Por qué han cambiado los datos en su proyecto o marco

A medida que su proyecto o marco evolucionan o después de archivar o eliminar temporalmente un proyecto, puede notar cambios estructurales o de terminología. Incluso puede notar que faltan datos. Estos cambios provienen de varios lugares.

• Actualizaciones que realiza en los tipos de proyectos asociados con un proyecto o marco
• Clonación e importación de elementos.
• Sincronización de elementos entre proyectos y marcos
• Cambios intencionales realizados a través de Diligent One o la API

Actualización de los tipos de proyectos

Cada proyecto o marco tiene un tipo de proyecto asociado. Los tipos de proyectos definen la estructura de un proyecto o marco, incluida la terminología utilizada en el proyecto o marco.

Creación y actualización de los tipos de proyectos

Si se le ha asignado el privilegio de administrador del proyecto o de administrador de tipos de proyectos, puede crear un tipo de proyecto para admitir una estructura y un flujo de trabajo personalizados del proyecto o marco.

También puede actualizar los tipos de proyectos predeterminados y existentes para:

• personalizar los términos para alinearlos con la terminología preferida de su organización
• mostrar u ocultar fichas o campos para alinearse con los requisitos del flujo de trabajo de su organización
• agregar, actualizar y eliminar campos personalizados
• configurar frecuencias de notificación de los recordatorios
• cambiar el tipo de proyecto a un tipo de proyecto diferente

¿Dónde se aplican mis actualizaciones?

Las actualizaciones que realice a un tipo de proyecto se aplican a todos los siguientes asociados:

• proyectos activos
• proyectos archivados
• proyectos eliminados temporalmente
• marcos

Espere. ¿Los proyectos archivados no son de solo lectura?

Proyectos archivados son de solo lectura en su mayor parte, pero la actualización de un tipo de proyecto asociado con un proyecto archivado es una excepción a esta regla. Cualquier actualización a las entidades también es una excepción a esta regla.

Si archiva un proyecto y posteriormente realiza cambios en el tipo de proyecto asociado con el proyecto, los cambios también se aplican al proyecto archivado.

Cómo prevenir actualizaciones a proyectos archivados

Si necesita preservar un proyecto archivado y desea evitar nuevas actualizaciones, haga lo siguiente:

1. No realice más actualizaciones al tipo de proyecto asociado con su proyecto archivado.
2. Crear un nuevo tipo de proyecto.
3. Cree nuevos proyectos y/o aplique el nuevo tipo de proyecto a sus proyectos activos.

Resultado Su proyecto archivado y los proyectos activos ahora tienen diferentes tipos de proyectos. Esto asegura que las actualizaciones que realice al tipo de proyecto asociado con sus proyectos activos no afectarán sus proyectos archivados.

¿Qué sucede si actualizo un tipo de proyecto?

El impacto en los proyectos activos, proyectos archivados, proyectos eliminados temporalmente y marcos depende del tipo de actualización que realice al tipo de proyecto asociado.

Actualizar	Impacto
Personalización de un término	El nuevo término se muestra en todos los proyectos activos asociados, proyectos archivados, proyectos eliminados temporalmente y marcos. El término también se muestra en reportes generados a partir de las aplicaciones Proyectos y Marcos. Nota Los términos personalizados para proyectos y marcos no se reflejan en Diligent HighBond para iOS o Android.
Activación de una ficha o campo	La ficha o campo se muestra en todos los proyectos activos asociados, proyectos archivados, proyectos eliminados temporalmente y marcos. Se conserva toda la información que ingresó previamente. Los reportes muestran todos los datos ingresados, independientemente de si la ficha/campo está activado. Nota La activación de una ficha o campo en la aplicación Proyectos no tiene ningún impacto en la aplicación Reportes. Como las Vistas están predefinidas en la aplicación Reportes, todas las fichas y campos están disponibles automáticamente, independientemente de si están activados.
Desactivación de una ficha o campo	La ficha o campo se oculta en todos los proyectos activos asociados, proyectos archivados, proyectos eliminados temporalmente y marcos. Se conserva toda la información que ingresó previamente. Los reportes muestran todos los datos ingresados, independientemente de si la ficha/campo está desactivado. Nota La desactivación de una ficha o campo en la aplicación Proyectos no tiene ningún impacto en la aplicación Reportes. Como las Vistas están predefinidas en la aplicación Reportes, todas las fichas y campos están disponibles automáticamente, independientemente de si están desactivados.
Agregar un campo personalizado	El nuevo campo se sgrega a todos los proyectos activos asociados, proyectos archivados, proyectos eliminados temporalmente y marcos.
Actualización de un campo personalizado	La actualización se aplica a todos los proyectos activos asociados, proyectos archivados y marcos. Si actualizó una opción de una lista desplegable u opción múltiple asociada con el campo personalizado, se conservan los valores de campo previamente definidos. Sin embargo, en el futuro, solo se puede seleccionar el valor de elección actualizado.
Eliminación de un campo personalizado	El campo personalizado se quita de todos los proyectos activos asociados, proyectos archivados, proyectos eliminados temporalmente y marcos. ¡Precaución! La eliminación de un campo personalizado quita permanentemente el campo. Una vez quitado, no se puede restaurar estos datos.
Configuración de notificaciones de recordatorio	La actualización se aplica a todos los proyectos activos asociados y marcos. La configuración de notificaciones de recordatorio no se aplica a proyectos archivados. Si archiva un proyecto, las notificaciones de recordatorio dejan de enviarse.
Cambio del tipo de proyecto a un tipo de proyecto diferente	El nuevo tipo de proyecto se aplica a todos los proyectos activos asociados, proyectos archivados, proyectos eliminados temporalmente y marcos. Solo puede cambiar el tipo de proyecto de un proyecto o marco a un tipo de proyecto que pertenezca al mismo flujo de trabajo (control interno o plan de trabajo). ¡Precaución! Al cambiar el tipo de proyecto, se quitan de forma permanente los datos asociados con los siguientes elementos: controladores de evaluación factores de calificación de riesgo personalizados campos de fecha personalizados atributos personalizados Una vez quitados, no podrá restaurar ninguno de estos elementos del proyecto.

Desactivación o eliminación de tipos de proyectos

Si ya no desea utilizar un tipo de proyecto, puede desactivarlo o eliminarlo.

• Si el tipo de proyecto está asociado con proyectos o marcos activos, archivados o temporales, no puede eliminar el tipo de proyecto. Sin embargo, puede desactivarlo para evitar que se asocie con proyectos futuros.

  Si desea obtener más información, consulte Desactivar un tipo de proyecto

• Si el tipo de proyecto no está asociado con ningún proyecto o marco actual, puede eliminarlo.

  Si desea obtener más información, consulte Eliminar un tipo de proyecto

Clonación e importación de elementos.

La clonación e importación de elementos también puede afectar proyectos activos, proyectos archivados y marcos. La forma en que se copian los elementos se basa en si los tipos de proyectos asociados con el proyecto/marco son diferentes o iguales.

Cómo se copian los elementos cuando los tipos de proyectos son diferentes

Cuando clona o importa un elemento, si el proyecto/marco de destino tiene un campo obligatorio en blanco, se elige el primer valor disponible del campo requerido.

Elementos que se copian únicamente cuando los tipos de proyectos son iguales

Los siguientes elementos se copian solo si el tipo de proyecto del proyecto de origen y el proyecto de destino es el mismo:

• controladores de evaluación y medidas enlazadas
• factores de calificación de riesgo personalizados
• campos de fecha personalizados
• atributos personalizados

Si el tipo de proyecto del proyecto/marco de origen y el proyecto/marco de destino no son iguales, solo se copian los valores de campo de los elementos anteriores.

Más ayuda

Si desea obtener más información sobre clonación e importación, consulte los siguientes temas:

• Clonación e importación de objetivos
• Importación de narraciones
• Importación de riesgos
• Importación de procedimientos o controles
• Propagar proyectos

Sincronización de proyectos y marcos

La importación de un elemento de un marco a un proyecto crea un enlace entre el elemento en el marco y el elemento en el proyecto. Este enlace puede experimentar cambios de datos no deseados en dos casos.

• El cambio o la actualización del tipo de proyecto de un marco puede hacer que los elementos no estén sincronizados en el proyecto.
• La realización de cambios tanto en el marco como en el proyecto, luego la sincronización de los datos y la sobrescritura de los cambios más recientes en el destino de sincronización.

Mejores prácticas

Si necesita sincronizar proyectos con marcos:

• Asegúrese de que tanto el marco de origen como el proyecto de destino tengan los atributos y campos personalizados que necesita. El tipo de proyecto del marco y el proyecto pueden ser diferentes. Sin embargo, para una experiencia de sincronización óptima, los dos tipos de proyectos deberían contener los atributos y campos personalizados que necesita.

• Para evitar cambios no intencionales o pérdidas de datos, inspeccione cuidadosamente el resultado previsto de cada sincronización antes de continuar.

Escenario de ejemplo

En los dos escenarios siguientes, el control se marca como no actualizado en el proyecto hasta que usted sincronice los cambios con el marco.

Escenario 1	Escenario 2
Importa un control de un marco a un proyecto. Actualiza un atributo del control personalizado en el marco. Cambia el tipo de proyecto del marco.	Importa un control de un marco a un proyecto. Actualiza un atributo del control personalizado en el marco. Quita un atributo del control personalizado del tipo de proyecto del marco.

Cambios intencionales

A veces, los datos se modifican o eliminan intencionalmente a través de Diligent One o mediante la API de Diligent One. Puede investigar esto más a fondo a través del registro de actividad.