 的组织的用户不会收到邀请和激活电子邮件。启用 SSO 时，用户只需通过访问 www.highbond.com，单击登录到定制域，并提供其被分配的定制域，即可登录到启动面板。

启动面板电子邮件通知列表

通知类型	电子邮件主题	电子邮件出现
帐号激活	激活帐号	创建 Diligent One 帐号时
	登录以开始	激活 Diligent One 帐号时
	登录帐户	当您的组织首次出现在启动面板上时，或者您已作为用户被邀请到现有启动面板组织时
账户更改	您帐户的更改	在最近对您的帐户订阅做出修改时用户被添加到您的组织时用户被从您的组织删除时
账户更改	您的电子邮件更改	当系统管理员为您更改电子邮件地址时
密码更改	重置密码	当您请求更改密码时
批量添加用户	用户被添加到organizationName	当系统管理员成功将用户批量添加到启动面板时
批量添加用户	修复错误以添加剩余用户	当系统管理员将用户批量上传到启动面板，但未成功添加所有用户时
组	管理组中的成员	当您已被添加为组所有者后，您可以管理用户对 Diligent One 中不同资源的访问权限
	groupName 现已禁用	当系统管理员禁用组且您是该组的所有者时
	groupName 现已启用	当系统管理员启用组且您是该组的所有者时

= 接收电子邮件通知

= 不接收电子邮件通知

战略应用程序电子邮件

在战略应用程序中，您可以订阅在战略地图中识别的营运部门和战略目标，以接收有关风险的更新。一旦订阅，您将在每天 UTC 时间的 00:00 收到一封来自 Diligent One 的每日摘要电子邮件。已订阅更新的所有战略应用程序用户都会收到该电子邮件。

何时发送该每日摘要电子邮件？

电子邮件在以下情形下发送：

做出了新注释
将文件附加到风险
固有风险评分（自动使用评估推动器）发生变化
因错误而禁用评估推动器

示例

订阅电子邮件更新

场景

总经理订阅了 EMEA （欧洲、中东和非洲）运营部门。一名员工发表了一条评论，并且将一篇新文档附加到与 EMEA 运营部门相关联的风险。

结果

总经理收到了一份每日摘要电子邮件，该邮件：

指出与该风险相关联的新评论和文件
提供了一个指向战略应用程序中的已更新风险的链接

订阅电子邮件更新

打开战略应用程序。
在战略主页选择设置选项卡。
- 如果您是战略管理员，则会打开用户页面。
- 如果您是监督高级主管或监督审核者，则会打开我的通知页面。
如果您是战略管理员，请选择我的通知。
对于每个营运部门或战略目标，选择该复选框以订阅有关风险的更新，或者取消选择该复选框以取消订阅更新。
单击更新。您的订阅设置已保存。

项目应用程序电子邮件

从项目应用程序中发送电子邮件以通知用户如下事项：

分配的请求、审核、待办事项、或操作
项目改变

配置提醒的发送频率

如果您需要发送关于操作和请求的定期提醒，您可以配置电子邮件通知应发送给所有者和抄送人员的频率。

您可以发送定期提醒：

每日、每周或每月的时间表
基于到期日之前的“x”天的定制时间表

示例

配置定期提醒

场景

您创建一个请求并将截止日期指定为 2019 年 5 月 3 日。您还可以按如下方式配置通知设置：

发送定期提醒每周
在截止日期前发送提醒 5, 3, 1, 空白, 空白

结果

在 2019 年 5 月 3 日之前，每周（每周一）发送请求提醒电子邮件。2019 年 5 月 3 日前 5 天、3 天和 1 天也会发送额外的请求提醒电子邮件。

在 2019 年 5 月 3 日之后，提醒电子邮件会按周计划继续发送，直到该请求被关闭、删除或分配给其他人为止。如果分配给该请求的人员已从项目中删除，或项目已存档，则提醒电子邮件也会停止发送。

步骤

从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

项目主页打开。
在系统管理下，选择管理项目类型。
导航到适当的项目类型，然后选择编辑。
管理项目类型页面打开。
选择通知选项卡。

配置以下字段，然后选择保存：

字段	默认	备注
发送定期提醒	每周	从下拉列表中选择每日、每周或每月，指示发送电子邮件提醒用户处理未完成事项（未完成或过期的操作/请求）的频率。提醒电子邮件于 00:00 UTC 开始发送。每周一发送周提醒，每月第一天发送月提醒。在到期日之前和之后发送有关操作和请求的提醒电子邮件，直到事项关闭、删除或分配给其他人。如果分配给事项的人员已从项目中删除，或项目已存档，则提醒电子邮件也会停止发送。
在到期日之前发送提醒		选择该选项可根据操作/请求到期日之前的“x”天设置提醒通知日程。您可以指定最多五种定制通知频率。如果已超过操作/请求的到期日期，或者没有设置到期日期，会按默认频率（每周）或按指定频率（每日或每月）发送提醒电子邮件。

字段

默认

备注

发送定期提醒

每周

从下拉列表中选择每日、每周或每月，指示发送电子邮件提醒用户处理未完成事项（未完成或过期的操作/请求）的频率。

提醒电子邮件于 00:00 UTC 开始发送。每周一发送周提醒，每月第一天发送月提醒。

在到期日之前和之后发送有关操作和请求的提醒电子邮件，直到事项关闭、删除或分配给其他人。如果分配给事项的人员已从项目中删除，或项目已存档，则提醒电子邮件也会停止发送。

在到期日之前发送提醒

选择该选项可根据操作/请求到期日之前的“x”天设置提醒通知日程。您可以指定最多五种定制通知频率。

如果已超过操作/请求的到期日期，或者没有设置到期日期，会按默认频率（每周）或按指定频率（每日或每月）发送提醒电子邮件。

说明

如果您仅启用定期提醒电子邮件，而没有额外的到期日前“x”天计划提醒，则 Diligent One 会在到期日之前和之后发送定期提醒。

但是，如果同时启用这两种通知类型，Diligent One 只会在到期日之前发送自定义的计划提醒，并且只在到期日之后发送额外的定期提醒。

电子邮件通知列表

通知类型	电子邮件主题	电子邮件出现	可以接收电子邮件的角色
重置用户密码	重置密码	当项目管理员重置用户密码时说明项目管理员可以在项目应用程序的系统管理 > 管理用户下重置用户密码。	任何角色
批量上传	已上传项目	将风险或控制批量上传到项目或框架，或将问题批量上传到项目时	专业经理
备份	下载项目备份	完成项目的备份完成时	专业经理
备份	项目备份失败：重试	在备份项目的过程中出现问题时	专业经理
项目创建	项目创建失败：请重试	在保障计划中创建项目的过程中出现问题时	项目管理员项目创建者
存档或前滚的项目	项目已存档	项目存档后	专业经理
	存档projectName失败：重试	当存档项目并出现问题时	专业经理
	项目前滚完成	当前滚项目时	专业经理
项目已删除	项目已删除	项目被删除后将在 30 天后自动永久删除	项目管理员项目创建者
导入、克隆和复制	已导入标准和规范	将标准或规范成功导入合规地图时	专业经理专业用户
	导入到合规地图失败：重试	未将标准或规范成功导入合规地图时	专业经理专业用户
	从内容库导入失败：重试	在从内容库导入的过程中发生问题时	专业经理专业用户
	导入过程失败：再试一次克隆过程失败：再试一次前滚过程失败：再试一次复制认证失败：重试	导入、克隆、前滚或复制过程中发生问题时	专业经理专业用户
自动执行评估	自动评估的更新	当评估推动器更新风险和控制评估时如果任何评估推动器因错误而被禁用	专业经理专业用户
审核	userName指派您作为审核者	当下一个审核者被指派审查以下之一时：计划文件注解风险控制矩阵或项目计划排查或执行程序的列表单个排查或执行程序测试计划列表单个测试计划测试轮单个测试问题（详细信息、补救或重新测试信息）	专业经理专业用户监督高级主管
待办事项	userName给您指派了一个待办事项	当向您分配待办事项时	任何角色
	userName对待办事项发表了评论	当有人在待办事项添加注释时	任何角色
	关闭待办事项	当有人完成待办事项时	任何角色
	userName关闭了待办事项	当有人关闭待办事项时	任何角色
操作、请求、认证和分配	assignerName分配给assigneeName一个操作项	当您被分配需要响应一项操作或做出贡献时	任何人（不仅是 Diligent One 用户）
	userName更新了一个操作项	当有人更新操作时该电子邮件被发送到操作创建者（分配者）。如果操作创建者更新了操作，则不会收到电子邮件。	专业经理专业用户
	{{- userName}}评论了一个操作项	当有人对操作添加注释时该电子邮件被发送到操作创建人、操作所有者和任何被抄送的用户。添加注释的人员不会收到该电子邮件。	任何人（不仅是 Diligent One 用户）
	响应请求说明此电子邮件主题可自定义。	当您被分配需要响应一个请求或做出贡献时	任何人（不仅是 Diligent One 用户）
	userName更新了一个请求	当有人更新请求时此电子邮件将发送给请求者。如果请求者更新了请求，则不会收到电子邮件。	专业经理专业用户
	userName评论了一个请求	当有人对请求添加注释时该电子邮件被发送到请求者、请求所有者和任何被抄送的用户。添加注释的人员不会收到该电子邮件。	任何人（不仅是 Diligent One 用户）
	userName给您分配了一个 ItemName	用户被分配为目标、控制、测试或已发布问题的所有者、高层负责人或指定用户时用户被分配为未发布问题的所有者时，该问题即被发布说明如果一个问题被分配然后发布，那些具有专业或监督角色的人将收到重复的通知：一个是在问题分配给他们时，另一个是在问题发布时。具有贡献者角色的用户只有在发布问题后收到一次通知。	所有者或高层负责人任何角色分配者用户仅限专业经理、专业用户或贡献者测试者
	您已被指派为具有 x 个分配的程序所有者	当用户在任务控制应用程序中被分配为多个控制的所有者时	任何角色
	您已被指派为控制测试者，有 x 个指派。	当用户在任务控制应用程序中被分配为多个控制的分配的用户时	任何角色
	回复questionnaireName	将控制性能任务发送给控制执行者时	任何人（不仅是 Diligent One 用户）
	响应assessmentSurveyname	将评估调查发送给控制所有者时	任何人（不仅是 Diligent One 用户）
	userName请求您的认证说明可以自定义电子邮件主题。	当向某人发送认证请求时	任何人（不仅是 Diligent One 用户）
提醒	响应操作项	操作状态为“未结”时，会根据配置的设置来发送重复性提醒通知	任何人（不仅是 Diligent One 用户）
提醒	需要对未结请求项采取操作响应多个请求	请求状态为“未结”时，会根据配置的设置来发送重复性提醒通知	任何人（不仅是 Diligent One 用户）

结果应用程序电子邮件

结果应用程序发送电子邮件以通知人们下列事项：

触发的操作
分配的记录、问卷调查、事件报告和调查
限制和数据导入错误

电子邮件通知列表

电子邮件主题	电子邮件出现
审核记录	当设置为通知您的触发器执行时。
触发器为您分配了记录	当设置为向您分配记录的触发器执行时。如果您不希望每次触发器为您分配记录时都收到通知，您或结果模块管理员可以编辑该触发器并关闭电子邮件通知。
userName 为您分配了记录	当有人为您分配记录时。
回复questionnaireName 说明电子邮件的主题和正文内容可自定义。有关详细信息，请参阅自定义调查问卷电子邮件。	当设置为向您分配调查问卷的触发器执行时。
	当有人在补救记录的同时给您发送调查问卷时。
	当您是控制所有者，并且有人从项目应用程序向您发送评估调查时。
	当有人向您发送调查时。
数据导入到tableName失败：重试	当结果应用程序无法基于主键内缺少的值或发生冲突的值导入数据时。
已达到度量阈值	当设置为通知您已达到度量阈值的触发器执行时。

Storyboard 电子邮件

Storyboard 应用程序发送电子邮件以通知人们 Storyboard 访问变更相关事项。

电子邮件主题	电子邮件出现
userName将您添加到 Storyboard	当有人给您 Storyboard 的访问权时。
userName 共享了您的 Storyboard	当有人与其他用户或工作流组共享您创建的 Storyboard 时。
userName更改了您对 Storyboard 的访问级别	当有人更改了您的 Storyboard 访问级别时。