Häufig gestellte Fragen zur Projekte-App (FAQ)

Die Projekte-App ist eine App, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Aufgaben innerhalb Ihres Teams und Ihrer Organisation zu planen, zu verwalten, auszuführen und zu dokumentieren. Die Projekte-App stellt eine vollständig automatisierte Lösung für Arbeitspapiere bereit, die für das Audit-Management, das Compliance-Management, das Management operativer Risiken und das Risiko- und Kontroll-Monitoring gedacht ist.

Weitere Informationen finden Sie unter Erste Schritte mit der Projekte-App .

Workflows definieren die in einem Projekt verfügbaren Komponenten. Wenn Sie einen Workflow wählen, sollten Sie das Folgende bedenken:

• den Typ des Projekts, das erstellt werden soll
• ob das Projekt einfach oder komplex ist

Projekttypen definieren die Struktur eines Projekts, einschließlich der im Projekt verwendeten Terminologie. Die in der Projekte-App verwendeten Standardbegriffe hängen von dem ausgewählten Projekttyp ab.

Weitere Informationen finden Sie unter Workflows und Projekttypen.

Verschiedene Fachleute verwenden unterschiedliche Begriffe, die aber das gleiche Konzept beschreiben. Zum Beispiel verwendet eine Gruppe den Begriff „Verfahren“ für „Test“, während eine andere eine „Feststellung“ als „Beobachtung“ bezeichnet.

Sie können die in den Projekttypen verwendete Terminologie anpassen, bestehende Projekttypen in der Projekte-App ändern oder neue Projekttypen erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Begriffen, Felder und Benachrichtigungen anpassen.

Ja. Sie können Projekte erneut verwenden oder eine benutzerdefinierte Projektvorlage erstellen, indem Sie Projekte vortragen.

Weitere Informationen finden Sie unter Projekte übertragen.

Sie können einen Massen-Upload von Inhalten in der Projekte-App durchführen, falls Sie:

• die zeitaufwendige, manuelle Eingabe von Daten vermeiden möchten
• Daten aus einem anderen System migrieren möchten
• zusätzliche Websites zur Auffüllung von Daten verwenden möchten

Weitere Informationen finden Sie unter Massen-Upload oder Importieren von Inhalten.

Mit einem Framework können Sie einen strukturierten Satz von Informationen pflegen, die Sie zum Aufbau von Projekten verwenden können.

Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Frameworks.

Ja. Sie können Bewertungsfaktoren auf Grundlage einer Metrik zur Automatisierung der Risiko- und Kontrollbewertungen erstellen und bei Änderungen wichtige Beteiligte automatisch benachrichtigen.

Weitere Informationen finden Sie unter Bewertungen von Risiken und Kontrollen automatisieren.

Sie können mit Compliance-Maps Branchenstandards und Bestimmungen mit Ihrem Kontroll-Framework verbinden.

Compliance-Maps ist eine Funktion für das Compliance-Management und ein Inhaltssystem, das einen zentralen Standort darstellt zur:

• Identifizierung zutreffender Vorschriften und Standards
• Harmonisierung einer Anforderungsliste über alle zutreffenden Vorschriften und Standards hinweg
• Zuordnung von Kontrollen in Frameworks zu Anforderungen
• Zusammenfassung von Testergebnissen und Problemen (Aggregation), um den Compliance-Status in Echtzeit zu überwachen und entsprechende Berichte zu erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Compliance-Maps.

Sie können mit Hilfe des Kontrollzentrums Kontrollen über alle Projekte anzeigen und Erkenntnisse über das Konzept, die Effektivität und die Leistung der Kontrollen gewinnen sowie Kontrollinformationen an einer zentralen Stelle ohne großen Aufwand aktualisieren.

Kontrollzentrum ist eine App, die Kontrollinformationen aus der Projekte-App auf einer vereinfachten und zentralisierten Ansicht darstellt.

Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über das Kontrollzentrum.

Ja. Benutzer, denen die Rolle Mitwirkender Manager, Mitwirkender Tester oder Mitwirkender Benutzer in einem Projekt zugewiesen wurde, können über das Mitwirkenden-Dashboard mit Teams zusammenarbeiten.

Weitere Informationen finden Sie unter Mitwirkende Rollen in der Projekte-App.

• Um Details zum Kontrollkonzept aufzuzeichnen, können Sie die Seite Exemplarische Vorgehensweisen verwenden.
• Um Testergebnisse zu verwenden, rufen Sie die Seite Testen auf.

  Weitere Informationen finden Sie unter Verfahren ausführen und Kontrollen testen.

Sie können Lücken oder Mängel bei Kontrollen aufzeichnen, wenn solche identifiziert werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Probleme aufzeichnen.

Sie können Aktionen Problemen hinzufügen. Dazu verwenden Sie auf der Seite Problemdetails die Unterregisterkarte Wiedervorlage & Beilegung. Anschließen können Sie den Beteiligten Aktionen zuordnen, um Folgemaßnahmen zur Beilegung innerhalb eines bestimmten Geschäftsbereichs zu identifizieren. Sie können sich auch selbst Erinnerungen für erneute Problemtests einrichten und die für solche Tests aufgewendeten Stunden mit selbst zugewiesenen Aktionen verfolgen.

Weitere Informationen finden Sie unter Aktionen aufzeichnen.

Sie können Ihre Berichte untermauern und einen effizienten Prüfungsprozess unter Verwendung des Zitiermodus ermöglichen.

Weitere Informationen finden Sie unter Belege zitieren.

Sie können Dokumentation vom Eigentümer der Firma oder von anderen Beteiligten anfordern, indem Sie in der Projekte-App eine Anforderung hinzufügen und diese dem entsprechenden Befragten zuweisen. Der Antwortende erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link, über den er auf die Anfrage zugreifen kann. Er hat die Option, einen Anhang hinzuzufügen und einen Kommentar einzugeben.

Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentation anfordern.

Sie können Aufgaben zur Unterstützung der Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Revisoren einsetzen. Sie können sich ebenfalls Aufgaben selbst zuweisen, um Erinnerung für sich selbst einzurichten.

Wenn Sie eine Aufgabe einer Person zuweisen, erhält diese Person zur Benachrichtigung eine E-Mail. Die Aufgabe wird dann sowohl Ihrer Aufgabenliste als auch der Aufgabenliste des Empfängers der Aufgabe hinzugefügt.

Weitere Informationen finden Sie unter Aufgaben zuweisen.

Sobald Sie alle relevanten Informationen auf einer Seite dokumentiert haben, können Sie Ihre Arbeit abzeichnen und sie einer anderen Person aus Ihrem Team zuweisen, um sie von dieser Person prüfen zu lassen.

Weitere Informationen finden Sie unter Arbeit überprüfen und abzeichnen.

Ja. In einer Offline-Umgebung können Sie mit der Offline-Projekte-App die Arbeit fortsetzen, die Sie in der Projekte-App begonnen haben.

Weitere Informationen finden Sie unter Mit Offline-Projekte arbeiten .

Mit Hilfe von Diligent HighBond für iOS oder Android können Sie Nachweise erfassen. Sie können ein Foto machen, Audiodateien aufnehmen und Videodateien erstellen oder Dokumente einscannen, während Sie Informationen zusammenstellen. Mit der Kamera eines iPads können gescannte Dokumente generiert und als PDF heruntergeladen werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Diligent HighBond für iOS oder Android.

Sie können den Ablaufplaner, ein interaktives Gantt-Diagramm, das praktische Funktionen zum Erstellen von Projekten, Verwalten von Projektzeitachsen und Terminen bereitstellt, verwenden.

Weitere Informationen finden Sie unter Projekte planen.

Sie können mit dem Ablaufplaner einen Überblick über die Arbeitsauslastung und die Verfügbarkeit Ihres Teams gewinnen und sicherstellen, dass die Teams nicht schon im Vorfeld überlastet oder unterbesetzt werden.

Weitere Informationen finden Sie unter Ressourcen einplanen.

Sie können die auf der Startseite der Projekte-App verfügbaren Informationen prüfen, um alle Projekte in der Diligent One-Instanz zu überwachen und detaillierte Informationen zum Projektfortschritt mithilfe der Projektmanagement-Registerkarte Fortschritt einsehen.

Weitere Informationen finden Sie unter Projektfortschritt verfolgen.

Prüfungs-, SOX-, Compliance-Unternehmen und professionelle Dienstleister müssen oft die für ein Projekt und außerhalb des Projekts aufgewendete Zeit zu Berichterstattungszwecken aufzeichnen. Die effizienteste Methode, um Stunden einzugeben und Stundennachweise zu erfassen, ist die Verwendung der Stundennachweise-App.

Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über Stundennachweise.

Ja. Um ein Projekt außerhalb der Projekte-App auf Ihrem lokalen Computer oder im Netzwerk zu sichern, können Sie eine Sicherheitskopie des Projekts speichern und das Projekt exportieren. Sie können mithilfe der Funktion  Datensicherung/Export Ihre Projektergebnisse für andere Teammitglieder, externe Prüfer und Regulierer freigeben.

Weitere Informationen finden Sie unter Projekte sichern und exportieren.

Ja. Sie können Ihr Projekt archivieren, wenn das Projekt vollständig abgeschlossen ist oder wenn Sie alle Einstellungen für ein Projekt vorgenommen haben, das Sie als Projektvorlage verwenden möchten. Wenn Sie bestimmte Projektelemente abrufen oder anzeigen möchten, können Sie die Archivierung eines Projekts rückgängig machen.

Weitere Informationen finden Sie unter Projekte archivieren und dearchivieren.

Es können Berichte heruntergeladen werden, um einfach Informationen aus der Projekte-App zu extrahieren, den Projektfortschritt sowie Abzeichnungen zu überprüfen und Informationen an externe Beteiligte zu senden.

Sie können unterschiedliche Berichtstypen herunterladen:

• Vorgefertigte Berichte Standardmäßige Berichte, die Sie mit einem Klick aufrufen können und die sich automatisch mit dem Fortschritt des Projekts weiterentwickeln.
• Benutzerdefinierte Problemberichte Anpassbare Berichte, die es Ihnen ermöglichen, Problemen in der Diligent One-Instanz über alle Projekte hinweg zu melden.
• Kundenspezifische Berichte Ein abonnementbasierter Dienst, der es Ihnen ermöglicht, eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Berichtsvorlage mit einem Klick zu definieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Vorgefertigte und benutzerdefinierte Berichte herunterladen.

Für den Zugriff auf die Projekte-App benötigen Sie einen Abonnementplan und einen unterstützten Browser.

Weitere Informationen finden Sie unter Systemanforderungen.

Vor der Verwendung der Projekte-App muss ein Systemadministrator Benutzer Launchpad hinzufügen und Benutzern den entsprechenden Zugriff auf die Projekte-App zuweisen.

Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen der Projekte-App.

Es gibt eine Vielzahl von optionalen Einstellungen, die Sie jederzeit konfigurieren können:

• In der Projekte-App angezeigte Begriffe anpassen
• Berichtsfarben und Logos anpassen
• Projekteinstellungen ändern
• Entitäten-Tagging einrichten

Weitere Informationen finden Sie unter Einstellungen der Projekte-App.