E-Mail-Benachrichtigungen von Diligent One verwalten
Standardmäßig erhalten Benutzer bei bestimmten Aktionen oder Änderungen Benachrichtigungen per E-Mail von Diligent One-Apps. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen bei Bedarf deaktivieren.
Benutzer, die angeben, dass Sie die E-Mail-Benachrichtigungen nicht erhalten haben, sollten ihren Spamordner überprüfen. E-Mail-Benachrichtigungen werden von notifications@highbond.com gesendet, es sei denn, Ihre Organisation hat einen benutzerdefinierten Absender eingerichtet. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierten E-Mail-Absender einrichten.
Apps
Welche Apps Ihnen zur Verfügung stehen, hängt von der verwendeten Diligent One-Edition (Standard oder Premium) ab und ob Ihre Organisation zusätzliche Apps gekauft hat.
Weitere Informationen finden Sie unter Abonnements, Editionen und Funktionen.
E-Mail-Sprache
Wenn eine E-Mail an eine Adresse gesendet wird, die keinem Benutzer gehört, wird der Inhalt der E-Mail in der jeweiligen Spracheinstellung dieses Benutzers angezeigt. Wenn eine E-Mail an eine Adresse gesendet wird, die keinem Benutzer gehört, wird der Inhalt der E-Mail in der Standardspracheinstellung der Organisation angezeigt.
E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren
Sie können im Launchpad die E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren, die Sie aus Diligent One erhalten. Wenn Sie die E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren, werden Ihnen keine weiteren automatisierten Benachrichtigungen mehr gesendet.
Die Deaktivierung von E-Mail-Benachrichtigungen steht für Fragebögen in der Ergebnisse-App nicht zur Verfügung, da auf Fragebögen nur per E-Mail geantwortet werden kann.
- Melden Sie sich im Launchpad (www.highbond.com) an.
- Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Organisation im Launchpad einsetzt, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Organisation aktiv ist bzw. wählen Sie die gewünschte Organisation aus der Dropdown-Liste aus.
- Wählen Sie
> Profileinstellungen aus. - Sie können Benachrichtigungen unter E-Mail-Benachrichtigungen für beliebige enthaltene Diligent One-Apps ein- und ausschalten. Änderungen werden automatisch gespeichert.
Detaillierte Informationen
E-Mails von Launchpad
E-Mails werden vom Launchpad versendet, um Benutzer über das Folgende zu benachrichtigen:
- über deren Kontoaktivität(en)
- Änderungen, die an ihrem Konto vorgenommen wurden
- wenn sie als Gruppeneigentümer hinzugefügt wurden
SSO-fähige Unternehmen erhalten keine E-Mails
Benutzer, die zu Organisationen mit aktivierter Einmalanmeldung (SSO) gehören, erhalten keine Einladungs- und Aktivierungs-E-Mails. Wenn SSO aktiviert wurde, können sich Benutzer einfach im Launchpad anmelden, indem Sie www.highbond.com aufrufen, auf Bei einer kundenspezifischen Domäne anmelden klicken und die benutzerdefinierte Domäne angeben, die ihnen zugewiesen wurde.
Liste mit Launchpad-E-Mail-Benachrichtigungen
| Benachrichtigungstyp | E-Mail-Betreff | E-Mail-Ereignis | Systemadministration | Benutzer |
|---|---|---|---|---|
| Kontoaktivierung |
Kontoaktivierung |
Wenn Ihr Diligent One-Konto erstellt wurde | ||
| Anmelden, um zu beginnen | Wenn Sie Ihr Diligent One-Konto aktivieren | |||
|
Bei Konto anmelden |
Wenn Ihre Organisation zum ersten Mal in Launchpad verfügbar gemacht wird, oder wenn Sie als Benutzer einer bestehenden Launchpad-Organisation eingeladen wurden | |||
| Kontoänderungen |
Änderungen an Ihrem Konto |
|
||
| Änderungen an Ihrer E-Mail-Adresse |
|
|||
| Kennwortänderung |
Setzen Sie Ihr Kennwort zurück |
Wenn Sie eine Anfrage zur Kennwortänderung stellen | ||
| Massenhinzufügung von Benutzern |
Benutzer wurden zu Name_der_Organisation hinzugefügt |
Wenn ein Systemadministrator mit der Massen-Upload-Funktion erfolgreich Benutzer zum Launchpad hinzugefügt hat | ||
| Fehler beheben, um verbleibende Benutzer hinzuzufügen | Wenn ein Systemadministrator als Massen-Upload von Benutzern in Launchpad hochgeladen hat, jedoch nicht alle Benutzer erfolgreich hinzugefügt wurden | |||
| Gruppen | Mitglieder in Ihrer Gruppe verwalten | Wenn Sie als Gruppeneigentümer hinzugefügt wurden und dadurch in der Lage sind, den Benutzerzugriff auf verschiedene Ressourcen in Diligent One zu verwalten | ||
| Gruppenname ist nun deaktiviert | Wenn ein Systemadministrator eine Gruppe deaktiviert, und Sie der Eigentümer der Gruppe sind | |||
| Gruppenname ist nun aktiviert | Wenn ein Systemadministrator eine Gruppe aktiviert, und Sie der Eigentümer der Gruppe sind |
= Erhält eine Benachrichtigung per E-Mail
= Erhält keine E-Mail-Benachrichtigungen
Strategie-App E-Mails
Sie können in der Strategie-App operative Segmente und strategische Ziele, die in Ihrer Strategiekarte identifiziert sind, abonnieren, um Aktualisierungen zu Risiken zu erhalten. Nach der Einrichtung des Abonnements erhalten Sie per E-Mail die tägliche Zusammenfassung wird einmal pro Tag um 00:00 UTC-Zeit von Diligent One versendet. Alle Benutzer der Strategie-App, die Aktualisierungen abonniert haben, erhalten die E-Mail.
Wann wird die taägliche Zusammenfassung per E-Mail gesendet?
Die E-Mail wird gesendet, wenn:
- eine neue Anmerkung veröffentlicht wird
- eine Datei an ein Risiko angehängt wird
- sich inhärente Risikoeinstufungen (automatisiert unter Verwendung von Bewertungsfaktoren) ändern
- ein Bewertungsfaktor aufgrund eines Fehlers deaktiviert wurde
Beispiel
E-Mail-Aktualisierungen abonnieren
Szenario
Ein Geschäftsführer abonniert das Betriebssegment EMEA (Europa, der Mittlere Osten und Afrika). Ein Mitarbeiter verfasst eine Anmerkung und fügt eine neues Dokument dem Risiko bei, das dem Betriebssegment EMEA zugeordnet ist.
Ergebnis
Der Geschäftsführer erhält eine tägliche Zusammenfassung per E-Mail, die:
- ihn über den neuen Kommentar und die Datei im Zusammenhang mit dem Risiko informiert
- einen Link auf das aktualisierte Risiko in der Strategie-App bereitstellt
E-Mail-Aktualisierungen abonnieren
- Öffnen Sie die Strategie-App.
- Wählen Sie auf der Startseite der Strategie-App die Registerkarte Einstellungen aus.
- Wenn es sich bei Ihnen um einen Strategie-App-Administrator handelt, öffnet sich die Seite Benutzer.
- Wenn es sich bei Ihnen um einen Benutzer mit der Rolle „Beaufsichtigende Geschäftsleitung” oder „Beaufsichtigender Kontrollprüfer” handelt, wird die Seite Meine Benachrichtigungen geöffnet.
- Wenn es sich bei Ihnen um einen Strategie-App-Administrator handelt, wählen Sie Meine Benachrichtigungen.
- Aktivieren Sie für jedes operative Segment oder strategisches Ziel das entsprechende Kontrollkästchen, um Aktualisierungen zu Risiken zu erhalten bzw. deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie diese Aktualisierungen abbestellen möchten.
- Klicken Sie auf Aktualisieren. Ihre Abonnementeinstellungen werden gespeichert.
E-Mails von der Projekte-App
E-Mails werden von der Projekte-App versendet, um Benutzer über das Folgende zu benachrichtigen:
- zugewiesene Anfragen, Reviews, Aufgaben oder Aktionen
- Änderungen an Projekten
Konfigurieren, wie oft Erinnerungen verschickt werden
Wenn Sie wiederholte Erinnerungen über Aktionen und Anfragen verschicken müssen, können Sie konfigurieren, wie oft E-Mail-Benachrichtigungen an Eigentümer und an CC-Personen geschickt werden sollen.
Sie können wiederholte Erinnerungen verschicken auf Basis
- eines täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Ablaufplans,
- eines benutzerdefinierten Zeitplans, der auf „x“ Tagen vor dem Fälligkeitstermin beruht.
Beispiel
Wiederkehrende Erinnerungen konfigurieren
Szenario
Sie erstellen eine Anfrage und legen als Fälligkeitsdatum den 3. Mai 2019 fest. Sie können ebenfalls Ihre Benachrichtigungseinstellungen wie folgt konfigurieren:
- Wiederkehrende Erinnerungen versenden Wöchentlich
- Erinnerungen vor dem Fälligkeitstermin versenden 5. 3. 1, leer, leer
Ergebnis
Erinnerungs-E-Mails für die Anfrage werden wöchentlich (jeden Montag) vor dem 3. Mail 2019 versendet. Zusätzliche Erinnerungs-E-Mails für die Anfrage werden außerdem 5 Tage, 3 Tage und 1 Tag vor dem 3. Mai 2019 versendet.
Nach dem 3. Mail 2019 werden Erinnerungs-E-Mails nach einem wöchentlichen Zeitplan verwendet, bis die Anfrage geschlossen, gelöscht oder einer anderen Person zugewiesen wurde. Wird die Person, der eine Anfrage zugewiesen wurde, aus dem Projekt entfernt, oder das Projekt wird archiviert, dann werden auch keine Erinnerungs-E-Mails mehr versendet.
Schritte
-
Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.
Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.
- Wählen Sie die Registerkarte Benachrichtigungen aus.
- Konfigurieren Sie die folgenden Felder, und wählen Sie Speichern:
Feld Standard Bemerkungen Wiederkehrende Erinnerungen versenden Wöchentlich Wählen Sie Täglich, Wöchentlich oder Monatlich aus der Dropdown-Liste aus, um die Häufigkeit festzulegen, mit der Erinnerungs-E-Mails für ausstehende Elemente (offene oder überfällige Aktionen/Anfragen) versendet werden sollen.
Erinnerungs-E-Mails werden ab 00:00 UTC versendet. Wöchentliche Erinnerungen werden montags und monatliche Erinnerungen am ersten Monatstag verschickt.
Erinnerungs-E-Mails in Bezug auf Aktionen oder Anforderungen werden vor oder nach dem Fälligkeitsdatum versendet, bis die Elemente geschlossen, gelöscht oder einer anderen Person zugewiesen werden. Wird die Person, der ein Element zugewiesen wurde, aus dem Projekt entfernt, oder das Projekt wird archiviert, dann werden auch keine Erinnerungs-E-Mails mehr versendet.
Erinnerungen vor dem Fälligkeitstermin versenden Wählen Sie diese Option, um einen benutzerdefinierten Zeitplan für Erinnerungsbenachrichtigungen anzulegen, der auf „x“ Tagen vor dem Fälligkeitstermin von Aktionen und Anfragen beruht. Es lassen sich bis zu fünf benutzerdefinierte Benachrichtigungshäufigkeiten festlegen.
Wenn der Fälligkeitstermin einer Aktion/Anfrage überschritten ist oder kein Fälligkeitstermin festgelegt wurde, werden Erinnerungs-E-Mails entsprechend der Standardhäufigkeit (wöchentlich) oder der angegebenen Häufigkeit (täglich oder monatlich) verschickt.
Hinweis
Wenn Sie nur regelmäßig wiederkehrende Erinnerungsmails ohne zusätzliche geplante Erinnerungen „x“ Tage vor dem Fälligkeitsdatum aktivieren, sendet Diligent One die regelmäßig wiederkehrenden Erinnerungen sowohl vor als auch nach dem Fälligkeitsdatum.
Wenn Sie jedoch beide Benachrichtigungsarten aktivieren, sendet Diligent One nur die Erinnerungen im benutzerdefinierten Zeitplan vor dem Fälligkeitsdatum und nur die zusätzlichen regelmäßig wiederkehrenden Erinnerungen nach dem Fälligkeitsdatum.
Liste mit E-Mail-Benachrichtigungen
| Benachrichtigungstyp | E-Mail-Betreff | E-Mail-Ereignis | Rollen, die die E-Mail erhalten können |
|---|---|---|---|
| Benutzerkennwort zurücksetzen | Setzen Sie Ihr Kennwort zurück |
Wenn ein Projekte-App-Administrator das Kennwort eines Benutzers zurücksetzt Hinweis
Projekte-App-Administratoren können das Kennwort eines Benutzers in der Projekte-App unter Systemadministration > Benutzer verwalten zurücksetzen. |
Beliebige Rolle |
| Massen-Upload | Elemente hochgeladen | Wenn Risiken oder Kontrollen als Massen-Upload für ein Projekt oder Framework bzw. Probleme als Massen-Upload für ein Projekt hochgeladen werden | Fachmanager |
| Backup | Projekt-Datensicherung herunterladen | Wenn die Sicherung eines Projekts abgeschlossen ist | Fachmanager |
| Fehler bei der Datensicherung des Projekts: Versuchen Sie es erneut | Wenn bei der Datensicherung eines Projekts ein Problem auftritt | Fachmanager | |
| Projekterstellung | Fehler beim Erstellen des Projekts: Versuchen Sie es erneut | Wenn ein Problem beim Erstellen eines Projekts innerhalb eines Absicherungsplans auftritt |
|
| Projekt archiviert oder übertragen | Projekt wurde archiviert | Bei der Archivierung eines Projekts | Fachmanager |
| Fehler bei der Archivierung von Projektname: Versuchen Sie es erneut | Wenn ein Projekt archiviert wird oder ein Problem auftritt | Fachmanager | |
| Projektübertragung abgeschlossen | Bei der Übertragung eines Projekts | Fachmanager | |
| Projekt gelöscht | Projekt gelöscht | wenn ein Projekt gelöscht wurde, wird es nach 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht |
|
| Importieren, Klonen und Kopieren | Standards und Vorschriften wurden importiert | Wenn Standards oder Bestimmungen erfolgreich in eine Compliance-Map importiert werden |
|
| Fehler beim Importieren der Compliance-Map: Versuchen Sie es erneut | Wenn Standards oder Bestimmungen nicht erfolgreich in eine Compliance-Map importiert werden |
|
|
| Fehler beim Importieren aus der Inhaltsbibliothek: Versuchen Sie es erneut | Beim Importieren von Daten aus der Inhaltsbibliothek ist ein Problem aufgetreten |
|
|
|
Wenn ein Problem während des Import-, Klon-, Übertragen- oder Kopiervorgangs auftritt |
|
|
| Automatisierte Bewertungen | Aktualisierungen an automatisierten Assessments |
|
|
| Prüfen | Benutzername hat Sie als einen Kontrollprüfer zugewiesen |
Wenn der nächste Kontrollprüfer beauftragt wird, eine der folgenden Elemente zu prüfen.
|
|
| Aufgaben | Benutzername hat Ihnen eine Aufgabe zugewiesen | Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde | Beliebige Rolle |
| Benutzername hat eine Aufgabe angemerkt | Wenn eine Person eine Anmerkung zu einer Aufgabe postet | Beliebige Rolle | |
|
Aufgabe schließen |
Wenn eine Person eine Aufgabe klärt |
Beliebige Rolle | |
| Benutzername hat eine Aufgabe geschlossen | Wenn eine Person eine Aufgabe schließt | Beliebige Rolle | |
| Aktionen, Anfragen, Zertifizierungen und Zuweisungen |
Name_des-Zendenten hat ein Aktionselement an Name_des_Zessionarszugewiesen |
wenn Ihnen die Aufgabe übertragen wurde, auf eine Aktion zu reagieren oder dazu beizutragen | Jeder (nicht nur Diligent One-Benutzer) |
| Benutzername hat ein Aktionselement aktualisiert |
wenn eine Person eine Aktion aktualisiert Die E-Mail wird an den Ersteller der Aktion (Zugewiesen von) gesendet. Der Ersteller der Aktion erhält die E-Mail nicht, wenn er die Aktion aktualisiert hat. |
|
|
| Benutzername hat ein Aktionselement kommentiert |
wenn eine Person eine Anmerkung zu einer Aktion postet Diese E-Mail wird an den Ersteller der Aktion, den Eigentümer der Aktion und alle Benutzer gesetzt, die auf CC gesetzt wurden Die Person, die die Kommentierung durchgeführt hat, erhält die E-Mail nicht. |
Jeder (nicht nur Diligent One-Benutzer) | |
|
Eine Anfrage beantworten Hinweis
Diese Betreffzeile der E-Mail kann angepasst werden. |
wenn Sie beauftragt wurden, auf eine Anfrage zu reagieren oder einen Beitrag zu leisten | Jeder (nicht nur Diligent One-Benutzer) | |
| Benutzername hat eine Anfrage aktualisiert |
wenn eine Person eine Anfrage aktualisiert Die E-Mail wird an den Anfrager gesendet. Der Anfrager der Aktion erhält die E-Mail nicht, wenn er die Anfrage aktualisiert hat. |
|
|
| Benutzername hat eine Anfrage kommentiert |
wenn eine Person eine Anmerkung zu einer Anfrage postet Diese E-Mail wird an den Anfrager, den Eigentümer der Anfrage und alle Benutzer, die auf CC gesetzt wurden, gesendet. Die Person, die die Kommentierung durchgeführt hat, erhält die E-Mail nicht. |
Jeder (nicht nur Diligent One-Benutzer) | |
|
Benutzername hat Ihnen ein Name_des_Elements zugewiesen |
Wenn ein Benutzer als „Eigentümer“, „geschäftsführender Eigentümer“ oder „zugeordneter Benutzer“ einer Zielsetzung, Kontrolle, eines Kontrolltests oder eines veröffentlichten Problems zugewiesen wurde. Wenn ein Benutzer als Eigentümer für ein unveröffentlichtes Problem zugewiesen wurde und dieses Problem dann veröffentlicht wird. Hinweis
Wenn ein Problem zugewiesen und dann veröffentlicht wird, erhalten diejenigen mit einer Fach- oder Oversight-Rolle zwei Benachrichtigungen: eine, wenn ihnen das Problem zugewiesen wird, und eine weitere, wenn das Problem veröffentlicht wird. Benutzer mit einer Rolle als Mitwirkender erhalten nur eine Benachrichtigung, wenn das Problem veröffentlicht wird.
|
|
|
| Sie wurden als Verfahrenseigentümer mit x Zuweisung(en) zugeordnet, | als ein Benutzer in Kontrollzentrum als Eigentümer für mehrere Kontrollen auf einmal zugeordnet wurde | Beliebige Rolle | |
| Sie wurden als Kontrolltester mit x Zuweisung(en) zugeordnet, | als ein Benutzer in Kontrollzentrum als zugeordneter Benutzer für mehrere Kontrollen auf einmal zugeordnet wurde | Beliebige Rolle | |
|
FragebogenName beantworten |
Wenn eine Aufgabe zur Kontrollleistung an einen Kontrollverantwortlichen gesendet wird. |
Jeder (nicht nur Diligent One-Benutzer) | |
| Name_der_Assessment-Umfrage beantworten | Wenn eine Bewertungsumfrage an einen Kontrolleigentümer gesendet wird. | Jeder (nicht nur Diligent One-Benutzer) | |
| Benutzername fragt Ihre Zertifizierung an Hinweis Diese Betreffzeile der E-Mail kann angepasst werden. |
Wenn eine Zertifizierungsanfrage an eine andere Person gesendet wird |
Jeder (nicht nur Diligent One-Benutzer) | |
| Erinnerung | Auf Aktionselemente reagieren |
Wenn der Status einer Aktion „Offen“ ist, werden je nach den konfigurierten Einstellungen wiederkehrende Erinnerungen versendet. |
Jeder (nicht nur Diligent One-Benutzer) |
|
Wenn der Status einer Anfrage „Offen“ ist, werden je nach den konfigurierten Einstellungen wiederkehrende Erinnerungen versendet. |
Jeder (nicht nur Diligent One-Benutzer) | |
Ergebnisse-App-E-Mails
Die Ergebnisse-App versendet E-Mails, um Benutzer über Folgendes zu benachrichtigen:
- ausgelöste Aktionen
- zugewiesene Datensätze, Fragebögen, Ereignisberichte und Umfragen
- Einschränkungen und Datenimportfehler
Liste mit E-Mail-Benachrichtigungen
| E-Mail-Betreff | E-Mail-Ereignis |
|---|---|
| Datensätze prüfen | Wenn ein Trigger ausgeführt wird, der so eingestellt ist, dass er Sie benachrichtigt. |
| Ihnen wurden Datensätze von einem Trigger zugewiesen | Wenn ein Trigger ausgeführt wird, der so eingestellt ist, dass er Ihnen Datensätze zuweist. Wenn Sie nicht jedes Mal benachrichtigt werden möchten, wenn Ihnen von einem Trigger ein Datensatz zugewiesen wird, können Sie oder ein Ergebnisse-App-Administrator diesen Trigger bearbeiten und die E-Mail-Benachrichtigung ausschalten. |
| Benutzername hat Ihnen Datensätze zugewiesen. | Wenn eine Person Ihnen Datensätze zuweist. |
|
FragebogenName beantworten Hinweis
Betreffzeile und Text dieser E-Mail können angepasst werden. Weitere Informationen finden Sie unter Fragebogen-E-Mails anpassen. |
Wenn ein Trigger ausgeführt wird, der so eingestellt ist, dass er einen Fragebogen zuweist. |
| Wenn eine andere Person im Rahmen der Beilegung von Datensätzen Ihnen einen Fragebogen schickt. | |
| Wenn eine andere Person Ihnen als Eigentümer einer Kontrolle eine Bewertungsumfrage über die Projekte-App sendet. | |
| Wenn eine andere Person Ihnen eine Umfrage sendet. | |
| Fehler beim Importieren von Daten in Tabellenname: Versuchen Sie es erneut | Wenn die Ergebnisse-App Daten aufgrund fehlender oder widersprüchlicher Werte, die in einem Primärschlüssel vorliegen, nicht importieren kann. |
| Schwellenwert der Metrik erreicht | Wird gesendet, wenn ein Trigger ausgeführt wird, der so eingestellt ist, dass Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass ein Metrikschwellenwert erreicht wurde. |
E-Mails von Storyboards
Die Storyboards-App versendet E-Mails, um Benutzer über Änderungen auf Zugriff auf Storyboards zu benachrichtigen.
| E-Mail-Betreff | E-Mail-Ereignis |
|---|---|
| Benutzername hat Sie zu einem Storyboard hinzugefügt | Wenn Sie von einer anderen Person Zugriff auf ein Storyboard erhalten. |
| Benutzername hat Ihr Storyboard geteilt | Wenn ein anderer Benutzer ein Storyboard, das Sie erstellt haben, für einen anderen Benutzer oder eine andere Workflow-Gruppe freigibt. |
| Benutzername hat Ihre Zugriffsebene auf ein Storyboard geändert | Wenn Sie eine andere Person Ihre Zugriffsebene auf ein Storyboard ändert. |
E-Mails von Robots
Wenn Sie eine geplante Aufgabe in der Robots-App erstellen, können Sie wahlweise einen oder mehrere bestimmte Benutzer benachrichtigen, wenn die Aufgabe aus irgendeinem Grund nicht ausgeführt wird.
Weitere Informationen finden Sie unter Aufgaben erstellen und planen.
E-Mails von der Berichte-App
E-Mails werden von der Berichte-App versendet, wenn Sie einen Bericht oder ein Dashboard für andere Personen freigeben oder einen Bericht übertragen. Weitere Informationen finden Sie unter den folgenden Themen:
