Implémenter un programme SOX 404

Scénario

En tant que responsable d'audit SOX, vous possédez deux projets. Vous voulez vous assurer que la terminologie affichée dans les deux projets SOX correspond au lexique préféré de votre organisation.

Processus

Rubrique d'aide Personnaliser les termes, les champs et les notifications

Vous accédez au type de projet Examen Sarbanes-Oxley et configurez les termes suivants dans chaque onglet :

Résultat

Les termes spécifiques sont appliqués aux projets que vous créez et associez au type de projet Examen Sarbanes-Oxley.

Scénario

Pour commencer le processus de centralisation de votre documentation SOX, vous créez deux projets :

• Canada - Examen SOX 2018
• Brésil - Examen SOX 2018

Récemment, vous avez constaté que des risques et contrôles similaires peuvent s'appliquer aux deux projets. Pour commencer la définition de vos projets, vous créez un projet à partir d'un modèle de projet intitulé Modèle d'audit Sarbanes-Oxley (SOX) (Cadre COSO 2013). Vous voulez utiliser ce modèle pour créer un ensemble individuel de risques et de contrôles utilisables dans les deux projets.

Processus

Rubriques d'aide

• Créer des projets
• Utiliser des modèles de projet
• Gérer des informations à l'aide de cadres
• Cloner et importer des objectifs

Vous créez un nouveau cadre intitulé Cadre de contrôle de processus SOX. Ensuite, vous importez les objectifs (qui contiennent les risques et les contrôles) depuis le modèle de projet vers le cadre. Pour finir, vous importez les objectifs du cadre vers chaque projet.

Résultat

Les objectifs, les risques et les contrôles d'un cadre sont liés aux objectifs, aux risques et aux contrôles dans les projets.

Vous pouvez désormais mettre à jour des projets si nécessaire, éventuellement appliquer à nouveau ces mises à jour au cadre ainsi que vous assurez que les mises à jour effectuées au niveau du cadre se propagent aux projets correspondants par synchronisation des projets avec les cadres.

Scénario

Votre organisation comporte différents départements, régions et emplacements. Vous voulez créer des rapports sur des contrôles internes de différents groupes représentatifs de l'activité et permettre aux acteurs de tous les niveaux de l'organisation d'obtenir les informations nécessaires.

Processus

Rubrique d'aide Configurer l'étiquetage des entités

Sous Gérer les entités, vous modélisez votre structure d'entreprise en fonction des départements, des régions et des sites qui sont applicables aux deux projets :

• Canada - Examen SOX 2018
• Brésil - Examen SOX 2018

Résultat

Vous pouvez désormais étiqueter des objectifs significatifs, des risques, des contrôles et des déficiences selon les points de données contextuelles pertinents et permettre le reporting du risque et du contrôle au niveau de ces dimensions.

Scénario

Vous êtes en charge de préparer et de consolider toute la documentation de planification liée au projet Canada - Examen SOX 2018. Vous devez enregistrer ces informations dans le projet afin qu'elles soient référencées ultérieurement.

Processus

Rubrique d'aide Planifier des projets

Commencez par accéder à la page Planification et définissez le contexte, l'objectif et l'étendue du projet. Ensuite, vous ajoutez la documentation justificative à l'aide de la page Fichiers de planification :

Résultat

Les informations de planification sont capturées :

• Contexte En 2002, la législation SOX Act a marqué le début d'un nouvel intérêt pour la conformité au sein de l'entreprise ; elle a imposé aux organisations de fournir des rapports annuels et trimestriels qui certifient l'exactitude de leurs rapports financiers. La SOX Act a été conçue pour renforcer la transparence du reporting financier et normaliser un système de contrôles internes et de soldes. La Section 404 de la SOX impose aux organisations de faire procéder à un audit externe afin d'évaluer et de déclarer l'efficacité des contrôles internes.
• Objet / Objectif L'organisation s'est engagée à adopter SOX afin d'appliquer un modèle optimal et être prêt pour la conformité lorsque la société serait cotée.
• Champ d'application Ce projet doit évaluer la conception et l'efficacité des contrôles préventifs et de détection dans l'organisation afin d'atténuer les risques de niveau processus en lien avec la conformité SOX 404. Nous intégrons tous les processus opérationnels clés dans le champ d'application du projet, notamment :
  • Contrôles de niveau entité : environnement de contrôle, évaluation du risque, informations et communication, suivi des activités, activités de contrôle
  • Clôture financière et reporting
  • Contrôles et procédures de divulgation
  • Imposition
  • Produit et créances
  • Contrôles généraux SI
  • Feuilles de calcul pour contrôles
  • Achats
  • Trésorerie
  • Stocks
  • Paie et Ressources humaines
  • Propriété usine et équipement

Scénario

En tant que responsable d'audit SOX, une de vos responsabilités consiste à rédiger des descriptions qui présentent chaque processus. Vous devez élaborer une description qui lie le processus Produit et créances au projet Canada - Examen SOX 2018. Dans la description, vous prévoyez de définir le processus, de présenter clairement les systèmes informatiques qui prennent en charge les processus de facturation et de joindre une synthèse des risques et des contrôles primaires associés au processus. Comme vous collectez plus d'informations, vous voulez mettre à jour la description en conséquence.

Processus

Rubrique d'aide Définir des descriptions

Vous accédez à l'onglet Descriptions dans le projet et ajoutez une nouvelle description intitulée Description du processus Constatation des produits.

Vous commencez par définir la description comme suit :

Présentation du processus La constatation des produits correspond au processus d'enregistrement du produit, des factures et de la comptabilité clients en Amérique du nord (AN).

Systèmes informatiques

Pour finir, vous attachez un document Word qui résume les risques et les contrôles primaires associés au processus Produit et créances.

Résultat

La version préliminaire de la première partie de la description est rédigée, le document Word est alors ajouté comme pièce jointe justificative. Dans la plupart des cas, les descriptions doivent être mises à jour selon une périodicité trimestrielle, ou par intérim et roll-forward.

Pour ajouter la gestion du flux de travail et l'automatisation autour de la diffusion et de l'examen des diagrammes mis à jour, des descriptions et du reste de la documentation liée aux processus, vous pouvez :

• approuver votre travail et affecter un membre de votre équipe comme le prochain examinateur du contenu de la description ;
• créer un lien hypertexte dans votre projet SOX 404 respectif vers les rapports des diagrammes cumulés.

Scénario

Votre organisation dispose d'un processus d'évaluation de risque mature et précis ; elle évalue le risque dans deux dimensions (Impact et Probabilité). La notation de l'impact s'effectue sur une échelle de 5 points et celle de la probabilité sur une échelle de 3 points.

Vous devez évaluer le score de risque inhérent afin de déterminer le risque brut auquel l'organisation sera confrontée si aucun contrôle ou tout autre facture d'atténuation n'est mis en place. Vous voulez également attribuer un score d'efficacité à vos contrôles primaires. Ainsi, tout échec de contrôle génère un score de risque résiduel.

Processus

Rubriques d'aide

• Définir des risques et des contrôles
• Suivre l'assurance à l'aide de cadres

Vous capturez les informations suivantes dans les projets Canada - Examen SOX 2018 et Brésil - Examen SOX 2018 :

Vous attribuez également un score d'efficacité (poids du contrôle) aux contrôles associés dans chaque projet :

• REV-03 30%
• REV-04 20%
• REV-05 50%

Résultat

L'évaluation du risque inhérent est terminée. Les scores de risque inhérent et résiduel sont agrégés dans le cadre à des fins de reporting. Le score de risque résiduel reste identique à celui du score de risque inhérent jusqu'à ce que la conception et l'efficacité du contrôle soient évalués.

Scénario

Vous devez rassembler d'autres informations du département comptable afin de mieux comprendre le flux de trésorerie de l'organisation dans le contexte des ventes de marchandises.

Processus

Rubrique d'aide Ajouter des requêtes

Vous envoyez une requête au département comptable dans laquelle vous demandez une synthèse du journal des encaissements pour la période comptable en cours.

• Description Veuillez fournir une synthèse du journal des encaissements pour la période comptable actuelle.
• Statut Ouvert
• Propriétaire Comptabilité
• Date d'échéance 03/08/2018

Résultat

La Comptabilité reçoit la requête et peut fournir les documents pertinents en joignant un fichier et en publiant un commentaire.

Scénario

Après avoir évalué le risque inhérent et obtenu la documentation demandée, vous devez effectuer une revue générale afin d'évaluer la conception de chaque contrôle.

Processus

Rubrique d'aide Exécuter des procédures ou tester des contrôles

Vous capturez les revues générales dans les projets Canada - Examen SOX 2018 et Brésil - Examen SOX 2018 :

Conçu(e) de façon appropriée

Projet	Risque	Contrôle	Attributs du contrôle	Résultats de la revue générale
Canada - Examen SOX 2018	REV-R.01 : risque sans titre	REV-03	Description Le comptable rapproche les encaissements à l'extrait de compte et les factures surlignées afin de garantir un enregistrement précis, complet et cohérent dans la période comptable appropriée. Le contrôleur examine le rapprochement et valide les écritures au journal associées. Poids 30%
		REV-04	Description Le contrôleur examine les expéditions qui se déroulent peu avant ou après la fin d'une période comptable afin de garantir un enregistrement complet et cohérent dans la période comptable appropriée, dont l'examen des factures liées. Poids 20%
		REV-05	Description Le contrôleur effectue un rapprochement des produits de la période qu'il compare aux produits que le département a déclaré. Tout écart significatif est examiné et fait l'objet d'une recherche si nécessaire. Poids 50%
Brésil - Examen SOX 2018	REV-R.01 : risque sans titre	REV-03	Description Le comptable rapproche les encaissements à l'extrait de compte et les factures surlignées afin de garantir un enregistrement précis, complet et cohérent dans la période comptable appropriée. Le contrôleur examine le rapprochement et valide les écritures au journal associées. Poids 30%
		REV-04	Description Le contrôleur examine les expéditions qui se déroulent peu avant ou après la fin d'une période comptable afin de garantir un enregistrement complet et cohérent dans la période comptable appropriée, dont l'examen des factures liées. Poids 20%
		REV-05	Description Le contrôleur effectue un rapprochement des produits de la période qu'il compare aux produits que le département a déclaré. Tout écart significatif est examiné et fait l'objet d'une recherche si nécessaire. Poids 50%

Résultat

La revue générale pour chaque contrôle est enregistrée dans les deux projets :

Scénario

Avant de commencer le test de l'efficacité des contrôles, vous devez préparer un plan de test qui identifie la manière selon laquelle vous allez tester chaque contrôle. Vous définissez la méthode de test, la taille totale de l'échantillonnage (répartie entre les sessions de test) et les étapes de test à suivre pour tester le contrôle.

Processus

Rubrique d'aide Exécuter des procédures ou tester des contrôles

Vous documentez le plan de test de REV-03 comme suit :

• REV-03 Le comptable rapproche les encaissements à l'extrait de compte et les factures surlignées afin de garantir un enregistrement précis, complet et cohérent dans la période comptable appropriée. Le contrôleur examine le rapprochement et valide les écritures au journal associées.
• Méthode de test Inspection
• Taille totale de l'échantillonnage 25
• Étapes du test / Attributs du test
  1. Confirmez qu'il existe une séparation des tâches.
  2. Confirmez les soldes de la comptabilité clients.
  3. Comparez les détails des encaissements avec les écritures au journal et les bordereaux de dépôt bancaire correspondants.
  4. Suivez les transferts bancaires et effectuez des tests de limite de trésorerie pour vous assurez que les transactions appropriées sont comprises dans les états financiers.
  5. Comparez les soldes de trésorerie avec les prévisions et les budgets.

Résultat

Le plan de test de REV-03 est enregistré.

Scénario

Vous avez évalué la conception du contrôle et préparé un plan de test qui définit le mode de test de chaque contrôle vous devez désormais évaluer l'efficacité du contrôle afin de déterminer le risque résiduel ou la quantité de risque qu'il reste après la mise en place de contrôles.

Processus

Rubriques d'aide

• Exécuter des procédures ou tester des contrôles
• Suivre l'assurance à l'aide de cadres

Vosu testez l'efficacité opérationnelle de chaque contrôle dans les deux projets Canada - Examen SOX 2018 et Brésil - Examen SOX 2018 et enregistrez les informations suivantes :

Fonctionnement efficace

Exception(s) notées

Projet	Risque	Contrôle	Attributs du contrôle	Tests du T1	Tests du T2	Tests du T3	Tests du T4
Canada - Examen SOX 2018	REV-R.01 : risque sans titre	REV-03	Description Le comptable rapproche les encaissements à l'extrait de compte et les factures surlignées afin de garantir un enregistrement précis, complet et cohérent dans la période comptable appropriée. Le contrôleur examine le rapprochement et valide les écritures au journal associées. Poids 30%
		REV-04	Description Le contrôleur examine les expéditions qui se déroulent peu avant ou après la fin d'une période comptable afin de garantir un enregistrement complet et cohérent dans la période comptable appropriée, dont l'examen des factures liées. Poids 20%
		REV-05	Description Le contrôleur effectue un rapprochement des produits de la période qu'il compare aux produits que le département a déclaré. Tout écart significatif est examiné et fait l'objet d'une recherche si nécessaire. Poids 50%
Brésil - Examen SOX 2018	REV-R.01 : risque sans titre	REV-03	Description Le comptable rapproche les encaissements à l'extrait de compte et les factures surlignées afin de garantir un enregistrement précis, complet et cohérent dans la période comptable appropriée. Le contrôleur examine le rapprochement et valide les écritures au journal associées. Poids 30%
		REV-04	Description Le contrôleur examine les expéditions qui se déroulent peu avant ou après la fin d'une période comptable afin de garantir un enregistrement complet et cohérent dans la période comptable appropriée, dont l'examen des factures liées. Poids 20%
		REV-05	Description Le contrôleur effectue un rapprochement des produits de la période qu'il compare aux produits que le département a déclaré. Tout écart significatif est examiné et fait l'objet d'une recherche si nécessaire. Poids 50%

Résultat

Les résultats de test associés au contrôle sont agrégés dans le cadre à des fins de reporting :

Scénario

Comme le test du contrôle REV-03 pour le 4eme trimestre a échoué dans le projet Brésil - Examen SOX 2018, vous devez noter l'exception en journalisant une déficience. Vous voulez également créer une mesure consécutive spécifique qui est associée à une déficience identifiée et l'affecter à un membre du personnel approprié.

Processus

Rubriques d'aide

• Enregistrer des problèmes
• Enregistrer des actions

Vous documentez la déficience et l'action suivants dans le projet Brésil - Examen SOX 2018 :

Problème

• Titre/Intitulé Séparation inadéquate des tâches
• Description La séparation des tâches comptables signifie la division des tâches de sorte que plusieurs personnes gèrent le traitement des transactions, l'enregistrement des données, la préparation de l'état financier et l'audit. S'appuyer sur une personne pour gérer toutes les fonctions comptables peut donner des contrôles internes médiocres, entraîner une fraude comptable et un détournement de l'actif de l'entreprise.
• Propriétaire Directeur comptable
• Type de problème Déficience
• Date identifiée Date
• Gravité Élevé - Étude de l'audit importante qui entraîne des pertes financières
• Publié Publié

Action

• Titre Imposer la séparation des tâches et/ou mettre en place des contrôles compensatoires
• Propriétaire Directeur comptable
• DescriptionS'assurer que le département comptable est organisé de manière à permettre une séparation adéquate des tâches. Lorsqu'il est impossible de séparer les tâches, mettez en place les contrôles compensatoires suivants :
  • Traitement de tous les rapports d'exception au niveau supervision
  • Mise en place d'un contrôle d'accès par rôle dans les systèmes informatiques
• Date d'échéance Date
• Statut Ouvert
• Priorité Élevé

Résultat

La déficience et l'action sont récupérées. Plus tard, l'audit peut examiner le plan de remédiation et documenter les résultats du nouveau test afin de déterminer si la déficience a réellement été remédiée.

Scénario

Vous devez fournir des informations détaillées sur le statut de test de contrôle à votre PMO. Le rapport doit comprendre l'avancement du test de contrôle pour les deux projets (Canada - Examen SOX 2018 et Brésil - Examen SOX 2018), dont les attributs de contrôle, les évaluation d'efficacité et les validations du préparateur de test de contrôle. Vous voulez également permettre de filtrer les données du test de contrôle en fonction du projet ou de la note d'efficacité.

Processus

Rubriques d'aide

• Copier des rapports et des tableaux de bord
• Diffuser des rapports par e-mail

Vous commencez par copier le modèle de rapport Détails du test de contrôle et modifier le rapport, si nécessaire. Ensuite, vous enregistrez et activez le rapport. Pour finir, vous diffusez le rapport par e-mail au destinataire approprié selon un calendrier défini.

Résultat

Le rapport est partagé avec le destinataire correspond selon un planning récurrent. La diffusion d'un rapport est une manière efficace de partager des données avec d'autres personnes sur une base récurrente. Si vous devez cibler différents publics, vous pouvez préparer plusieurs calendriers de diffusion pour un seul projet.