アンケートの配布

アンケートを作成し終わったら、これを配布する方法は複数あります。

受信者に表示されるデータを変更する

アンケートをあるレコードから送信したり、統制パフォーマンスや認定の一環として送信したりする場合、テーブルの列からのデータが、アンケートと共に、レコードの詳細として受信者に対して表示されます。すべての受信者（Diligent One を使用しないユーザー）は、レコードデータを表示し、添付ファイルをダウンロードできます。このような情報には以下があります。

  • 補助ファイル（受信者には関連ファイルというラベルが付きます）
  • 現在のレコードからのフィールドにおける添付ファイル
  • 他のレコードのフィールドにおける添付ファイル（複数のレコードの 1 つのアンケートが同時に送信されるとき）
  • 前の回答者からのそのアンケートへの添付ファイル（ドラフト回答を含む）

アンケートに表示されるデータと添付ファイルを変更するには、送信するアンケートの設定、アンケートの送信元のテーブルの設定を一部変更する必要があります。

手順 1: 回答者が表示するデータを検討する

アンケートを送信する前に、受信者に表示させたいデータと、表示させたくないデータを検討します。セキュリティやプライバシーに関する懸念、および文脈に特に注意を払います。受信者は、質問内容を理解する十分な文脈が必要ですが、情報が多すぎると混乱が生じたり、意図しない情報を与えたりする可能性があります。

手順 2: アンケートの設定を変更する

  1. リザルト アプリを開きます。
  2. 変更したいアンケートを含む、または含むであろうコレクションを開きます。
  3. 送信したいアンケートを追加または編集します。
  4. ［アンケートの詳細］の下でアンケートを設定する場合には、回答者ビューで［選ばれたレコードのフィールドを表示］を選択します。

    メモ

    ［全レコードのフィールドを非表示］も選択できます。ただし、このようにすると、受信者がアンケートに効果的に回答するために必要な可能性があるコンテキストが削除されます。その上、これによって、アンケートに誰かを招待する電子メールに、フィールドが必ずしも表示されないわけではありません。次の手順でこの変更を行います。

  5. アンケートを保存します。

手順 3: テーブルの設定を変更する

  1. アンケートの送信元であるテーブルを含むコレクションに戻ります。
  2. アンケートの送信元であるテーブルの設定を変更します。
  3. ［電子メールとアンケート レコードの情報］の下でテーブルを設定しますが 、アンケートに含めたいフィールドを選択します。
  4. ［保存］をクリックします。

設定 4: アンケートを配布する

以下のあるレコードからアンケートを送信するまたはアンケートを送信するその他の方法を参照してください。

あるレコードからアンケートを送信する

あるレコードからアンケートを送信して、そのレコードのデータに関する追加情報を収集できます。これは、単一レコードに対して、または複数レコードに対して同時に行うことができます。

個々のレコードの場合

  1. リザルト アプリを開きます。
  2. コレクションの該当するテーブルに移動します。
  3. テーブルでは、アンケートを送信したいレコードをクリックします。画面の右側横で［レコードを処理する］パネルが開きます。パネルの右上隅で上下矢印を使用してレコードをスクロールできます。ただし、左の列を使用してレコードを選択したら、これらの矢印は選択したレコードだけでなく、目に見える全レコードをスクロールします。
  4. パネルの下で［レコード #n を処理する］をクリックします。
  5. ［アンケートの送信］をクリックします。［アンケートの送信］パネルが開きます。
  6. ［受信者］セクションで、アンケートを回答するユーザーを指定します。自分自身を選択すると、電子メールでの招待はなく、アンケートが新しいタブで開きます。
  7. ［アンケート］一覧から、送信するアンケートを選択します。

    メモ

    Oversight 管理職または Contributor ユーザーであるあなたは、テーブルにすでにリンクするアンケートのみを選択できます。

  8. 省略可能。［ファイルを説明に追加する］から、アンケートの送信に添付するための 1 つ以上のサポート ファイルをアップロードします。ファイルは、関連するテーブルの予約された列に含まれます。

    メモ

    セキュリティ上の理由から、Diligent One では、.bat、.com、.dmg、.exe、または.src の拡張子の添付ファイルは受け付けません。

  9. 省略可能。［アンケート電子メール］セクションで、アンケートを送信する際に受信者が受け取る電子メール メッセージをカスタマイズします。
    1. ［電子メールの件名］フィールドに、件名のテキストを入力します。
    2. ［電子メール メッセージ］フィールドに、電子メール メッセージのテキストを入力します。

    メモ

    これは、臨時電子メールのカスタマイズです。ユーザーが提供するテキストは、一度使用されますが、アンケートと一緒に使用される既定のテンプレートには影響を与えません。既定のアンケート用テンプレートのカスタマイズについては、アンケート電子メールのカスタマイズを参照してください。

  10. 次のいずれかを実行します。
    • 自分にアンケートを割り当てている場合は、［開く］をクリックします。そのアンケートがブラウザーの新しいウィンドウで開きます。
    • 指定された受信者にアンケートを送信する場合は、［送信］をクリックします。

    回答は指定されたテーブルに取り込まれ、各質問の回答は個別のフィールドとして定義されます。詳細については、テーブルのアンケートへのリンク作成を参照してください。

一括レコードの場合

  1. リザルト アプリを開きます。
  2. コレクションの該当するテーブルに移動します。
  3. 一括でアンケートを送信するレコードを選択するには、次のいずれかを行います。
    • 表示されているすべてのレコードを処理するには、列の見出しのチェックボックスを選択します。
    • 表示されたレコードのサブセットを処理するには、2 つ以上のレコード選択します。

    画面の右側横で［レコードを処理する］パネルが開きます。パネルの右上隅で上下矢印を使用してレコードをスクロールできます。ただし、これらの矢印は選択したレコードだけでなく、目に見える全レコードをスクロールします。

  4. ［レコードを処理する］パネルの下で、［n 件のチェック済みレコードを処理］をクリックします。［テーブル ビュー］では選択されたレコードのみが表示され、実行する一括処理のアクションの対象であるレコードを確認できます。［レコードを処理する］パネルで［すべてのレコードに戻る］をクリックしてこのレビューを終了できます。
  5. ［アンケートの送信］をクリックします。［アンケートの送信］パネルが開きます。
  6. ［受信者］セクションで、アンケートを回答するユーザーを指定します。すべてのレコードに自分自身と 1 つのアンケートを選択すると、電子メールでの招待はなく、アンケートが新しいタブで開きます。
  7. ［アンケート］一覧から、送信するアンケートを選択します。

    メモ

    Oversight 管理職または Contributor ユーザーであるあなたは、テーブルにすでにリンクするアンケートのみを選択できます。

  8. 省略可能。［ファイルを説明に追加する］から、各アンケートの送信に添付するための 1 つ以上のサポート ファイルをアップロードします。ファイルは、関連するテーブルの予約された列に含まれます。

    メモ

    セキュリティ上の理由から、Diligent One では、.bat、.com、.dmg、.exe、または.src の拡張子の添付ファイルは受け付けません。

  9. 以下のいずれかを選択します。
    • レコード当たりアンケート 1 つ 受信者は、選択される各レコードにつきアンケート 1 つに回答する必要があります。各回答は、個々のレコードに個別に記録されます。
    • すべてのレコードにアンケート 1 つ 受信者はアンケート 1 つに回答する必要があります。単一の回答がすべての選択されたレコードに記録されます。
  10. 省略可能。［アンケート電子メール］セクションで、アンケートを送信する際に受信者が受け取る電子メール メッセージをカスタマイズします。
    1. ［電子メールの件名］フィールドに、件名のテキストを入力します。
    2. ［電子メール メッセージ］フィールドに、電子メール メッセージのテキストを入力します。

    メモ

    これは、臨時電子メールのカスタマイズです。ユーザーが提供するテキストは、一度使用されますが、アンケートと一緒に使用される既定のテンプレートには影響を与えません。既定のアンケート用テンプレートのカスタマイズについては、アンケート電子メールのカスタマイズを参照してください。

  11. 次のいずれかを実行します。
    • 自分にアンケートを割り当てている場合は、［開く］をクリックします。そのアンケートがブラウザーの新しいウィンドウで開きます。
    • 指定された受信者にアンケートを送信する場合は、［送信］をクリックします。

アンケートを調査として送信する

調査は、アンケートへの回答を格納するテーブルです。アンケートを既知の受信者のリストに送信することも、あるいは未知の回答者が回答できるように匿名のリンクを配信することもできます。個々の回答は調査にレコードとして格納されます。ユーザーはこれらのレコードを処理したり、それらについて報告したりすることができます。

作業を開始する前に

アンケートを調査として展開する前に、以下を行う必要があります。

  1. アンケートを作成し、これに質問を追加する アンケートの作成を参照
  2. 調査テーブルを作成する テーブルの操作を参照

受信者に表示されるデータ

イベント レポート テーブルからアンケートを送信すると、アンケートがフィールドを表示するよう設定されていたとしても、回答者には特定のフィールド情報が表示されません。

配信オプション

調査のアンケートは、電子メール アドレスに、または匿名のリンクとして配布できます。

電子メールアドレス

アンケートへのセキュアな一意のリンクが記載された電子メールの送信先となる非 Diligent One ユーザーなどの既知の受信者のリストを指定します。回答者は一度しか回答できません。また、あなたは回答の進捗状況を追跡することができます。

メモ

組織のメンバーである関連する Diligent One アカウントを持つ回答者は、調査を完了するリンクをクリックするときに認証する必要があります。

匿名のリンク

Web フォームなどの中央にあるロケーションにある単一のセキュアなリンクを回答者候補からアクセスできるようにします。回答者はこのリンクをクリックすることでアンケートにアクセスします。また、あなたがこのリンクを無効にするまで、回答者はアンケートに何回でも回答できます。回答は匿名で行われるため、あなたは回答の進捗状況を追跡することができません。

［調査の配布］をクリックすると、無記名のリンクはこれを無効にするまで残ります。

調査の配布

メモ

リザルト管理者、Professional 部門長、および Professional ユーザーのみがこのタスクを完了できます。

  1. リザルト アプリを開きます。
  2. 調査を含むコレクションに進みます。
  3. 調査名の下の、［調査を配信］をクリックします。

    メモ

    代わりに［質問を追加］ボタンが表示された場合、リンク先のアンケ－トに質問がないことになります。イベントレポートを配信する前に質問を追加します。

  4. 次の方法のいずれかを使用して調査を配布します。
    • 回答者の候補にアクセスさせる匿名のリンクを入手するには、そのリンクをコピー して配布先に貼り付けます。

      メモ

      配信リンクへと進むと、独自の URL を持つ調査の一意のインスタンスにリダイレクトされます。コレクションページから直接コピーしたリンクは、必ず配布してください。配布リンクをクリックした後に表示される URL は共有しないでください。

    • 調査を既知の回答者に送信する場合は、［送信先の受信者］フィールドに、カンマ、スペース、または改行で区切られた電子メール アドレスのリストを入力し、［送信］をクリックします。

回答の進捗状況の追跡

  1. リザルト アプリを開きます。
  2. 調査を含むコレクションに進みます。
  3. 調査名の下の、［調査を配信］をクリックします。
  4. ［追跡］タブをクリックします。回答済みメッセージは、調査に回答を送信した受信者の横に表示されます。保留中のメッセージは、調査に回答を送信していない受信者の横に表示されます。
  5. 省略可能。調査に回答するように受信者に通知するには、［再送信］をクリックします。

匿名のリンクの非アクティブ化

  1. リザルト アプリを開きます。
  2. 調査を含むコレクションに進みます。
  3. 調査名の下の、［調査を配信］をクリックします。
  4. ［非アクティブ化］をクリックします。新しいリンクが生成され、元のリンクはそれが配布されたすべての場所において無効になります。回答者は元のリンクをクリックしても、今後、調査にアクセスすることはできません。

アンケートをイベント レポートとして送信する

イベントレポートは、アンケートへの回答を格納するテーブルです。未知の回答者が回答するための匿名のリンクを配信することで、アンケートを送信できます。個々の回答はイベントレポートにレコードとして格納されるので、これらのレコードを処理したり、レポートしたりすることができます。

メモ

リザルト管理者、Professional 部門長、および Professional ユーザーのみがこのタスクを完了できます。

作業を開始する前に

アンケートを配布する前に、以下を行う必要があります。

受信者に表示されるデータ

イベント レポート テーブルからアンケートを送信すると、アンケートがフィールドを表示するよう設定されていたとしても、回答者には特定のフィールド情報が表示されません。

イベント レポートの配布

イベント レポートをアンケートにリンクすると、イベント レポートを配布できます。

  1. リザルト アプリを開きます。
  2. イベントレポートを含むコレクションに進みます。
  3. イベントレポート名の下で、［イベントレポートの配信］をクリックします。無記名のリンクは、これを無効にするまで残ります。

    メモ

    代わりに［質問を追加］ボタンが表示された場合、リンク先のアンケ－トに質問がないことになります。イベントレポートを配信する前に質問を追加します。

  4. 回答者の候補にアクセスさせる匿名のリンクを入手するには、そのリンクをコピー して配布先に貼り付けます。

    メモ

    配信リンクへと進むと、独自の URL を持つイベント レポートの一意のインスタンスにリダイレクトされます。コレクションページから直接コピーしたリンクは、必ず配布してください。配布リンクをクリックした後に表示される URL は共有しないでください。

匿名のリンクの非アクティブ化

  1. リザルト アプリを開きます。
  2. イベントレポートを含むコレクションに進みます。
  3. イベントレポート名の下で、［イベントレポートの配信］をクリックします。無記名のリンクは、これを無効にするまで残ります。
  4. 既存の匿名のリンクを非アクティブ化するには、［非アクティブ化］をクリックします。新しいリンクが生成され、元のリンクはそれが配布されたすべての場所において無効になります。回答者は、元のリンクをクリックしても、イベント レポートにアクセスすることはできません。

アンケートを送信するその他の方法

これらの機能を使用する場合は、［評価の調査］、［統制パフォーマンス］、または［認定］の一環としてアンケートを配布することもできます。