Gérer les notifications par e-mail de Diligent One
Par défaut, les utilisateurs reçoivent des notifications par e-mail des applications Diligent One lorsque des actions ou des modifications spécifiques sont exécutées. Vous pouvez désactiver les notifications par e-mail si vous le souhaitez.
Les utilisateurs qui indiquent ne pas avoir reçu de notifications par e-mail doivent vérifier leur filtre anti-spam. Les notifications par e-mail sont envoyées par notifications@highbond.com à moins que votre organisation n'ait configuré un émetteur spécifique. Pour plus d’informations, consultez la section Configurer un expéditeur d’e-mail spécifique.
Applications
Les applications dont vous disposez dépendent de l'édition de Diligent One (standard ou premium) que vous utilisez et de l'achat ou non d'applications complémentaires par votre organisation.
Pour plus d’informations, consultez la section Abonnements, éditions et fonctionnalités.
Langage d'e-mail
Lorsqu'un e-mail est envoyé à une adresse appartenant à un utilisateur, le contenu de l'e-mail s'affiche dans les paramètres de langue de l'utilisateur. Lorsqu'un e-mail est envoyé à une adresse e-mail n'appartenant pas à un utilisateur, le contenu de l'e-mail s'affiche avec les paramètres de langue par défaut de l'organisation.
Désactiver les notifications par e-mail
Vous pouvez désactiver les notifications par e-mail que vous recevez de Diligent One dans la barre de lancement. Désactiver les notifications par e-mail suspend l'envoi de toutes les notifications automatisées.
Désactiver les notifications par e-mail ne concerne pas les questionnaires dans l'application Résultats car l'e-mail constitue le seul moyen de répondre.
- Connectez-vous à la barre de lancement (www.highbond.com).
- Si votre entreprise utilise plusieurs organisations dans la barre de lancement, assurez-vous que l’organisation appropriée est active ou sélectionnez l’organisation qui convient dans la liste déroulante.
- Sélectionnez
Paramètres du profil. - Activez ou désactivez les notifications de n’importe quelle application Diligent One incluse dans Notifications par e-mail. Les modifications sont enregistrées automatiquement.
Informations détaillées
E-mails de la barre de lancement
Des e-mails sont envoyés depuis la Barre de lancement pour informer les utilisateurs sur :
- leur(s) activation(s) de compte
- les modifications apportées à leur compte
- leur ajout en tant que propriétaire de groupe
Les organisations ayant SSO activé ne reçoivent pas certains e-mails.
Les utilisateurs qui appartiennent à une organisation où SSO est activé ne reçoivent pas d'e-mails d'invitation et d'activation. Lorsque le SSO est activé, les utilisateurs peuvent simplement se connecter à la Barre de lancement en accédant à www.highbond.com, en cliquant sur Connectez-vous à un domaine personnalisé, puis en indiquant le domaine personnalisé qui leur a été affecté.
Liste des notifications par e-mail de la Barre de lancement
| Type de notification | Objet de l'e-mail | Occurrence de l'e-mail | Admin système | Utilisateur |
|---|---|---|---|---|
| Activation du compte |
Activer votre compte |
Lorsque votre compte Diligent One est créé | ||
| Connectez-vous pour commencer | Lorsque vous activez votre compte Diligent One | |||
|
Connectez-vous à votre compte |
Lorsque votre organisation est disponible pour la première fois dans la Barre de lancement ou lorsque vous avez été invité en tant qu'utilisateur à une organisation de la Barre de lancement. | |||
| Modifications de compte |
Modifications de votre compte |
|
||
| Modifications apportées à votre e-mail |
|
|||
| Modification du mot de passe |
Réinitialisez votre mot de passe |
Lorsque vous faites une requête de changement de mot de passe. | ||
| Ajout en masse d'utilisateurs |
Utilisateurs ajoutés à NomOrganisation |
Lorsqu'un admin système a ajouté des utilisateurs en masse à la barre de lancement. | ||
| Corriger les erreurs pour ajouter les utilisateurs restants | Lorsqu'un admin système a chargé des utilisateurs en masse dans la barre de lancement, mais tous les utilisateurs n'ont pas été ajoutés correctement. | |||
| Groupes | Gérer les membres de votre groupe | Lorsque vous êtes ajouté comme propriétaire du groupe, ce qui vous permet de gérer l'accès utilisateur à plusieurs ressources dans Diligent One | ||
| NomGroupe est désormais désactivé. | lorsqu'un admin système désactive un groupe et vous êtes le propriétaire du groupe. | |||
| NomGroupe est désormais activé | lorsqu'un admin système active un groupe et vous êtes le propriétaire du groupe. |
= Reçoit une notification par e-mail
= ne reçoit pas de notification par e-mail
E-mails de Stratégie
Dans l'application Stratégie, vous pouvez vous abonner aux secteurs opérationnels et aux objectifs stratégiques identifiés dans votre carte Stratégie pour recevoir des mises à jour sur les risques. Une fois abonné, vous recevez un e-mail récapitulatif quotidien de Diligent One à 00:00 UTC. Tous les utilisateurs de Stratégie qui se sont abonnés aux mises à jour reçoivent l'e-mail.
Quand l'e-mail récapitulatif quotidien est-il envoyé ?
L'e-mail est envoyé dans les cas suivants :
- Un nouveau commentaire est posté.
- Un fichier est joint à un risque.
- Les scores de risque inhérent (automatisés via des pilotes d'évaluation) évoluent.
- Un pilote d'évaluation a été désactivé suite à une erreur.
Exemple
Inscription aux mises à jour par e-mail
Scénario
Un directeur s'abonne au secteur opérationnel EMEA (Europe, Moyen-Orient et Afrique). Un membre du personnel effectue un commentaire et joint un nouveau document au risque associé au secteur opérationnel EMEA.
Résultat
Le directeur reçoit l'e-mail récapitulatif quotidien qui :
- enregistre le nouveau commentaire et le fichier associé au risque
- fournit un lien au risque mis à jour dans Stratégie
S'inscrire aux mises à jour par e-mail
- Ouvrez l’application Stratégie.
- Sur la page d’accueil Stratégie, sélectionnez l’onglet Paramètres.
- Si vous êtes un admin Stratégie, la page Utilisateurs s’ouvre.
- Si vous êtes un responsable de la supervision ou un examinateur de la supervision, la page Mes notifications s’ouvre.
- Si vous êtes un admin Stratégie, sélectionnez Mes notifications.
- Pour chaque secteur opérationnel ou objectif stratégique, cochez la case pour vous abonner aux mises à jour sur les risques ou décochez la case pour vous désinscrire de la réception des mises à jour.
- Cliquez sur Mettre à jour. Votre paramètre d’abonnement est enregistré.
E-mails de Projets
Des e-mails sont envoyés depuis Projets pur informer les utilisateurs sur :
- les requêtes, les examens, les tâches, ou les actions affectés
- les changements effectués dans les projets
Configurer la fréquence d'envoi des rappels
Si vous devez envoyer des rappels récurrents à propos des actions et des requêtes, vous pouvez configurer à quelle fréquence les notifications par e-mail doivent être envoyées aux propriétaires et aux personnes en CC.
Vous pouvez envoyer des rappels récurrents selon :
- une planification journalière, hebdomadaire ou mensuelle
- une planification personnalisée basée sur un nombre « x » de jours avant la date d'échéance
Exemple
Configuration de rappels récurrents
Scénario
Vous créez une requête et indiquez la date d'échéance au 3 mai 2019. Vous configurez également vos paramètres de notification comme suit :
- Envoyer des rappels récurrents Toutes les semaines
- Envoyer des rappels avant la date d'échéance 5, 3, 1, vierge, vierge
Résultat
Les e-mails de rappel pour la requête sont envoyés toutes les semaines (tous les lundi) avant le 3 mai 2019. D'autres e-mails de rappel pour la requête sont également envoyés 5, 3 et 1 jours avant la date du 3 mai 2019.
Après le 3 mai, l'envoi des e-mails de rappel se poursuit sur un rythme hebdomadaire jusqu'à ce que la requête soit fermée, supprimée ou affectée à une autre personne. Si la personne à laquelle la requête est affectée est retirée du projet ou si le projet est archivé, l'envoi des e-mails de rappel s'arrête également.
Étapes
-
Sur la page d’accueil de la barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.
Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Projets.
La page d’accueil des Projets s’ouvre.
- Sélectionnez l’onglet Notifications.
- Configurez les champs suivants et sélectionnez Enregistrer :
Champ Par défaut Remarques Envoyer des rappels récurrents Hebdomadaire Sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel dans la liste déroulante pour indiquer la fréquence à laquelle les e-mails de rappel vont être envoyés pour les éléments en attente (actions/requêtes ouvertes ou échues).
L’envoi des e-mails de rappel commence à 00h00 UTC. Rappels hebdomadaires envoyés les lundis et rappels mensuels envoyés le premier jour du mois.
L'envoi des e-mails de rappel pour les actions ou les requête s'effectue avant et après la date d'échéance jusqu'à ce que les éléments soient fermés, supprimés ou affectés à une autre personne. Si la personne à laquelle l'élément est affecté est retirée du projet ou si le projet est archivé, l'envoi des e-mails de rappel s'arrête également.
Envoyer des rappels avant la date d'échéance Sélectionnez cette option afin de définir un programme personnalisé pour les e-mails de notification en fonction du nombre de « x » jours avant la date d'échéance de l'action ou de la requête. Vous pouvez indiquer jusqu'à cinq fréquences de notification personnalisée.
Si la date d'échéance d'une action/requête est dépassée ou si aucune date d'échéance n'est définie, les e-mails de rappel sont envoyés selon la fréquence par défaut (hebdomadaire) ou selon une fréquence de rappel récurrente spécifiée (quotidienne ou mensuelle).
Remarque
Si vous activez uniquement l'envoi régulier d'e-mails de rappel récurrent sans autre rappel planifié « x » jours avant la date d'échéance, Diligent One envoie régulièrement des rappels récurrents avant et après la date d'échéance.
Toutefois, si vous activez ces types de notifications, Diligent One envoie uniquement les rappels selon le calendrier personnalisé avant la date d'échéance et envoie uniquement les autres rappels récurrents de manière régulière après la date d'échéance.
Liste des notifications par e-mail
| Type de notification | Objet de l'e-mail | Occurrence de l'e-mail | Rôles qui peuvent recevoir l'e-mail |
|---|---|---|---|
| Réinitialiser le mot de passe utilisateur | Réinitialisez votre mot de passe |
Lorsqu'un admin de projet réinitialise un mot de passe utilisateur Remarque
Les admins de projet peuvent réinitialiser un mot de passe utilisateur à partir de l’application Projets sous Administration système > Gérer les utilisateurs. |
N’importe quel rôle |
| Chargement en bloc | Éléments chargés | Lorsqu'un les risques ou les contrôles sont chargés en bloc dans un projet ou un cadre ou lorsque les problèmes sont chargés en bloc dans un projet | Responsable professionnel |
| Sauvegarder | Téléchargez votre sauvegarde du projet. | Lorsque la sauvegarde d'un projet est terminée | Responsable professionnel |
| Échec de la sauvegarde du projet : essayez à nouveau | Lorsqu'un problème arrive pendant le processus de sauvegarde d'un projet. | Responsable professionnel | |
| Création de projet | Échec de la création du projet : essayez à nouveau | Lorsqu'un problème survient pendant le processus de création d'un projet dans un plan d'assurance |
|
| Projet archivé ou rollforwardé | Projet archivé | Lorsqu'un projet est archivé | Responsable professionnel |
| Échec de l'archivage de NomProjet : essayez à nouveau | Lorsqu'un projet est archivé et qu'un problème survient | Responsable professionnel | |
| Rollforward du projet terminé | Lorsqu'un projet a été rollforwardé | Responsable professionnel | |
| Projet supprimé | Projet supprimé | Lorsqu'un projet est supprimé et sera automatiquement supprimé de manière définitive dans 30 jours |
|
| Importer, cloner et copier | Normes et réglementations importées | Lorsque des normes ou des réglementations sont correctement importées dans une carte de conformité |
|
| Échec de l'importation de la carte de conformité : essayez à nouveau | Lorsque des normes ou des réglementations n'ont pas pu être importées dans une carte de conformité |
|
|
| Échec de l'importation de la bibliothèque de contenu : essayez à nouveau | Lorsqu'un problème survient au cours du processus d'importation de la bibliothèque de contenu |
|
|
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Lorsqu'un problème arrive pendant le processus d''importation, de clonage, de rollforward ou de copie |
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|
| Évaluations automatisées | Mises à jour des évaluations automatiques |
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| Vérifier | NomUtilisateur vous a affecté en tant qu'examinateur. |
Lorsque l'examinateur suivant est affecté pour réviser un des éléments suivants :
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|
| Tâches | NomUtilisateur vous a affecté une tâche | Lorsqu'une tâche vous a été affectée. | N’importe quel rôle |
| NomUtilisateur a commenté une tâche | Lorsqu'une personne publie un commentaire sur une tâche. | N’importe quel rôle | |
|
Fermer une tâche |
Lorsqu'une personne efface une tâche. |
N’importe quel rôle | |
| NomUtilisateur a fermé une tâche | Lorsqu'une personne ferme une tâche. | N’importe quel rôle | |
| Actions, requêtes, certifications et affectations |
NomAssignateur a affecté un élément d'action à NomAssigné |
Lorsque vous êtes affecté pour répondre ou contribuer à une action | Tout le monde (pas uniquement les utilisateurs de Diligent One) |
| NomUtilisateur a mis à jour un élément d'action |
Lorsqu'une personne met à jour une action Cet e-mail est envoyé par le créateur de l'action (Affecté par). Le créateur de l'action ne reçoit pas d'e-mail s'ils ont mis à jour l'action. |
|
|
| NomUtilisateur a commenté un élément d'action |
Lorsqu'une personne enregistre un commentaire sur une action Cet e-mail est envoyé au créateur de l'action, au propriétaire de l'action et aux utilisateurs mis en CC. La personne ayant ajouté le commentaire ne reçoit pas cet e-mail. |
Tout le monde (pas uniquement les utilisateurs de Diligent One) | |
|
Répondre à une requête Remarque
L'objet de cet e-mail est personnalisable. |
Lorsque vous êtes affecté pour répondre ou contribuer à une requête | Tout le monde (pas uniquement les utilisateurs de Diligent One) | |
| NomUtilisateur a mis à jour une requête |
Lorsque quelqu'un met à jour une requête Cet e-mail est envoyé au demandeur. Le demandeur ne reçoit pas d'e-mail s'ils ont mis à jour la demande. |
|
|
| NomUtilisateur a commenté une requête |
Lorsque quelqu'un publie un commentaire sur une demande Cet e-mail est envoyé au demandeur, au propriétaire de la requête et aux utilisateurs mis en CC. La personne ayant ajouté le commentaire ne reçoit pas cet e-mail. |
Tout le monde (pas uniquement les utilisateurs de Diligent One) | |
|
NomUtilisateur vous a affecté à un(e) NomÉlément |
Lorsqu'un utilisateur a été affecté en tant que propriétaire, propriétaire exécutif ou Utilisateur affecté pour un objectif, un contrôle, un test ou un problème publié Lorsqu'un utilisateur a été affecté en tant que Propriétaire pour un problème non publié, et ce problème est ensuite publié. Remarque
Si un problème est affecté puis publié, l'utilisateur ayant un rôle Professionnel ou Superviseur reçoit des notifications en double : une lorsque le problème leur est affecté et une lorsque le problème est publié. L'utilisateur ayant le rôle Collaborateur n'est notifié qu'après la publication du problème.
|
|
|
| Vous êtes affecté en tant que propriétaire de procédure avec x affectation(s) | lorsqu'un utilisateur est affecté en tant que propriétaire de plusieurs contrôles simultanément dans Suivi des contrôles. | N’importe quel rôle | |
| Vous êtes affecté en tant que testeur decontrôle avec x affectation(s). | lorsqu'un utilisateur est affecté en tant qu'utilisateur affecté à plusieurs contrôles simultanément dans Suivi des contrôles. | N’importe quel rôle | |
|
Répondre à NomQuestionnaire |
Lorsqu'une tâche de performance de contrôle est envoyée à une personne en charge d'exécuter un contrôle |
Tout le monde (pas uniquement les utilisateurs de Diligent One) | |
| Répondre à NomEnquête_d'évaluation | Lorsqu'une enquête d'évaluation est envoyée à un propriétaire de contrôle | Tout le monde (pas uniquement les utilisateurs de Diligent One) | |
| NomUtilisateur demande votre certification Note L'objet de cet e-mail est personnalisable. |
Lorsqu'une demande de certification est envoyée à un utilisateur |
Tout le monde (pas uniquement les utilisateurs de Diligent One) | |
| Rappel | Répondre aux éléments d'action |
Lorsque l'état d'une action est « Ouvert », des rappels récurrents sont envoyés en fonction des paramètres configurés |
Tout le monde (pas uniquement les utilisateurs de Diligent One) |
|
Lorsque le statut d'une requête est « Ouvert », des rappels récurrents sont envoyés en fonction des paramètres configurés |
Tout le monde (pas uniquement les utilisateurs de Diligent One) | |
E-mails de Résultats
L'application Résultats envoie des e-mails de notification aux utilisateurs sur :
- les actions déclenchées
- les enregistrements, les questionnaires, les rapports d'évènements et les enquêtes assignés
- les restrictions et les erreurs d'importation des données
Liste des notifications par e-mail
| Objet de l'e-mail | Occurrence de l'e-mail |
|---|---|
| Examiner des enregistrements | Lorsqu'un déclencheur défini pour vous notifier s'exécute. |
| Un déclencheur vous a affecté des enregistrements. | Lorsqu'un déclencheur défini pour vous affecter des enregistrements s'exécute. Si vous ne voulez pas être informé à chaque fois qu'un déclencheur vous affecte un enregistrement, vous ou un admin de Résultats peut modifier ce déclencheur et désactiver la notification par e-mail. |
| NomUtilisateur vous a affecté des enregistrements | Lorsqu'une personne vous affecte des enregistrements. |
|
Répondre à NomQuestionnaire Remarque
L'objet d'e-mail et son contenu sont personnalisables Pour plus d’informations, consultez la section Personnaliser les e-mails de questionnaire. |
Lorsqu'un déclencheur défini pour vous affecter un questionnaire s'exécute. |
| Lorsqu'une personne vous envoie un questionnaire pendant la remédiation des enregistrements. | |
| Lorsque vous êtes un propriétaire de contrôle et une personne vous envoie une enquête d'évaluation depuis Projets. | |
| Lorsqu'une personne vous envoie une enquête. | |
| Échec de l'importation des données dans NomTable : essayez à nouveau | Lorsque Résultats ne peut pas importer les données en fonction des valeurs manquantes ou en conflit qui existent au sein de la clé primaire. |
| Seuil des mesures atteint | Lorsqu'un déclencheur défini pour vous informer qu'un seuil de mesure a été atteint s'exécute. |
e-mails Storyboards
L'application Storyboards envoie des e-mails de notification aux utilisateurs sur les changements d'accès aux storyboards.
| Objet de l'e-mail | Occurrence de l'e-mail |
|---|---|
| NomUtilisateur vous a ajouté à un storyboard | Lorsqu'une personne vous donne accès à un storyboard. |
| NomUtilisateur a partagé votre storyboard | Lorsqu'une personne partage un storyboard que vous avez créé avec un autre utilisateur ou groupe de flux de travail. |
| NomUtilisateur a modifié votre niveau d'accès à un storyboard | Lorsqu'une personne modifie votre niveau d'accès à un storyboard. |
E-mails de Robots
Lorsque vous créez une tâche planifiée dans l'application Robots, vous pouvez choisir d'informer un ou plusieurs utilisateurs spécifiques si la tâche ne s'exécute pas pour quelque raison que ce soit.
Pour obtenir plus d'informations, voir la page Créer et planifier des tâches.
E-mails de Rapports
Des e-mails sont envoyés depuis l'application Rapports lorsque vous partagez un rapport ou un tableau de bord avec une personne ou lorsque vous diffusez un rapport. Pour plus d'informations, consultez les rubriques suivantes :
