Corrección y reporte de excepciones
Solamente el identificar las excepciones en los datos no significa que se haya resuelto el problema. Si está insumiendo gran parte de su tiempo en perseguir a las personas para que realicen acciones correctivas, los problemas de raíz persistirán. Para ser eficientes, las organizaciones necesitan la capacidad de automatizar las acciones correctivas y el monitoreo de las excepciones, y presentar una historia de los datos que movilice la acción para gestionar mejor el riesgo. En este artículo, analizamos cómo automatizar un flujo de trabajo de acciones correctiva y visualizar datos utilizando la aplicación Resultados.
Este artículo se basa en los ejemplos ilustrados en Creación de un script para automatizar un proceso de negocio y Programación de un análisis.
¿Qué significa aplicar acciones correctivas y reportar excepciones?
La aplicación de acciones correctivas a las excepciones implica la identificación y administración de las señales de advertencia y la recopilación de información de los encuestados para contextualizar los datos. El reportar las excepciones incluye la visualización de los datos para resaltar tendencias, patrones o valores atípicos.
¿Dónde puedo aplicar acciones correctivas y reportar excepciones?
Puede corregir y reportar excepciones utilizando la aplicación Resultados.
La visión general
Puede tomar un script de estudio analítico que creó en Analytics y cargarlo en Robots para ejecutar el script de forma automática. Un robot puede realizar una tarea para ejecutar un análisis y exportar datos de excepción a Resultados.
En Resultados, puede automatizar un flujo de trabajo de acciones correctivas mediante cuestionarios y disparadores. Luego, puede utilizar Storyboards para visualizar datos:
- Cuestionarios se utilizan para contextualizar datos y las respuestas se almacenan en tablas.
- Disparadores automatizan el flujo de trabajo de acciones correctivas de su organización ejecutando un conjunto de acciones basadas en los datos de los registros en las tablas o umbrales de medidas que usted defina.
- Storyboards presenta los resultados de los datos utilizando visualizaciones múltiples, que se basan en los datos de registros en las tablas de Resultados.
Pasos
¿Listo para una visita guiada?
Echemos un vistazo más de cerca a estas características en el contexto.
1. Automatizar acciones correctivas y monitoreo
Resultados lo ayuda a automatizar el flujo de trabajo de acciones correctiva de su organización cuando investiga posibles asuntos. Mediante una combinación de cuestionarios y disparadores, puede administrar una gran cantidad de asuntos potenciales e identificar y priorizar aquellos que necesitan atención inmediata.
Configurar un entorno para procesar registros
Cada tabla en Resultados incluye una vista predeterminada para procesar registros. También puede crear vistas adicionales de los datos en la tabla de origen subyacente. Esto le permite organizar y aislar datos en función de diferentes dimensiones o categorías y presentar a otros usuarios una vista preconfigurada que pueden utilizar para procesar registros.
Vea un ejemplo
Ejemplo
Escenario
Usted desea que la persona que revisa las excepciones tenga toda la información necesaria para tomar las decisiones apropiadas. También desea que ciertas banderas rojas de las transacciones les sean visibles inmediatamente cuando revisan las excepciones.
Proceso
Tema de ayuda Vista de los datos de la tabla
Primero, abra la tabla Empleados por encima de su límite mensual en Resultados y configure la vista de tabla para mostrar los siguientes campos:
- Estado
- COUNT
- nombre del empleado
- importe de la transacción
Luego, usted aplica el formato condicional a las columnas Estado e Importe de la transacción. Finalmente, usted guarda la vista y la denomina Infracciones a las tarjeta de compra de empleados.
Resultado
Ha configurado una vista preconfigurada a la que otros usuarios pueden acceder cuando procesan registros:
Crear cuestionarios
Los cuestionarios se utilizan para recopilar información de los encuestados y contextualizar los datos. Cada colección puede tener uno o más cuestionarios que usted implementa como mecanismos de seguimiento cuando se corrigen registros. Las respuestas se capturan en la tabla especificada con cada pregunta definida como una columna distinta.
Consejo
La colección de Plantillas de cuestionarios contiene una variedad de cuestionarios preconstruidos que usted copia y utiliza como punto de partida. Cada plantilla de cuestionario se relaciona con diferentes segmentos de la industria y está prerrellenada con una serie de preguntas.
Vea un ejemplo
Ejemplo
Escenario
Actualmente, los datos de excepción se exportan de Analytics a Resultados en un programa mensual automatizado. Necesita una forma de comunicarle al gerente de finanzas de su organización que hay nuevas excepciones disponibles para revisar. El gerente de finanzas puede entonces decidir si se requiere o no un seguimiento adicional.
Si el gerente de finanzas decide que una excepción requiere seguimiento, debe enviarse un cuestionario al empleado apropiado, solicitando más información sobre las transacciones que se ubican por encima del límite mensual.
Proceso
Tema de ayuda Creación de cuestionarios
Usted crea dos cuestionarios:
- Revisión de excepción de Pcard enviada al gerente financiero de Vandelay para facilitar el proceso de investigación inicial
- Seguimiento de Pcard enviado a los empleados si el gerente de finanzas decide que se requiere más investigación
Revisión de excepción de Pcard
| Pregunta | Tipo de respuesta | Nombre de la columna |
|---|---|---|
| Después de su revisión, ¿esta excepción requiere más investigación? | Opción única | Investigación_más_detallada |
Seguimiento de Pcard
| Pregunta | Tipo de respuesta | Nombre de la columna |
|---|---|---|
| Confirme que ha leído la política de tarjetas de compra de Vandelay y que comprende la sección sobre límites de las transacciones mensuales. | Opción única (Sí/No) |
Declaración_de_política |
| ¿Bajo qué circunstancias se realizaron estas transacciones con las tarjetas de compra (Pcard)? | Párrafo | Circunstancias |
| ¿Su gerente preaprobó estas transacciones? Vamos a realizar un seguimiento de ellas para confirmar. | Opción única (Sí/No) |
Aprobación_del_gerente |
| Adjunte aquí la documentación de apoyo | Adjunto | Documentación_de_apoyo |
Resultado
Las preguntas que agregó a los dos cuestionarios recién creados se muestran como columnas distintas en la tabla Empleados por encima de su límite mensual. Cuando las personas responden a los cuestionarios, sus respuestas se guardan junto con la información del registro original.
Crear disparadores
Puede crear disparadores para automatizar el flujo de trabajo de su organización definiendo un conjunto de acciones que se ejecutan automáticamente cuando se produce un cambio específico. Los disparadores se asocian con tablas individuales y se pueden configurar para los cambios de registros o umbrales de las medidas.
Vea un ejemplo
Ejemplo
Escenario
Desea automatizar el siguiente flujo de trabajo de acciones correctivas:
- El gerente de finanzas recibe un cuestionario (Revisión de excepciones de Pcard) que le solicita revisar las nuevas excepciones y decidir si se requiere un seguimiento adicional.
- Si el gerente de finanzas decide que una excepción requiere seguimiento, debe enviarse un cuestionario (Seguimiento de Pcard) al empleado apropiado, solicitando más información sobre las transacciones que se ubican por encima del límite mensual.
- Si no se recibe una respuesta en siete días, el cuestionario (Seguimiento de Pcard) debe enviarse nuevamente al empleado.
- Cuando un empleado envía su cuestionario Seguimiento de Pcard, el gerente de finanzas debería ser notificado.
Proceso
Tema de ayuda Crear un disparador
Usted crea los siguientes factores disparadores:
| Nombre del disparador | Condiciones | Acciones |
|---|---|---|
| Enviar el cuestionario de revisión de excepciones de Pcard al gerente de finanzas |
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| Cerrar la investigación de la excepción de Pcard |
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| Enviar cuestionario de seguimiento de Pcard al empleado |
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| Vuelva a enviar el seguimiento de Pcard al empleado después de siete días sin respuesta |
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| Notificar al gerente de finanzas cuando el empleado envíe el cuestionario. |
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Resultado
Los disparadores están configurados para notificar y enviar cuestionarios a las personas adecuadas y actualizar los estados de los registros cuando se cumplen las condiciones. Las acciones son automatizadas y todo el flujo de trabajo se administra a través de Resultados, sin sistemas externos ni cuellos de botella con los que lidiar.
Monitorear indicadores claves con medidas
Las medidas monitorean los datos en una sola columna a lo largo de un período usando una función agregada como el promedio, recuento o porcentaje del total. Cuando configura una medida, también establece disparadores con condiciones de umbral que prueban el valor del cálculo. Cuando alguna de estas condiciones se evalúa como verdadera, el valor de cálculo del disparador cambia y se ejecutan todas las acciones asociadas.
Vea un ejemplo
Ejemplo
Escenario
Ahora que tiene algo de experiencia en la creación de disparadores, está interesado en ver si puede crear un disparador para rastrear los indicadores de falla de control de manera automatizada. Si los controles de Pcard están fallando, desea poder notificar al interesado correspondiente.
Proceso
Temas de ayuda
Primero, crea una medida llamada Contar empleados por encima de su límite mensual. Luego, agrega un disparador para notificar al gerente de cumplimiento cuando el recuento de la medida es mayor que 0:
Resultado
Se guarda la configuración de la medida y del disparador. El disparador notifica al gerente de cumplimiento que se investigue cuando se supera el umbral de la medida, lo que indica que el control está fallando.
2. Visualizar datos
Las visualizaciones de datos son fundamentales para ayudar a las personas a comprender la información que se esconde dentro de los datos. Colocar los datos en contexto visual ayuda a poner de manifiesto patrones, tendencias y correlaciones que, de otro modo, podrían pasar desapercibidos. Las tendencias y los patrones de los datos quedan mejor demostrados en el contexto de medidas y objetivos más amplios. Al presentar en contexto las visualizaciones de los datos, la información que surge de los datos es mejor y los interesados pueden sacar conclusiones más claras.
Vea un ejemplo
Ejemplo
Escenario
Ahora que ha automatizado el flujo de trabajo de acciones correctiva de las excepciones, está listo para analizar los resultados y compartir los hallazgos con las partes interesadas claves.
Proceso
Tema de ayuda Visualización de los datos de una tabla en gráficos
Se crean las siguientes visualizaciones:
- Infracciones de empleados en revisión (gráfico circular) brinda visibilidad del estado de las excepciones de Pcard
- Total de transacciones por ubicación (gráfico de barras apiladas) proporciona visibilidad del gasto de Pcard por ubicación
- Gráfico de comerciantes por total y recuento de transacciones (diagrama de árbol) proporciona visibilidad del gasto en transacciones de Pcard por comerciante
Resultado
Puede visualizar y resumir el análisis utilizando tres gráficos:
| Gráfico circular | Gráfico de barras apiladas | Diagrama de árbol (treemap) |
|---|---|---|
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3. Presentar una historia de los datos
Los storyboards proporcionan una vista macro sobre una colección más grande de incidentes similares con el fin de determinar tendencias y analizar el origen de los asuntos sistémicos. Para los incidentes frecuentemente recurrentes, los storyboards se pueden utilizar para realizar reportes sobre el portafolio de incidentes como un todo.
Vea un ejemplo
Ejemplo
Escenario
Ha estado ocupado creando visualizaciones y medidas para comunicar las excepciones del programa Pcard. Ahora, desea reunir el análisis en un storyboard para contar la historia de los datos.
Necesita una forma de compartir los resultados con todas las personas necesarias en su organización. Es fundamental compartir esta información con el programa Pcard y las partes interesadas en el cumplimiento pero no todos en su organización tienen acceso a Resultados.
Proceso
Temas de ayuda
Primero, crea un storyboard e incluye la vista de tabla, la medida y los gráficos que creó anteriormente en el storyboard. Luego, comparte un enlace anónimo al storyboard con las partes interesadas apropiadas.
Resultado
El storyboard muestra múltiples visualizaciones y contenido de texto en una única plataforma de comunicación. Los gerentes y otras partes interesadas pueden utilizar esta información para detectar patrones o tendencias, analizar el origen de los asuntos del sistema y desarrollar procesos comerciales más eficientes y efectivos.
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