Rapports en quelques mots

Grâce à cette rubrique, familiarisez-vous avec les tâches principales que vous pouvez réaliser à l’aide de l’application Rapports.

Composants de Rapports

L’application Rapports correspond à une série de relations entre différents composants. Chaque composant de Rapports répond à un objectif particulier.

Composant	Description	Informations détaillées
Rôles	Les rôles déterminent le niveau d'accès dont dispose chaque utilisateur dans l'application Rapports. Trois rôles sont disponibles dans Rapports : Admin de rapport, Auteur de rapport, et Lecteur de rapport.	Autorisations de l'application Rapports
Dossiers de contenu	Les dossiers de contenu permettent d'organiser et de stocker le contenu (rapports, tableaux de bord et présentations), et de définir qui peut accéder au contenu. Vous devez créer au moins un dossier de contenu et un sous-dossier de contenu pour fournir aux utilisateurs de Rapports un accès à votre contenu de l'organisation.	Créer des dossiers de contenu dans Rapports
Diligent One	Diligent One est une source de données unique qui contribue à la connectivité au référentiel de données Diligent One de votre organisation.
Vues	Les vues sont des composants qui définissent les catégories et les champs de Diligent One que vous pouvez utiliser pour générer un rapport. Les champs sont des colonnes spécifiques de données, et les catégories sont des regroupements logiques de champs dans une vue.	Définir des données de rapport avec des vues
Rapports	Un rapport est un regroupement de champs présentés sous forme de tableau. Les rapports que vous pouvez générer dépendent des données associées à une vue Diligent One définie. Vous visualisez les données du rapport dans de nombreux graphiques.	Créer des rapports
Modèles	Diligent propose une série de modèles qui présentent les types de rapports et de tableaux de bord que vous pouvez créer, ainsi que les données provenant des applications Diligent One que vous pouvez intégrer à vos rapports. Vous pouvez copier ces modèles de rapport comme point de départ de la génération des rapports et des tableaux de bord, puis les personnaliser si nécessaire.	Copier des rapports et des tableaux de bord
Tableaux de Bord	Un tableau de bord représente une plateforme de communication qui vous permet d'afficher plusieurs rapports et graphiques dans une seule page. Les tableaux de bord sont généralement organisés par sujet et type. Un tableau de bord classique comprend des rapports de haut niveau dans lesquels il est possible d'effectuer un forage descendant pour obtenir des informations plus détaillées, si nécessaire.	Afficher des rapports dans des tableaux de bord
Présentations	Une présentation représente une plateforme de communication qui affiche plusieurs rapports, graphiques et du contenu riche dans une même présentation. Avant de créer une présentation, vous devez créer au moins un rapport ou graphique à inclure dans la présentation.	Afficher des rapports dans les présentations

Limites et considérations générales

L'application Rapports fonctionne différemment des autres applications Diligent One. En conséquence, vous devez tenir compte des diverses limites et considérations générales existantes lorsque vous utilisez l'application.

Pour plus d’informations, consultez la section Considérations générales et limites dans Rapports.

Explorer des vues

Une vue est un composant qui définit les catégories et les champs de Diligent One que vous pouvez utiliser pour générer un rapport. Diligent pré-assemble les vues. Vous pouvez regrouper des informations sur chacune des vues disponibles dans l'application Rapports afin de vérifier que la vue propose le résultat attendu et voir les rapports qui ont été générés au moyen de certaines vues.

1. Ouvrez l'application Rapports .

   La page Parcourir s'ouvre.

2. Sélectionnez Créer > Rapport.
3. Rechercher, trier ou filtrer des vues
4. Passez votre souris sur la vue appropriée et sélectionnez Plus de détails.
5. Sélectionnez l’un des onglets suivants pour réunir les informations sur la vue sélectionnée :
   • Général fournit des informations synthétiques sur la vue et la possibilité de télécharger les informations sous forme de fichier .doc ou .pdf
   • Champs répertorie tous les champs disponibles dans la vue
   • SQL affiche la requête Voir dans SQL
   • Rapports répertorie tous les rapports qui ont été générés à l’aide de la vue sélectionnée et vous permettent de naviguer directement vers ces rapports
6. Sélectionnez pour fermer la boîte de dialogue Visualiser le résumé.

Copier des modèles

Diligent propose une série de modèles qui présentent les types de rapports et de tableaux de bord que vous pouvez créer, ainsi que les données provenant des applications Diligent One que vous pouvez intégrer à vos rapports. Vous pouvez copier ces modèles de rapport comme point de départ de la génération des rapports et des tableaux de bord, puis les personnaliser si nécessaire.

Copier un rapport

1. Ouvrez l'application Rapports .

   La page Parcourir s'ouvre.

2. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Pour copier un rapport existant que vous avez créé, filtrez ou recherchez le rapport correspondant.
   • Pour copier un modèle, sous Par dossier, accédez au dossier Modèles Diligent One, et ouvrez le sous-dossier Modèles de rapport.
3. Cliquez avec le bouton droit sur le rapport et sélectionnez Copier.

   Le rapport est copié et l'onglet Données du générateur de rapports s'ouvre. Vous pouvez désormais personnaliser le rapport, si nécessaire.

Copier un tableau de bord

1. Ouvrez l'application Rapports .

   La page Parcourir s'ouvre.

2. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Pour copier un tableau de bord existant que vous avez créé, filtrez ou recherchez le tableau de bord correspondant.
   • Pour copier un modèle, sous Par dossier, accédez au dossier Modèles Diligent One, et ouvrez le sous-dossier Modèles de tableau de bord.
3. Faites un clic droit sur le tableau de bord et sélectionnez Copier.

   Le tableau de bord est copié et s'ouvre en mode édition. Vous pouvez désormais personnaliser le tableau de bord, si nécessaire.

   Commentaires

   Les modèles de tableau de bord contiennent plusieurs modèles de rapport. Vous devez remplacer l'ensemble des modèles de rapport existant dans le tableau de bord avec les versions copiées des rapports.

Visualiser les données

Lorsque vous avez finalisé les données à inclure dans votre rapport, vous pouvez commencer à ajouter les graphiques pour visualiser les données. Les données du graphique sont en corrélation avec les données définies dans le tableau du rapport.

1. Ouvrez l'application Rapports .

   La page Parcourir s'ouvre.

2. Ouvrez un rapport en mode projet existant.
   Astuce

   Pour ne voir que les rapports en mode projet, sélectionnez Rapports dans la zone Effectuer une recherche dans le contenu et sélectionnez Projet sous Mon contenu.

3. Dans l'onglet Données, assurez-vous d'avoir certains champs dans la colonne et les lignes. Dans le cas contraire, glissez-déposez les champs de la liste de champs vers les colonnes et lignes.
4. Sélectionnez l’onglet Graphiques.
5. Effectuez l'une des actions suivantes :
   • Pour commencer à créer un graphique et permettre à Rapports de détecter automatiquement le type de graphique, laissez la case Graphique auto activée.
   • Pour sélectionner un type de graphique spécifique, Sélectionnez dans le coin supérieur droit et sélectionnez le graphique approprié que vous voulez créer depuis le panneau latéral Sélectionner le graphique.
6. Déplacez les champs à inclure dans le graphique vers la zone de contenu.

   La sélection ne peut s’effectuer qu’à partir des champs qui sont inclus dans l’onglet Données.

7. Mettez en forme le graphique, si nécessaire et sélectionnez Conception pour vérifier l’affichage du graphique.
   Astuce

   Utilisez la barre d’outils dans le menu supérieur pour mettre en forme le graphique

8. Enregistrez le rapport :
   1. Sélectionnez > Publier.
   2. Saisissez un nom et une description pour le rapport.
   3. Indiquez le dossier et le sous-dossier de contenu pour définir l'emplacement de sauvegarde du rapport.
   4. Définissez les paramètres d'accès au rapport et de distribution.
   5. Sélectionnez Enregistrer > Activer.

      Résultat Le rapport est désormais disponible aux utilisateurs ayant l'accès approprié.

Diffuser des rapports par e-mail

La diffusion d'un rapport est une manière efficace de partager des données avec d'autres personnes sur une base récurrente. Vous pouvez définir plusieurs plannings de diffusion pour un rapport individuel ce qui vous permet de cibler différents publics, si nécessaire.

1. Ouvrez l'application Rapports .

   La page Parcourir s'ouvre.

2. Ouvrez le rapport que vous voulez diffuser. Notez que vous pouvez ne diffuser que les rapports actifs, comme les rapports qui ont été publiés.
3. Sélectionnez Diffusion.

   La boîte de dialogue Diffusion s'ouvre. Si aucun paramètre de diffusion n’est activé pour le rapport, vous devez activer Diffusion et sélectionner Enregistrer pour continuer.

4. Sélectionnez Créer nouveau > Diffuser.

5. Dans le champ Destinataires, saisissez les destinataires de l'e-mail :

   • Basique indique les utilisateurs, les groupes d'utilisateurs et les adresses e-mail qui recevront le rapport diffusé

     Pour indiquer une adresse e-mail, saisissez l'adresse e-mail dans le champ Destinataires, et appuyez sur Entrée.

   • Avancé affiche des rapports existants qui contiennent une liste des adresses e-mail que vous pouvez utiliser pour diffuser le rapport

     Les adresses e-mail n'ont pas à appartenir aux utilisateurs. Il est possible de lier d'autres colonnes du rapport à un rapport principal sous forme de filtres ce qui entraîne l'envoi à chaque adresse e-mail d'un rapport filtré de manière unique. La colonne dans le rapport qui contient la liste des adresses e-mail doit être formaté comme E-mail.

   Remarque

   La plateforme Diligent One ne prend pas en charge les adresses e-mail avec des accents ou des caractères non latins.

6. Dans la zone Objet de l'e-mail, saisissez un objet pour l'e-mail.
7. Indiquez le format du rapport dans l'e-mail en sélectionnant une des options suivantes :

   

8. Facultatif. Dans le champ Corps de l'e-mail, saisissez un message supplémentaire poru accompagner le rapport.
9. Facultatif. Si votre rapport contient des filtres, indiquez les filtres à appliquer au rapport de diffusion.
10. Définir des règles de livraison :
    • En continu la livraison du rapport s'effectue toujours selon le planning défini
    • AlerteLe rapport sera toujours livré selon le calendrier défini si les résultats correspondent aux règles d'alerte
11. Sous Fréquence, définissez à quelle fréquence et à quels moments le rapport doit être diffusé, éventuellement limitez le planning de diffusion à une exécution pendant une période de temps définie
    Remarque

    Sous Paramètres avancés, l’option Notification d’échec n’est pas prise en charge.

12. Sélectionnez Envoyer.

    Résultat Le planning de diffusion est activé.

Affichage de rapports

Créer des tableaux de bord

Les tableaux de bord vous permettent d'afficher plusieurs tableaux et/ou graphiques dans une page individuelle et d'utiliser les onglets pour organiser les rapports par sujet et type. Un tableau de bord classique comprend des rapports de haut niveau dans lesquels il est possible d'effectuer un forage descendant pour obtenir des informations plus détaillées, si nécessaire.

1. Ouvrez l'application Rapports .

   La page Parcourir s'ouvre.

2. Sélectionnez Créer > Tableau de bord pour présenter les relations entre plusieurs rapports et graphiques.

   La boîte de dialogue Créer un nouveau tableau de bord s'affiche.

3. Dans le champ Nom du tableau de bord, saisissez un nom pour le tableau de bord.
4. Facultatif. Sélectionnez une mise en forme dans Choisir la mise en page.
5. Sélectionnez Créer. Vous accédez directement au tableau récemment créé.
   Astuce

   Utilisez le panneau Propriétés du tableau de bord pour configurer le tableau de bord.

6. Sélectionnez Rapports.
7. Recherchez ou filtrez les rapports que vous voulez ajouter au tableau de bord puis glissez-déposez les rapports vers la zone de contenu.
   Astuce

   Utilisez le panneau Propriétés du rapport pour configurer le rapport.

8. Facultatif. Pour ajouter d'autres éléments, tels que du texte, des graphiques et des vignettes au tableau de bord, utilisez les options disponibles dans la barre latérale gauche.
9. Facultatif. Pour créer un sous-onglet, sélectionnez + Créer un sous-onglet en haut à gauche.
10. Facultatif. Pour prévisualiser le tableau de bord avant de le publier, sélectionnez Mode Aperçu en haut à droite.
11. Enregistrez le tableau de bord :
    1. Sélectionnez Publier, saisissez un nom et une description pour le tableau de bord, et indiquez le dossier de contenu et le sous-dossier appropriés pour définir l’emplacement de sauvegarde du tableau de bord.
    2. Définir l’accès au tableau de bord
    3. Sélectionnez Enregistrer.

       Résultat Le tableau de bord est désormais disponible aux utilisateurs ayant l’accès approprié.

Créer des présentations

Les présentations affichent des tableaux, des graphiques et du contenu riche, dont des images et des vidéos, dans une série de diapositives. Vous pouvez créer des présentations pour synthétiser les recherches de données, les tendances ou les modèles et présenter les informations aux participants clés.

1. Ouvrez l'application Rapports .

   La page Parcourir s'ouvre.

2. Sélectionnez Créer > Présentation.

   La boîte de dialogue Créer une nouvelle présentation s’affiche.

3. Saisissez un nom pour la présentation et sélectionnez Créer. Vous êtes redirigé vers la présentation récemment créé.
   Astuce

   Utilisez le panneau Propriétés de la présentation pour configurer la présentation.

4. Sélectionnez Rapports.
5. Recherchez ou filtrez les rapports que vous voulez ajouter à la présentation puis glissez-déposez les rapports vers la zone de contenu.
   Astuce

   Utilisez le panneau Propriétés du rapport pour configurer le rapport.

6. Facultatif. Pour ajouter d'autres éléments, tels que du texte, des graphiques et des vignettes à la présentation, utilisez les options disponibles dans la barre latérale gauche.

7. Facultatif. Pour ajouter d’autres diapositives à la présentation, sélectionnez Diapositives > > Nouveau, saisissez un titre et sélectionnez Créer.
8. Facultatif. Pour prévisualiser la présentation avant de la publier, sélectionnez Mode Aperçu en haut à droite.
9. Enregistrer la présentation :
   1. Sélectionnez Publier, assurez-vous d’attribuer un nom et une description à la présentation, et indiquez le dossier de contenu et le sous-dossier appropriés pour définir l’emplacement de sauvegarde de la présentation.
   2. Définissez l’accès à la présentation.
   3. Activez Thème si vous voulez enregistrer la présentation en tant que thème.
   4. Sélectionnez Enregistrer.

      Résultat La présentation est désormais disponible aux utilisateurs ayant l’accès approprié.