Foire aux questions sur Projets

Projets est une application vous permettant de planifier, de gérer et d'exécuter votre projet ainsi que de créer des rapports pour votre équipe et votre organisation. L'application Projets fournit une solution de documents de travail entièrement automatisée destinée à la gestion des audits, à la gestion de la conformité, à la gestion des risques opérationnels et à la surveillance des risques et des contrôles.

Pour plus d’informations, consultez la section Premiers pas avec l’application Projets .

Les flux de travail définissent les composants disponibles dans un projet. Au moment de choisir un flux de travail, vous devez prendre en compte :

• le type de projet que vous voulez créer ;
• si le projet est simple ou complexe.

Les types de projets définissent la structure d'un projet, dont la terminologie utilisée dans le projet. Les termes par défaut utilisés dans l'application Projets sont dépendants du type de projet que vous sélectionnez.

Pour plus d’informations, consultez la section Flux de travail et types de projets.

Différents groupes professionnels utilisent différents mots pour décrire le même concept. Par exemple, un groupe peut appeler un « test » une « procédure » et un autre groupe peut appeler une « découverte » une « observation ».

Vous pouvez personnaliser la terminologie utilisée dans des types de projets, modifier les types de projets existants dans l'application Projets ou créer de nouveaux types de projets.

Pour plus d’informations, consultez la section Personnaliser les termes, les champs et les notifications.

Oui. Vous pouvez réutiliser des projets ou créer un modèle de projet personnalisé en pratiquant le rollforward des projets.

Pour plus d’informations, consultez la section Rollforwarder des projets.

Vous pouvez charger du contenu en bloc dans l'application Projets si vous devez :

• éviter la saisie manuelle, et chronophage, des données
• migrer des données à partir d'un autre système
• utiliser d'autres sites Web pour remplir les données

Pour plus d’informations, consultez la section Charger en bloc ou importer du contenu.

Les cadres vous permettent de gérer un ensemble structuré d'informations grâce auquel vous pouvez créer des projets.

Pour plus d’informations, consultez la section Aperçu de l’application Cadres.

Oui. Vous pouvez créer des pilotes d'évaluation en fonction d'une mesure dans Résultats pour automatiser les évaluations du risque et du contrôle et informer les intervenants clés lorsque des modifications surviennent.

Pour plus d’informations, consultez la section Automatiser des évaluations de risque opérationnel et de contrôle.

Les cartes de conformité vous permettent de concilier des normes du secteur et les règlementations à votre cadre de contrôle.

Les cartes de conformité sont une fonctionnalité de gestion de la conformité et un système de contenu qui offre un emplacement central pour :

• identifier les réglementations et normes applicables
• harmoniser une liste de conditions requises dans toutes les réglementations et normes applicables
• mapper les contrôles dans des cadres aux conditions requises
• agréger des résultats de test et des problèmes à suivre et créer des rapports sur le statut de la conformité en temps réel

Pour plus d’informations, consultez la section Aperçu de l’application Cartes de conformité.

Le module Suivi des contrôles vous permet de visualiser les contrôles effectués dans tous les projets, d'obtenir une vue d'ensemble de la conception, de l'efficacité et des performances du contrôle et de faciliter la mise à jour des informations sur le contrôle dans un emplacement unique et centralisé.

Suivi des contrôles est une application qui présente les informations sur les contrôles provenant de Projets dans une vue simplifiée et centralisée.

Pour plus d’informations, consultez la section Aperçu de l’application Suivi des contrôles.

Oui. Les utilisateurs auxquels le rôle responsable collaborateur, testeur collaborateur ou utilisateur collaborateur est affecté peuvent collaborer avec les équipes à l'aide du Tableau de bord du collaborateur.

Pour plus d’informations, consultez la section Rôles collaborateur dans Projets.

• Pour enregistrer des détails sur la conception d'un contrôle, vous pouvez vous référer à la page Revues générales.
• Pour capturer des résultats de test, vous pouvez vous référer à la page Test.

  Pour plus d’informations, consultez la section Exécuter des procédures ou tester des contrôles.

Vous pouvez enregistrer les omissions ou déficiences dans les contrôles à mesure que vous les identifiez.

Pour plus d’informations, consultez la section Enregistrer des problèmes.

Vous pouvez ajouter des actions aux problèmes à l'aide du sous-onglet Suivi et remédiation sur la page Détails des problèmes, et affecter des actions aux intervenants afin d'identifier des mesures de suivi pour la remédiation dans une zone particulière de l'entreprise. Il est aussi possible de configurer des rappels de retest des problèmes pour soi-même ou de suivre les heures passées sur les nouveaux tests en s'auto-affectant des actions.

Pour plus d’informations, consultez la section Enregistrer des actions.

Vous pouvez sauvegarder vos rapports et simplifier un processus d'examen optimal à l'aide du mode Citation.

Pour plus d’informations, consultez la section Citer des preuves.

Vous pouvez demander des documents supplémentaires aux propriétaires de l'entreprise ou aux autres intervenants en ajoutant la demande dans l'application Projets et en l'attribuant au répondant concerné. Le répondant reçoit une notification par e-mail avec un lien permettant d'accéder à la requête, et a la possibilité d'ajouter une pièce jointe et/ou de poster un commentaire.

Pour plus d’informations, consultez la section Demander de la documentation.

Vous pouvez utiliser les tâches en tant qu'outils de collaboration entre les membres de l'équipe et les examinateurs. Vous pouvez aussi vous affecter des tâches pour configurer des rappels pour vous-même.

Si vous affectez une tâche à une personne, cette-dernière en est notifiée par e-mail. L'élément de tâche est alors ajouté à votre liste de tâches ainsi qu'à celle de la personne assignée.

Pour plus d’informations, consultez la section Assigner des tâches.

Lorsque vous avez documenté toutes les informations pertinentes sur une page, vous pouvez approuver votre travail et affecter une autre personne de votre équipe pour examiner votre travail.

Pour plus d’informations, consultez la section Examens et approbation du travail.

Oui. Vous pouvez utiliser Projets hors connexion afin de continuer à travailler avec l'application Projets dans un environnement hors connexion.

Pour plus d’informations, consultez la section Utiliser Projets hors connexion .

Oui, vous pouvez utiliser Diligent HighBond pour iOS ou Android pour capturer des évidences. Vous pouvez prendre une photo, faire un enregistrement audio et vidéo ainsi que scanner des documents tout en recueillant des informations. Il est possible de générer des documents scannés et de les télécharger au format PDF à l'aide de l'appareil photo de l'iPad.

Pour plus d’informations, consultez la section Diligent HighBond pour iOS ou Android.

Vous disposez du planificateur, un diagramme de Gantt interactif qui simplifie la création de projets et la gestion des délais et des dates du projet.

Pour plus d’informations, consultez la section Planifier des projets.

Le planificateur vous permet d'avoir une vue d'ensemble sur la disponibilité et les obligations de votre équipe et de vous assurer que les équipes ne sont pas surchargées ou en sous-effectif à l'avance.

Pour plus d’informations, consultez la section Planifier les ressources.

Vous pouvez examiner les informations disponibles dans la page d’accueil Projets pour suivre tous les projets de l’instance Diligent One et visualiser les informations détaillées sur l’avancement du projet depuis l’onglet de gestion du projet Progression.

Pour plus d’informations, consultez la section Suivre l'avancement du projet.

Les organisations d'audit, de SOX, de conformité et de services professionnels doivent souvent suivre la durée passée sur le projet et en dehors du projet à des fins de création de rapports. Le moyen le plus efficace pour enregistrer la durée et gérer les relevés de temps consiste à utiliser l'application Relevés de temps.

Pour plus d’informations, consultez la section Aperçu de l’application Relevés de temps.

Oui. Pour enregistrer un projet sur votre ordinateur ou réseau local, indépendamment de l'application Projets, vous pouvez sauvegarder et exporter votre projet. Vous pouvez utiliser la fonctionnalité Sauvegarde/Exportation pour partager les résultats de vos projets avec d'autres membres de l'équipe, des auditeurs externes et des chargés de la réglementation.

Pour plus d’informations, consultez la section Sauvegarder et exporter des projets.

Oui. Vous pouvez archiver votre projet une fois qu'il est terminé, ou lorsque vous avez finalisé les paramètres pour un projet que vous souhaitez utiliser en tant que modèle de projet. Lorsque vous souhaitez récupérer ou visualiser des éléments de projet spécifiques, vous pouvez désarchiver le projet.

Pour plus d’informations, consultez la section Archiver et désarchiver des projets.

Vous pouvez télécharger des rapports pour extraire des informations provenant de l'application Projets, pour examiner l'avancement et les approbations des projets ainsi que pour envoyer des informations aux intervenants externes.

Vous pouvez télécharger trois différents types de rapports :

• Rapports pré-existants rapports par défaut disponibles en un clic, qui évoluent automatiquement à mesure de l'avancement du projet.
• Rapports de problèmes personnalisés rapports personnalisés qui vous permettent de signaler des problèmes dans tous les projets de l'instance Diligent One.
• Rapports sur les impacts service disponible sur abonnement vous permettant de définir un modèle de rapport adapté à vos besoins, en un seul clic.

Pour plus d’informations, consultez la section Télécharger des rapports pré-générés et personnalisés sur les impacts.

Vous devez avoir un plan abonnement et un navigateur compatible afin d'accéder à l'application Projets.

Pour plus d’informations, consultez la section Configuration minimale requise.

Avant d'utiliser l'application Projets, un admin système doit ajouter des utilisateurs à la Barre de lancement et attribuer aux utilisateurs l'accès adapté dans l'application Projets.

Pour plus d’informations, consultez la section Autorisations de l'application Projets.

Différents paramètres facultatifs peuvent être configurés à tout moment :

• personnaliser des termes qui s'affichent dans l'application Projets
• personnaliser les logos et les couleurs dans les rapports
• modifier les paramètres de projet
• configurer l'étiquetage des entités

Pour plus d’informations, consultez la section Paramètres de l'application Projets.