Die Berichte-App kurzgefasst

In diesem Thema können Sie sich mit den wichtigsten Aufgaben vertraut machen, die Sie mit der Berichte-App durchführen können.

Komponenten der Berichte-App

Die Berichte-App besteht aus einer Reihe von Beziehungen zwischen verschiedenen Komponenten. Jede Komponente in der Berichte-App dient einem bestimmten Zweck.

Komponente	Beschreibung	Detaillierte Informationen
Rollen	Rollen legen für jeden Benutzer innerhalb der Berichte-App die Zugriffsebene fest. Es gibt drei Rollen in der Berichte-App: Berichtsadministrator, Berichtsersteller und Berichtsleser.	Berechtigungen der Berichte-App
Inhaltsordner	Mit Inhaltsordner werden Inhalte (Berichte, Dashboards und Präsentationen) organisiert und gespeichert, und sie definieren, wer auf die Inhalte zugreifen kann. Sie müssen wenigstens einen Inhaltsordner und einen Inhalts-Unterordner erstellen, um Benutzern der Berichte-App Zugriff auf die Inhalte Ihrer Organisation zu gewähren.	Inhaltsordner in der Berichte-App erstellen
Diligent One	Diligent One ist die einzige Datenquelle, die eine die Verbindung zum Diligent One-Repository in Ihrer Organisation bereitstellt.
Ansichten	Ansichten sind Komponenten, die die Kategorien und Felder aus Diligent One definieren, die Sie beim Generieren eines Berichts verwenden können. Felder sind spezifische Datenspalten und Kategorien sind logische Gruppierungen von Feldern innerhalb einer Ansicht.	Berichtsdaten in Ansichten definieren
Berichte	Ein Bericht ist eine Sammlung von Feldern, die in einem Tabellenformat dargestellt wird. Die Berichte, die sich erstellen lassen, hängen von den Daten ab, die der jeweiligen Diligent One-Ansicht zugeordnet sind. Sie können die Daten eines Berichts als mehrere Diagramme visualisieren.	Berichte erstellen
Vorlagen	Diligent stellt eine Reihe von Vorlagen bereit, welche die Berichts- und Dashboard-Typen repräsentieren, die Sie erstellen können, sowie Daten aus Diligent One-Apps, die Sie in Ihre Berichte aufnehmen können. Sie können diese Vorlagen als Ausgangspunkt für die Definition von Berichten und Dashboards kopieren und je nach Bedarf anpassen.	Berichte und Dashboards kopieren
Dashboards	Ein Dashboard ist eine Kommunikationsplattform, auf der Sie mehrere Berichte und Diagramme in einen Seite zusammenfassen können. Dashboards sind in der Regel nach Thema und Typ organisiert. Ein typisches Dashboard wird mit hochrangigen Berichten angelegt, in denen man - falls erforderlich - über die Drill-Down-Funktion weitere Einzelheiten abfragen kann.	Berichte in Dashboards anzeigen
Präsentationen	Eine Präsentation ist eine Kommunikationsplattform, die mehrere Berichte, Diagramme und eine Vielzahl von digitalen Inhalten in einen Präsentation zusammenfasst. Bevor Sie eine Präsentation erstellen, müssen Sie zunächst wenigstens einen Bericht oder eine Diagramm anlegen, um dieses Element der Präsentation hinzuzufügen.	Berichte in Präsentationen anzeigen

Einschränkungen und Überlegungen

Die Berichte-App funktioniert aus anderen Diligent One-Apps anders. Folglich gibt es eine Vielzahl von Einschränkungen und Überlegungen, die bei der Verwendung der App zu beachten sind.

Weitere Informationen finden Sie unter Einschränkungen und Überlegungen in der Berichte-App.

Ansichten erkunden

Eine Ansicht ist eine Komponente, die die Kategorien und Felder aus Diligent One definiert, die Sie beim Generieren eines Berichts verwenden können. Ansichten wurden von Diligent vorgefertigt. Sie können Informationen über jede verfügbare Ansicht in der Berichte-App sammeln, um zu überprüfen, ob die Ansicht die erwartete Ausgabe generiert, und festzustellen, welche Berichte unter Verwendung bestimmter Ansichten erstellt wurden.

1. Öffnen Sie die Berichte-App.

   Die Seite Durchsuchen wird geöffnet.

2. Wählen Sie Erstellen > Bericht.
3. Durchsuchen, sortieren oder filtern Sie Ansichten.
4. Bewegen Sie den Mauszeiger über die entsprechende Ansicht und wählen Sie Mehr Details aus.
5. Wählen Sie eine der folgenden Registerkarten aus, um Informationen über die ausgewählte Ansicht zu sammeln:
   • Allgemein Stellt zusammenfassende Informationen über die Ansicht bereit und bietet die Möglichkeit, die Informationen als eine .doc- oder .pdf-Datei zu speichern
   • Felder Zeigt eine Liste der in der Ansicht verfügbaren Felder an
   • SQL Zeigt die Abfrage der Ansicht in SQL an
   • Berichte Zeigt eine Liste der aktiven Berichte an, die mit der ausgewählten Ansicht erstellt wurden und ermöglicht die direkte Navigation zu diesen Berichten
6. Wählen Sie aus, um das Dialogfeld Zusammenfassung anzeigen zu schließen.

Vorlagen kopieren

Diligent stellt eine Reihe von Vorlagen bereit, welche die Berichts- und Dashboard-Typen repräsentieren, die Sie erstellen können, sowie Daten aus Diligent One-Apps, die Sie in Ihre Berichte aufnehmen können. Sie können diese Vorlagen als Ausgangspunkt für die Definition von Berichten und Dashboards kopieren und je nach Bedarf anpassen.

Bericht kopieren

1. Öffnen Sie die Berichte-App.

   Die Seite Durchsuchen wird geöffnet.

2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um einen vorhandenen, von Ihnen erstellten Bericht zu kopieren, filtern Sie nach oder suchen Sie nach dem entsprechenden Bericht.
   • Um eine Vorlage zu kopieren, navigieren Sie unter Nach Ordner zum Ordner Diligent One-Vorlagen und öffnen Sie den Unterordner Berichtsvorlagen.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bericht und wählen Sie Kopie erstellen.

   Der Bericht wird kopiert und im Berichtsgenerator wird die Registerkarte Daten geöffnet. Sie können den Bericht nun nach Bedarf anpassen.

Dashboard kopieren

1. Öffnen Sie die Berichte-App.

   Die Seite Durchsuchen wird geöffnet.

2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Um ein vorhandenes von Ihnen erstelltes Dashboard zu kopieren, filtern oder suchen Sie nach dem entsprechenden Dashboard.
   • Um eine Vorlage zu kopieren, navigieren Sie unter Nach Ordner zum Ordner Diligent One-Vorlagen und öffnen Sie den Unterordner Vorlagen für Dashboards.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dashboard und wählen Sie Kopie erstellen.

   Das Dashboard wird kopiert und im Bearbeitungsmodus geöffnet. Sie können das Dashboard nun nach Bedarf anpassen.

   Hinweis

   Vorlagen für Dashboards enthalten mehrere Berichtsvorhagen. Sie müssen alle vorhandenen Berichtsvorlagen im Dashboard durch die kopierten Versionen der Berichte ersetzen.

Daten visualisieren

Wenn Sie die Daten finalisiert haben, die im Bericht enthalten sein sollen, können Sie damit beginnen, Diagramme zur Visualisierung der Daten hinzuzufügen. Die Diagrammdaten korrelieren mit den Daten, die in der Tabelle des Berichts definiert wurden.

1. Öffnen Sie die Berichte-App.

   Die Seite Durchsuchen wird geöffnet.

2. Öffnen Sie einen bestehenden Berichtsentwurf.
   Tipp

   Um nur die Berichtsentwürfe anzuzeigen, wählen Sie im Feld Inhalt suchen die Option Berichte und unter Mein Inhalt die Option Entwurf.

3. Vergewissern Sie sich auf der Registerkarte Daten, dass sich in den Spalten und Zeilen einige Felder befinden. Wenn nicht, ziehen Sie die Felder aus der Feldliste in die Spalten.
4. Wählen Sie die Registerkarte Diagramme aus.
5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Damit die Berichte-App automatisch den Diagrammtyp erkennen kann, ändern Sie nicht die Aktivierung von Automatisches Diagramm, wenn Sie damit beginnen, ein Diagramm zu erstellen.
   • Um einen bestimmten Diagrammtyp auszuwählen, wählen Sie in der oberen rechten Ecke aus und wählen Sie im Seitenbereich Diagramm auswählen das entsprechende Diagramm aus, das erstellt werden soll.
6. Ziehen Sie die Felder, die im Diagramm enthalten sein sollen, in den Inhaltsbereich.

   Sie können nur die Felder verwenden, die auf der Registerkarte Daten aufgenommen wurden.

7. Formatieren Sie das Diagramm wie gewünscht, und wählen Sie Design aus, um die Anzeige des Diagramms zu überprüfen.
   Tipp

   Formatieren Sie das Diagramm mithilfe der Formatierungssymbolleiste im oberen Menü.

8. Speichern Sie den Bericht:
   1. Wählen Sie Veröffentlichen aus.
   2. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Bericht ein.
   3. Geben Sie einen Inhaltsordner und Unterordner an, um zu definieren, wo der Bericht gespeichert wird.
   4. Legen Sie die Einstellungen für den Berichtszugriff und die Verteilung fest.
   5. Wählen Sie Speichern > Aktivieren aus.

      Ergebnis Der Bericht ist nun für Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten verfügbar.

Berichte per E-Mail übertragen

Die Übertragung eines Berichts ist eine effiziente Methode, um Daten in festgelegten Intervallen für andere Personen freizugeben. Sie können für einen Bericht mehrere Übertragungszeitpläne festlegen, um nach Bedarf mehrere Zielgruppen zu berücksichtigen.

1. Öffnen Sie die Berichte-App.

   Die Seite Durchsuchen wird geöffnet.

2. Öffnen Sie den Bericht, der übertragen werden soll. Beachten Sie, dass Sie nur die aktiven, d. h. die veröffentlichten Berichte übertragen können.
3. Wählen Sie Übertragen  aus.

   Das Dialogfeld Übertragung wird geöffnet. Wenn für den Bericht keine Übertragungseinstellungen aktiviert wurden, können Sie erst fortfahren, nachdem Sie Übertragung aktiviert und Speichern ausgewählt haben.

4. Wählen Sie Neu erstellen > Übertragung.

5. Geben Sie im Feld Empfänger die E-Mail-Empfänger ein:

   • Basis Gibt die Benutzer, Benutzergruppen und E-Mail-Adressen an, die den übertragenen Bericht erhalten werden.

     Um eine E-Mail-Adresse anzugeben, geben Sie die E-Mail-Adresse in das Feld Empfänger ein und drücken Sie die Eingabetaste.

   • Erweitert Zeigt vorhandene Berichte mit einer Liste der E-Mail-Adresse an, die zur Übertragung des Berichts verwendet werden kann.

     Die E-Mail-Adressen müssen nicht ausgewiesenen Benutzer gehören. Andere Spalten im Bericht können als Filter mit einem Master-Bericht verknüpft werden. Das Ergebnis ist ein einzigartig gefilterter Bericht, der an jede E-Mail-Adresse gesendet wird. Die Spalte im Bericht, welche die Liste der E-Mail-Adresse enthält, muss als E-Mail formatiert sein.

   Hinweis

   Die Diligent One-Plattform unterstützt keine E-Mail-Adressen mit Akzenten oder nicht lateinischen Zeichen.

6. Geben Sie in das Feld E-Mail-Betreff den Betreff der E-Mail ein.
7. Geben Sie das Format des Berichts an, indem Sie eine der folgenden Optionen wählen:

   

8. Optional. Geben Sie in das Feld E-Mail-Hauptteil eine begleitende Nachricht für den Bericht ein.
9. Optional. Wenn Ihr Bericht Filter enthält, geben Sie an, welche Filter auf den übertragenen Bericht angewendet werden sollen:
10. Übergaberegeln definieren:
    • Laufend Der Bericht wird übermittelt (gemäß definiertem Zeitplan)
    • BenachrichtigungDieser Bericht wird übermittelt (gemäß definiertem Zeitplan), falls die Ergebnisse die Benachrichtigungsregeln erfüllen
11. Definieren Sie unter Frequenz, wie oft und wann der Bericht übertragen werden sollte, und grenzen Sie optional ein, dass der Übertragungsplan nur innerhalb eines gewissen Zeitraums ausgeführt wird.
    Hinweis

    Die Option Fehlerbenachrichtigung unter Erweiterte Einstellungen wird nicht unterstützt.

12. Wählen Sie Senden aus.

    Ergebnis Der Übertragungszeitplan wird festgelegt.

Berichte anzeigen

Dashboards erstellen

Auf Dashboards können Sie mehrere Tabellen und/oder Diagramme auf einer Seite anzeigen und mit Hilfe von Registerkarten Berichte nach Thema und Typ organisieren. Ein typisches Dashboard wird mit hochrangigen Berichten angelegt, in denen man - falls erforderlich - über die Drill-Down-Funktion weitere Einzelheiten abfragen kann.

1. Öffnen Sie die Berichte-App.

   Die Seite Durchsuchen wird geöffnet.

2. Wählen Sie Erstellen > Dashboard, um Beziehungen zwischen mehreren Berichten und Diagrammen anzuzeigen.

   Das Dialogfeld Neues Dashboard erstellen wird angezeigt.

3. Geben Sie in das Feld Dashboard-Name einen aussagekräftigen Namen für das Dashboard ein.
4. Optional. Wählen Sie ein Layout aus Layout wählen.
5. Wählen Sie Erstellen aus. Sie werden daraufhin zum neu erstellten Dashboard geleitet.
   Tipp

   Mit den Optionen im Bereich Dashboard-Eigenschaften können Sie das Dashboard konfigurieren.

6. Wählen Sie Berichte aus.
7. Sie können nach Berichten suchen oder filtern, die Sie dem Dashboard hinzufügen möchten, und Berichte per Drag-and-Drop in den Inhaltsbereich ziehen.
   Tipp

   Mit den Optionen im Bereich Berichtseigenschaften können Sie den Bericht konfigurieren.

8. Optional. Mit den Optionen in der linken Seitenleiste können Sie dem Dashboard weitere Elemente wie Text, Grafiken und Widgets hinzufügen.
9. Optional. Um eine Unterregisterkarte zu erstellen, wählen Sie oben links + Untergeordnete Registerkarte erstellen aus.
10. Optional. Um das Dashboard vor der Veröffentlichung in der Vorschau anzuzeigen, wählen Sie oben rechts den Vorschaumodus aus.
11. Das Dashboard speichern:
    1. Wählen Sie Veröffentlichen aus. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für das Dashboard ein, und legen Sie den geeigneten Inhaltsordner und Unterordner fest, um zu definieren, wo das Dashboard gespeichert wird.
    2. Definieren Sie den Zugriff auf das Dashboard.
    3. Wählen Sie Speichern.

       Ergebnis Das Dashboard ist nun für Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten verfügbar.

Präsentationen erstellen

In Präsentationen werden Tabellen, Diagramme und eine Vielzahl digitaler Inhalten, inkl. Bilder und Videos in Form einer Reihe von Folien angezeigt. Sie können Präsentationen erstellen, um die Datenfeststellungen, Trends und Muster zusammenzufassen und die Informationen den wichtigsten Beteiligten präsentieren.

1. Öffnen Sie die Berichte-App.

   Die Seite Durchsuchen wird geöffnet.

2. Wählen Sie Erstellen > Präsentation.

   Das Dialogfeld Neue Präsentation erstellen wird angezeigt.

3. Geben Sie einen Namen für die Präsentation ein und wählen Sie Erstellen. Sie werden zu der neu erstellten Präsentation geleitet.
   Tipp

   Mit den Optionen im Bereich Eigenschaften der Präsentation können Sie die Präsentation konfigurieren.

4. Wählen Sie Berichte aus.
5. Sie können nach Berichten suchen oder filtern, die Sie der Präsentation hinzufügen möchten, und Berichte per Drag-and-Drop in den Inhaltsbereich ziehen.
   Tipp

   Mit den Optionen im Bereich Berichtseigenschaften können Sie den Bericht konfigurieren.

6. Optional. Mit den Optionen in der linken Seitenleiste können Sie der Präsentation weitere Elemente wie Text, Grafiken und Widgets hinzufügen.

7. Optional. Um der Präsentation weitere Folien hinzuzufügen, wählen Sie Folien > > Neu, geben Sie einen Titel ein und wählen Sie Erstellen.
8. Optional. Um die Präsentation vor der Veröffentlichung in der Vorschau anzuzeigen, wählen Sie oben rechts den Vorschaumodus aus.
9. Speichern Sie die Präsentation:
   1. Wählen Sie Veröffentlichen, geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Präsentation ein und legen Sie den entsprechenden Inhaltsordner und Unterordner fest, um zu definieren, wo die Präsentation gespeichert werden soll.
   2. Definieren Sie den Zugriff auf die Präsentation.
   3. Aktivieren Sie Gestaltungsvorlage, wenn die Präsentation als Gestaltungsvorlage gespeichert werden soll.
   4. Wählen Sie Speichern.

      Ergebnis Die Präsentation ist nun für Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten verfügbar.